Beleidsplan Stichting Hart voor Eefde in het kader van het gebruiken van Dorpshuis Het Hart in Eefde Datum: december 2023 Versie: 1.0 Introductie Eefde is een dorp met een diverse samenstelling, waar mensen al hun hele leven wonen of naar toe zijn verhuisd, vanuit Nederland of ver buiten de landsgrenzen. Mensen uit allerlei sociale lagen en met verschillende opvattingen en levensbeschouwingen. In het dorp zijn veel verenigingen en initiatieven, klein en groot, die op enigerlei wijze ruimte nodig hebben voor hun activiteiten. Naast de sportverenigingen en scholen die hun eigen specifieke eigen accommodaties gebruiken is er een Dorpshuis genaamd ‘Het Hart’. Dit Dorpshuis staat midden in het dorp, naast de kerk. Stichting Gebouw Het Hart is eigenaar van het gebouw en zorgt voor het onderhoud van het gebouw. Zij verhuurt en biedt onderdak aan huisartsen, fysiotherapeuten, een kinderopvang en nog meer dienstverleners, samen de vaste huurders. De overige ruimtes kunnen benut worden door de inwoners, organisaties en verenigingen van Eefde en worden voor dat doel gehuurd door de Stichting Hart voor Eefde. Doelstelling Stichting Hart voor Eefde (HVE) is gestart in de zomer van 2023 en heeft als doel: het bevorderen dat bewoners, verenigingen en organisaties uit het dorp Eefde samen kunnen komen in Dorps- en cultuurhuis ‘Het Hart’. Het gaat om het creëren van een laagdrempelige ontmoetingsplaats, waar mensen van alle leeftijden en achtergronden zich thuis voelen in een inclusieve en diverse omgeving met speciale aandacht voor mensen in kwetsbare situaties. Op deze wijze werkt HVE aan de sociale samenhang in het dorp Eefde. HVE is een nieuwe start in Het Hart voor de verenigingen, organisaties en bewoners in Eefde. HVE streeft naar een zo laag mogelijke huur en kosten voor Stichting Hart voor Eefde postadres: Dornachstraat 27 7231 RJ Zutphen hetharteefde@gmail.com KvK 91001102 IBAN NL38 INGB 0103 0713 42 gebruikers, dat vergt ook dat gebruikers het meeste beheer zelf doen op basis van een gebruikersovereenkomst die met hen wordt afgesloten. Om dit goed te regelen en af te spreken is een algemeen geldend Gebruikersreglement gemaakt. (actuele versie gepubliceerd op de website www.hetharteefde.nl). Daarin is praktisch beschreven wat het betekent dat ‘Het Hart’ van alle gebruikers is en door hen wordt beheerd. HVE onderhoudt contact met verenigingen en organisaties en inwoners die ruimtes (willen) gebruiken. Dat zijn sociale en culturele organisaties, maar ook bijvoorbeeld zorginstellingen, ondernemingen of privé personen die gebruik (willen)maken van Het Hart bij activiteiten, waaronder ook begrafenissen of feesten. Voorbeelden zijn: Vrouwenvereniging Vrouwen van Nu, Zorginstelling Zozijn, Muziekvereniging Concordia, de Oranjevereniging, maar ook uitvaartbegeleiders en andere dienstverleners aan, in en voor Eefde. Om het doel te realiseren werkt HVE nauw samen met Stichting Gebouw Het Hart. Daarnaast overlegt HVE met de Dorpsraad, Stichting Welzijn Lochem (SWL) en met alle andere instanties, organisaties en partijen die kunnen bijdragen aan de doelstelling van HVE. Organisatie HVE is een vrijwilligersorganisatie, die zelf geen (commerciële) activiteiten organiseert, geen personeel in dienst heeft, financieel gezond wil zijn en zorgt voor een sluitende exploitatie. Het bestuur streeft naar een bezetting die de diversiteit van de bewoners van Eefde en de gebruikers van Het Hart vertegenwoordigt. Naast het bestuur zal voor de werkzaamheden gewerkt worden met werkgroepen met coördinatoren. Een aantal coördinatoren neemt deel in het bestuur. Elke werkgroep heeft in ieder geval een verantwoordelijke in het bestuur. Voor de werkgroepen zal ook een beroep worden gedaan op de gebruikers. De