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Aprenda 7 formas de otimizar seus processos fiscais Um guia para que em meio a todas as suas obrigações contábeis você não tenha problemas com o Fisco e otimize seu tempo Blog Contato Introdução O sistema de impostos no Brasil é extremamente Ou seja, o cumprimento de prazos e a complexo e isso pode levar empresários e organização de documentos são essenciais contadores à beira da insanidade. para manter as finanças sob controle. Brincadeiras à parte, os donos de empresas se Por isso, para que tudo saia como o seu preocupam com quanto dinheiro do orçamento planejamento, é importante implantar a será direcionado a impostos e obrigações otimização de processos fiscais. acessórias. Dessa forma, os documentos ficam fáceis de E contadores correm contra o tempo para que localizar, as informações e datas ficam em ordem esse valor não aumente com multas e processos e você se preocupa bem-menos em ter que podem acontecer por atrasos nas entregas problemas com a Receita Federal. de documentos e/ou informações incorretas. Neste material vamos contextualizar a otimização de processos e passar formas de aplicar a técnica em sua empresa. Continue lendo! SPED Sistema Público de Antes de falar sobre a otimização em si, é preciso falar sobre o Escrituração Digital que ela afeta. O SPED é o sistema que recebe todas as Então, conseguimos entender que o SPED foi uma informações fiscais e contábeis das empresas. primeira tentativa de otimização dos processos Isso engloba as três esferas: municipal, estadual fiscais, unindo as esferas e o local de envio. e federal. Na contramão, ainda tínhamos outros problemas Ele foi implementado pelo governo em 2007 com como a demanda de tempo para preenchimento a intenção de modernizar a relação entre de documentos, chance de erro, atraso, contribuinte e Fisco. Por essa razão, toda a possibilidade de perdê-los, ou até mesmo de papelada, que era preenchida a mão e ocupava não cumprir o período de guarda. muito espaço, foi movida para o ambiente virtual. E a fim solucionar esses problemas a otimização precisou ser ainda mais elaborada e completa, para que mais uma vez não tivéssemos problemas com o Fisco. Isso nos leva ao próximo tópico. Por que otimizar processos? Hoje, no Brasil, existem mais de 85 tipos de cobranças entre Ela consiste no mapeamento das atividades executadas na impostos, taxas e contribuições. área contábil e administrativa da sua empresa, com o intuito de reduzir custos e riscos, aumentando a produtividade. Por conta do tamanho do compromisso tributário que as empresas têm, quanto mais simples for o fluxo de processos O foco é encontrar pontos de melhoria, ou seja, identificação - com tarefas e atividades bem-claras e divididas - melhor. e eliminação de falhas e assim padronizar rotinas. E justamente por isso a otimização é tão essencial. Benefícios da otimização de processos fiscais Equipe mais ágil e produtiva É importante entender a fundo a importância da otimização de Redução de erros, o que diminui refações processos. Então, antes mesmo de Aumento da eficiência e da qualidade do trabalho apontar a melhor forma de fazê-la, Redução de custos pela eliminação de falhas vamos falar sobre os benefícios dela? Maior controle dos processos As 7 formas de otimizar os processos fiscais Escolha o regime tributário correto Em nosso país existe uma diversidade de empresas, o que demanda diferentes tipos de tributações. Por isso é importante escolher o regime tributário correto para que você lide somente com as tributações necessárias. Estão disponíveis Quando você escolhe o regime mais 4 modalidades: adequado, consequentemente, é cobrado somente pelas obrigações respectivas à modalidade escolhida. Simples Nacional Lucro Real Lucro Presumido Lucro arbitrado Usado para micro e Aplicado principalmente Chamado assim porque Usado quando a pequenas empresas em grandes empresas, realmente se faz uma Receita identifica ou nas de atividade com projeção sobre o valor problemas na prestação baixa lucratividade da receita brutas de contas da empresa As 7 formas de otimizar os processos fiscais Faça o mapeamento de processos e mantenha os métodos atualizados É necessário entender quais processos estão sendo feitos no momento e qual sua função exata. Então, em reunião com a equipe, crie um mapa. Entenda para que serve cada processo, quais atividades engloba, quem trabalha nele e quais os pontos negativos ele tem. Dessa forma, é mais fácil identificar quais serão mantidos, alterados ou excluídos do departamento. Na hora de reorganizar, use um fluxograma. Ele é útil para o gestor distribuir tarefas e acompanhar os processos de perto, já que cada ação fica registrada, sendo possível identificar o responsável e o plano de contingência rapidamente em caso de falha. As 7 formas de otimizar os processos fiscais Capacite sua equipe e saiba delegar funções Para que sua equipe atenda às suas expectativas, é necessário que ela saiba o que precisa ser feito. Dessa forma, investir em capacitação é um ativo que trará retornos para a empresa em médio e longo prazo. Junto a isso, é preciso aprender a delegar funções e monitorar o desempenho do seu time. Pois, de acordo com o dito popular, “uma andorinha