Caso de éxito ABB Mejoramos la recepción y validación de facturas con un portal automatizado. Acerca de ABB ABB es una empresa líder en tecnologías de energía y automatización que permiten a los usuarios de servicios públicos, industria e infraestructura, aumentar su eficiencia, reduciendo el impacto ambiental. Una empresa de clase mundial. De origen sueco-suizo, sus HQ se encuentran en Zürich, Suiza, con el corporativo ubicado en el Estado de México. El Grupo ABB opera en cerca de 100 países, mantiene relación de trabajo con aproximadamente 10,000 proveedores, y emplea a alrededor de 150 mil personas. Tan solo en México cuentan con más de 2000 empleados Adaptándose a la legislación local. En México, ABB cuenta con oficinas de ventas para atender el país, entre las que destacan Monterrey, Guadalajara y “En México el SAT provee la Coatzacoalcos; un Campus de Manufactura e Ingeniería en ley vigente que obliga a las San Luis Potosí desde donde exporta productos a los empresas a validar sus mercados de Norte y Sudamérica. facturas emitidas de acuerdo a: ABB está acostumbrada a trabajar bajo los parámetros legales de distintos países, sin embargo la legislación Resolución Miscelánea Fiscal, regla 2.7.1.2 y anexo 20. mexicana requiere de varios filtros para permitir la validación Código Fiscal de la de una factura... Federación, artículo 29 y 29-A.” El personal de cuentas por pagar de ABB entonces se disponía a validar manualmente que las facturas de sus proveedores vengan correctamente elaboradas de acuerdo al anexo 20 del SAT. Problema El comienzo El problema se profundiza Caos en Cuentas por Pagar La validación digital se volvió obligatoria ABB se vio obligado a generar guías de Todo esto se validaba manualmente, el en México desde 2014, y muchas trabajo sumamente estrictas para sus trabajo se empezó a apilar y a empresas como ABB se vieron en la proveedores, lo que a su vez, se fue entorpecer el área de manera laboriosa tarea de asignar personal transformando en un deterioro en la significativa. especializado para validación, relación con los mismos. autorización y seguimiento de esas Las autorizaciones de pago cada vez facturas. A medida que los años pasaron, ABB tardaban más y si…. los proveedores no comenzó a aumentar los requisitos para dejaban de marcar buscando De inicio el cambio legislativo generó autorizar las facturas, ahora no solo aclaraciones. tropiezos en el pago a sus proveedores. requerían recibir, validar y listo. Algo tenía que cambiar. Si las facturas no llevaban la estructura Por ejemplo ahora requerían que la correcta ya no se podían autorizar, orden de compra se coteje contra los causando llamadas de aclaración, artículos recibidos en inventario antes reuniones, y demás actividades que de autorizar el pago. sumaban a atrasar más el flujo de Cuentas por Pagar. Los requisitos de la herramienta que necesitaban eran los siguientes: Recepción Validación Manejo ● La recepción de facturas ● La factura se coteja frente la ● Permitir a los proveedores debe de ser directamente en orden de compra, para ver el estado de sus el portal. asegurarse que facturas directamente en el efectivamente estaban portal. ● La herramienta debe pagando por lo ordenado. centralizar todas las facturas en un solo lugar y permitir ● Añadir a proveedores la búsqueda simple de las ● La orden de compra se nuevos de manera sencilla. mismas coteja contra los artículos recibidos en inventario. ● Manejar distintas razones ● Los archivos validados sociales deben soportar la ● Que se emita un integración al ERP que ellos complemento de pago para usan emparejarlo con las facturas pagadas. Proveex A raíz de su solicitud, el único portal que se adaptó a sus necesidades era Proveex. Un portal para dominarlos a todos Resultados 90% De reducción en llamadas de aclaración de proveedores 70% De automatización en el área de Cuentas por Pagar El portal de proveedores Proveex, les permitió: ● Centralizar todos los documentos fiscales ● Validación comercial “Three way match” que en un solo lugar. les permite cotejar órdenes de compra frente a entregas en inventario. ● Diseñar flujos de autorización según puestos y funciones en el portal. ● Conexión directa a las áreas correspondientes de su ERP. ● Recibir y validar las facturas y complementos de pago directamente en el ● Redirigir personal enfocado en validación a portal, evitando el pago de facturas actividades de mayor valor agregado. duplicadas o apócrifas. ● Mejorar significativamente la relación y ● Actualizar el estado de pago de las facturas confianza de sus proveedores. en el portal para la visualización 24/7 de parte del proveedor, ahorrando llamadas de aclaración. Testimonial Otra de las ventajas del portal de proveedores PROVEEX, es que el proveedor puede dar seguimiento al estatus de su factura en el portal e incluso conocer la Gracias al portal de proveedores PROVEEX, el fecha de pago de la misma. Esto conllevo a archivo pudo ser ingresado a la plataforma y a su que disminuyeran enormemente las vez enviado a al ERP para su resguardo y el registro llamadas por parte de los proveedores para automático de la factura. El portal de proveedores conocer el estatus de las facturas, ya que aligeró la carga de trabajo existente en el área de ellos mismos pueden realizar la actividad de Cuentas por Pagar en un 70%. manera directa en el portal. Estamos encantados de trabajar con PROVEEX y esperamos tener una relación duradera de trabajo “Estamos encantados de trabajar con PROVEEX y esperamos tener una relación duradera de trabajo“. -Claudia López Vega, Accounts Payable Team Leader ABB Tecnologías, S.A. de C.V. Agenda un Demo Con proveex automatizas el proceso de recepción hasta un 90%. Validar y administrar todos los documentos desde un solo lugar, sin duplicación de facturas, es posible AGENDAR DEMO ó Llámanos al 01800 990 1197 Visitanos en proveex.com
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