volgende werkgroepen worden in eerste instantie voorzien: 1. planning en agenda 2. inventaris en schoonmaak 3. sleutelbeheer 4. financiën en contracten 5. barbeheer 6. vrijwilligers 7. activiteiten en programma Een aantal beheerstaken die in deze werkgroepen worden uitgevoerd zijn: ● het afspreken, afstemmen en plannen van het gebruik van de ruimtes ● de inkoop van dranken en etenswaren ● het openen en sluiten van het gebouw 2/8 ● het maken van een activiteitenagenda met een rooster voor de inzet van de barvrijwilligers ● het maken van een schoonmaakrooster ● het onderhouden van de agenda ● het bijhouden van de kas van de Bar ● het naleven van de huisregels volgens het gebruikersreglement Het bestuur van HVE: ● bepaalt het algemeen beleid ● stelt het beleidsplan en het jaarplan met de jaarlijkse begroting vast en beslist over investeringen ● onderhoudt contacten met alle regelmatige en incidentele gebruikers ● ondersteunt de verschillende werkgroepen en vrijwilligers bij de uitoefening van hun activiteiten ● werkt mee aan de planning, organisatie en uitvoering van bijzondere activiteiten in het Dorpshuis Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Het dagelijks bestuur: ● neemt besluiten over de verhuur van ruimtes als het gaat om bijzondere evenementen, niet opgenomen in het jaarplan ● vertegenwoordigt de Stichting naar buiten ● onderhoudt de contacten met de verhuurder, o.a. over onderhoud, zowel in als rond het gebouw ● ziet toe op het naleven van de huisregels en past deze naar behoefte aan, zie ook het Gebruiksreglement ● bereidt de vergaderingen van het bestuur voor Samenstelling van het dagelijks bestuur per september 2023: ● Eduard Groen, voorzitter ● Theo Klein Bleumink, secretaris ● Jan Kees Pikkaart, penningmeester Doelgroepen Het Dorpshuis staat in principe open voor: 1. alle verenigingen, organisaties, buurtschappen en groepen uit Eefde, zowel voor hun bestuur- en ledenbijeenkomsten als voor bijeenkomsten gericht op de bevolking van Eefde 2. activiteiten rond de jaarlijkse dorpsfeesten 3. activiteiten van dienstverlenende instellingen gericht op het dorp Eefde 3/8 4. voorlichtings- en informatiebijeenkomsten gericht op de bevolking van Eefde 5. cursussen en andere educatieve activiteiten gericht op de bevolking van Eefde 6. kleine familiefeesten en festiviteiten van persoonlijke aard 7. Verenigingen en organisaties buiten het dorp Eefde kunnen ruimtes in het Dorpshuis huren wanneer dit niet ten koste gaat van de onder 1 t/m 6 genoemde activiteiten. Zulks ter beoordeling van het bestuur. Voorzieningen Het Dorpshuis beschikt over diverse ruimtes waar bijeenkomsten kunnen worden gehouden: ● Podiumzaal 1 60 m2 ● Zaal 2 100 m2 ● Zaal 3 100 m2 ● Kelder met bar 100 m2 ● Zaal 1, 2 en 3 zijn te combineren. ● Zaal 2 en 3 kunnen ook gebruikmaken van de bar. Het Dorpshuis heeft een keuken waar kleine gerechten kunnen worden klaargemaakt. Buiten is er een terras. Er is een krachtstroomverbinding mogelijk tussen het Dorpshuis en het feestterrein. Bij het Dorpshuis is ruime parkeergelegenheid, zowel voor auto’s als voor fietsen. Er is geen vaste telefoonlijn. Internet gaat via een open draadloze internetverbinding (wifi). De exploitatie van het Dorpshuis Het Dorpshuis wordt in principe gerund door vrijwilligers en is niet commercieel van opzet, een sluitende exploitatiebegroting volstaat. Puur commerciële activiteiten zoals bruiloften en grote partijen vinden er niet plaats. Gelet op de gemaakte afspraken met de buurt wordt (geluids)overlast, met name in de late uren, zoveel mogelijk voorkomen. Er geldt een strikt handhavingsbeleid met betrekking tot het gebruik van alcohol. Aan jongeren onder de 18 jaar wordt geen alcohol verstrekt. Bij grote evenementen wordt aan