sozinha, não faz verão”. Entenda: um único gestor não Portanto, aplicar os três itens – Profissionais capacitados saberão como consegue abraçar todas as funções investir em capacitação, delegar agir diante das tarefas designadas. E você para que elas saiam exatamente como funções e monitorar o desempenho precisará somente monitorar as atividades estão em sua cabeça. da equipe - faz todo o sentido. com o intuito de identificar falhas ou problemas e propor o reajuste. As 7 formas de otimizar os processos fiscais Compliance é importante Os processos fiscais são suscetíveis a erros, sejam eles uma possível fraude ou oriundos da complexidade do sistema tributário. É por isso que se torna importante, na otimização de processos, que você se preocupe com a segurança de dados e com a conformidade da legislação. A ideia aqui é que você e sua equipe busquem maneiras de atuar proativamente em conformidade jurídica e ética. A sua empresa pode garantir o compliance fiscal e tributário ajudando a construir políticas, diretrizes e regras para que o negócio não infrinja a lei. As 7 formas de otimizar os processos fiscais Elabore um calendário fiscal e organize suas prioridades O Fisco trabalha com prazos definidos e que não podem ser esquecidos ou deixados de lado, já que o atraso ou não apresentação de documentos e impostos é punido com multas, juros e até sanções. Por isso, a elaboração de um calendário fiscal está no coração de um projeto de otimização de processos, pois com ele é possível visualizar com clareza o vencimento de cada tributo e obrigação fiscal, possibilitando um planejamento prévio a prestação de contas. A melhor forma de Não se esqueça de compartilhar esse saber por onde calendário com a equipe de profissionais começar é saber que trabalham na área fiscal, assim eles quando cada podem organizar suas prioridades. prazo termina. As 7 formas de otimizar os processos fiscais Trabalhe com periodicidade Algumas coisas precisam acontecer regularmente para que sua otimização seja mais eficiente. A primeira delas é se manter informado. Na área contábil, as mudanças são constantes, por isso é necessário manter a leitura em dia, principalmente de sites e conteúdos especializados. A segunda é em relação à auditoria, ela vai revisar todos os processos da empresa e com isso apontar a maturidade da gestão fiscal. Auditorias devem ser feitas de forma regular com cunho preventivo, pois dessa forma garantem a qualidade do departamento e geram informações valiosas para os gestores em relação a quais processos fiscais precisam ser melhorados. Por fim, backups. Pode parecer algo irrelevante, mas perder informações é algo inaceitável em um setor como o fiscal! É muito importante para a empresa manter um histórico de transações, principalmente, por questões como o tempo de guarda demandado pela Receita Federal. Uma opção é salvar os dados na nuvem para evitar problemas futuros, o que facilita também a conexão com outros sistemas e softwares que usam o mesmo tipo de armazenamento. As 7 formas de otimizar os processos fiscais Invista em automação Sistemas de automação permitem o compartilhamento de documentos e arquivos de forma fácil, rápida, prática e segura. Esse tipo de ferramenta é relevante por aumentar a produtividade, otimizar recursos e evitar erros. Confira alguns benefícios de automatizar seus processos: Otimização o tempo de Diminuição de custos Economia em relação trabalho dos colaboradores Nenhuma obrigação fiscal ao espaço de passa despercebida e não há Sua equipe pode trocar horas digitando o risco de ser multado armazenamento e papel por tarefas mais estratégicas Todos os documentos são transferidos para o ambiente digital Facilita a rotina dos Acesso aos dados Promove qualidade departamentos de qualquer lugar das informações Integra vários setores e simplifica a e momento Informações através da validação comunicação e acesso às informações automática dos dados e O gestor tem maior e mais fácil fontes públicas acesso a tudo que fica no sistema O sistema NIX da Midas Solutions é um software que cumpre todos os benefícios citados e muito mais. Ele faz a leitura plena e confiável das informações, independentemente de como elas chegam. Também padroniza todos os layouts das NFS-e, convertendo em um XML único e com isso reduz a vulnerabilidade tributária, já que é possível ter controle de todos os documentos, gerenciando o recebimento, tratamento, validação e distribuição de todas as notas recebidas. O NIX também proporciona: Além da decodificação das Promove um relacionamento Uma Entrega do NF-e, NFS-e e CT-e, o NIX mais saudável com todos os implantação XML padrão também decodifica, seus fornecedores, já que rápida e por e-mail, FTP boletos, canhotos e você terá mais agilidade confortável ou webservice notas de concessionária nos processos de pagamento para a empresa (luz, gás, telefone) A regularização do seu A oportunidade de preparar Monitoramento em tempo acervo fiscal, recuperando seu ERP uma única vez para real nas prefeituras das notas retroativas em receber o arquivo, em vez notas emitidas contra o momento de autuações de se preocupar com seu CNPJ vários layouts Acompanhe a gente nas redes sociais Gostou do software? Saiba mais sobre o NIX Clicando aqui