jongeren vanaf 18, waarbij twijfel is over de leeftijd een plastic armbandje om de pols bevestigd, of op andere wijze herkenbaar gemaakt, dat ze boven de 18 jaar zijn. Dit is de verantwoordelijkheid van de organiserende instantie. De stichting beschikt over een bedrijfsnoodplan dat in geval van calamiteiten door brandweer en hulpverleners geraadpleegd kan worden. Het plan geeft een volledige beschrijving van de constructie en de inrichting van het gebouw, met de daarin aanwezige apparatuur en machines. Uiteraard beschikt het gebouw over de voorgeschreven nooduitgangen en brandblusapparatuur. 4/8 Er is ook een AED beschikbaar (buiten op de gevel) met een groep goed opgeleide vrijwilligers die via 112 kunnen worden opgeroepen. Het beheer daarvan ligt bij de Stichting AED Gorssel-Eefde (https://aedeefdegorssel.nl/). Tarieven, openingstijden Met ingang van 1-8-2023 is de zaalhuur voor verenigingen en groepen als volgt. Deze vergoedingen zijn ter indicatie en kunnen door het dagelijks bestuur in voorkomende gevallen aan de situatie worden aangepast. Ruimte sociaal-cultureel commercieel tarief Podiumzaal 1 € 33,00 € 60,50 Zaal 3 € 49,50 € 85,25 Zaal 2 en 3 € 88,00 € 148,50 Zaal 1,2 en 3 € 110,00 € 198,00 Kelderruimte € 49,50 € 85,25 Ko e, thee en andere niet alcoholhoudende dranken mogen verzorgd worden door eigen (bar)vrijwilligers vanuit de gebruiker. Kleine hapjes (bitterballen, etc.) kunnen ook worden gemaakt in de keuken. Er is geen alcoholvergunning en dus ook geen leidinggevende verantwoordelijk daarvoor. Eventueel kan de gebruiker daarvoor zelf een cateringbedrijf inschakelen. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij de gebruiker/organisator van het evenement. Het is de bedoeling om zo snel mogelijk middels de werkgroep Barbeheer de exploitatie van de bar en keuken weer in eigen beheer te gaan doen van HVE. Daarvoor wordt een Drank- en Horecavergunning aangevraagd. Op dat moment zal dit beleidsplan daarop worden aangepast. Aangezien er nog geen consumpties worden verstrekt vanuit het Dorpshuis, zijn er ook geen prijzen daarvoor vastgesteld. Het Dorpshuis is geopend conform de in de gepubliceerde agenda op de website vermelde gebruiksuren voor de door de gebruiker uitgenodigde bezoekers. Niet uitgenodigde mensen hebben dan geen toegang tot het Dorpshuis. 5/8 In 2024 zal ook gestart worden met geregelde openbare opstelling voor ontmoeting en andere activiteiten. In dat geval zullen er vrijwilligers zijn die deze openstelling en activiteiten begeleiden. De vrijwilligers De exploitatie van het Dorpshuis staat of valt met de inzet van een gemotiveerde groep vrijwilligers. Het bestuur zal zo spoedig mogelijk vrijwilligers werven voor onder andere barbeheer. Deze barvrijwilligers zullen zijn geregistreerd conform de horecavergunning, en beschikken over een IVA certificaat (instructie verantwoord alcoholgebruik). Zij hebben als taak het uitserveren van drank en kleine etenswaren gedurende de openingstijden van het Dorpshuis. Er zijn instructies beschikbaar voor het gebruik van de apparatuur van het Dorpshuis. Er wordt naar gestreefd dat alle gebruikers die gebruik maken van het Dorpshuis zelf vrijwilligers leveren die bardienst kunnen draaien bij hun eigen activiteit. Voor de meeste gebruikers zal dat ook het geval zijn. Voor de overige activiteiten wordt een maandrooster gemaakt voor de inzet van vrijwilligers. Het op regelmatige basis schoonmaken van de ruimtes en toiletten wordt gedaan door een schoonmaakbedrijf. Daarnaast zijn er vrijwilligers nodig voor bijvoorbeeld agenda en planningsactiviteiten, kleinschalig onderhoud en sleutelbeheer. Er zijn nu meer dan 25 vrijwilligers actief: in het bestuur, het dagelijks beheer, bij de exploitatie van de bar, het schoonmaken en bij het (tuin)onderhoud. Nieuwe vrijwilligers worden ingewerkt door ervaren vrijwilligers. Alle vrijwilligers zijn via HVE W.A. verzekerd. Jaarlijks worden de vrijwilligers gefêteerd met een feestavond waarbij een feestelijke maaltijd wordt geserveerd. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om heel actieve en verantwoordelijke vrijwilligers een vrijwilligersvergoeding te geven. Dit zal door het bestuur van HVE worden afgesproken en geregeld. Niet alleen de bevolking maar ook het vrijwilligersbestand vergrijst. Bij de werving van nieuwe vrijwilligers wordt verjonging nagestreefd. Voorwaardenscheppende activiteiten Donateurs Om de exploitatie van het Dorpshuis ook op langere termijn sluitend te houden is in 2023 gestart met een crowdfunding actie. Inwoners en oud-inwoners van Eefde wordt de mogelijkheid geboden een bijdrage te storten op rekening van HVE. 6/8 Marketing en publiciteit HVE zet een breed scala aan middelen in om het Dorpshuis te promoten en het activiteitenaanbod onder de aandacht van de inwoners van Eefde (en soms ook de regio) te brengen. Dat gebeurt onder meer via de website en Facebook. Alle gebruikers en activiteiten die in het Dorpshuis plaatsvinden, zijn te vinden op de website. Daarop staat de agenda. Op de website staat ook vermeld hoe ruimtes gereserveerd kunnen worden. We maken persberichten om belangrijke activiteiten aan te kondigen en schrijven verslagen over succesvol verlopen activiteiten. We doen onderzoek onder de inwoners om de belangstelling voor nieuwe activiteiten te peilen. Als we nieuwe activiteiten organiseren passen we principes van sociale marketing toe. In 2024 zullen we een tevredenheidonderzoek onder de huidige gebruikers van het Dorpshuis houden. Programma Het Dorpshuis biedt met de beschikbare accommodatie volop kansen voor een breed sociaal-cultureel aanbod. In 2024 wordt een programma werkgroep in het leven geroepen om dat brede aanbod gestalte te geven. De programma werkgroep neemt initiatieven, probeert nieuwe activiteiten op te zetten en nieuwe vrijwilligers bij de organisatie daarvan te betrekken. De programma werkgroep doet dat ook in samenspraak met de sociaal-culturele organisaties en instellingen in Eefde. Op dit moment wordt het Dorpshuis vooral gebruikt door de eerdere gebruikers in Eefde. De komende jaren hopen we dat er tal van nieuwe initiatieven worden ontwikkeld door Eefdenaren. Bij de meeste activiteiten ligt de nadruk op de ontmoeting- en recreatiefunctie. Dat is ook de belangrijkste functie van het Dorpshuis. Naast verdere uitbreiding van het aantal recreatieve activiteiten wil het bestuur via de programma werkgroep in de komende jaren meer aandacht besteden aan de culturele en de educatieve functies. Verder zullen we onderzoeken in hoeverre het Dorpshuis een rol kan spelen bij de decentralisatie van de zorg en welzijn. De volgende mogelijke activiteiten en aandachtsgebieden liggen voor de hand: ● Ontmoeting en recreatie: ○ het organiseren van een biljart-, sjoel-, of darttoernooi c.q. bijeenkomsten, ○ het organiseren van tenminste twee grote muziekuitvoeringen, ○ het organiseren van een toneel of cabaretavond ● Cultuur en educatie: ○ het organiseren van een cursus sociale media, (het gebruik van de iPad, tablet ) 7/8 ○ een cursus Italiaanse conversatie voor beginners ○ een cursus “Energietransitie” ● Belangenbehartiging: ○ het in samenwerking met de werkgroep Duurzaam Lochem organiseren van diverse voorlichtingsavonden rond het thema duurzaamheid Uiteraard is er altijd ruimte voor incidentele activiteiten zoals het stembureau, gemeentelijke voorlichtingsavonden, politieke debatavonden. Ook alle initiatieven vanuit de bevolking van Eefde zullen zoveel mogelijk worden gehonoreerd. 8/8