OSNUPII FFZG OSNUPII skripta – 1. kolokvij (1. dio) 1. Informacijske institucije • Što je to informacijska institucija? • Informacijska institucija: institucija koja posjeduje, daje na korištenje, ima misiju očuvati i diseminirati informacijske objekte i njihov informacijski sadržaj (Smiraglia, 2016) • Informacijsku instituciju moguće je promatrati i kao sustav • Taj se sustav sastoji od: ● Inputa (ulaznih podataka) ● Outputa (izlaznih podataka) ● Interne komunikacije • Što su to informacijske institucije (Little, 1978): ● Institucije koje stvaraju znanje (znanstveni laboratoriji, istraživačke institucije, visokoškolske institucije, istraživački centri povezani sa sveučilištima itd.) ● Institucije za obradu i diseminaciju informacija : izdavači knjiga i časopisa, statističke organizacije (Državni zavod za statistiku; Knjižnična statistika NSK), znanstveni podatkovni centri) ● Institucije koje prikupljaju, pohranjuju, obrađuju i brinu o znanju / informacijama zapisanom u različitim oblicima (Knjižnice) • Čime se bave informacijske institucije? • Informacijske institucije bave se diseminacijom znanja , a to podrazumijeva (ako instituciju promatramo kao sustav): ● Nabavu ● Održavanje ● Diseminaciju znanja kao primarnih funkcija sustava • Nabava znanja podrazumijeva: ● Poznavanje tematskog područja (domene znanja) ● Poznavanje tržišta ● Povezanost zbirki u informacijskoj instituciji (arhivu, knjižnici, muzeju) • Održavanje znanja podrazumijeva: ● Kontrola inventara (fizičkih oblika gradiva (arhivi), građe (knjižnica), muzejskih predmeta (muzeji) ● U knjižnicama ovaj dio podrazumijeva više aktivnosti: nabavu građe, obradu, održavanje računalnih sustava, posudbu, pa i očuvanje ● Očuvanje informacija (na fizičkim medijima nositeljima i u digitalnom obliku) • Diseminacija : ● Izložba, posudba građe • Čime se bave zaposlenici informacijskih institucija? • Primjer knjižničara – pet najvažnijih zadataka knjižničara: ● Učiniti informacije dostupnima ● Održavati zbirke građe ažurnima ● Uređivanje i pohrana informacija ● Pomaganje korisnicima u pronalaženju informacija ● Razmjena informacija s drugim knjižnicama (Bitter-Rijpkema, Verjans, Bruijnzeels, 2012) • Svrha postojanja informacijskih institucija • Misija ili svrha postojanja informacijskih institucija: obrada informacija i njihova diseminacija • Prikupljanje zabilježenog znanja ne čini informacijsku instituciju • Informacijsku instituciju čini: učinkovitost smještaja znanja u razne komunikacijske kanale u kojima postaje informacije • Sve informacijske institucije za cilj imaju informirati • Primjeri informacijskih institucija: ● Arhivi ● Knjižnice ● Muzeji ● Informacijski centri ● Informacijske tvrtke (koje nude npr. citatne baze podataka ili baze podataka s punim / cjelovitim tekstovima radova) ● Podatkovni centri • Knjižnica: zbirka izvora informacija i srodnih izvora, kojima daje pristup određenoj zajednici za pronalazak informacija ili posudbu (Glossary of Library & Information Science) • Pruža fizički i digitalni pristup građi, a može biti fizička zgrada ili soba, virtualni prostor ili oboje (Glossary of Library & Information Science) • Knjižnična zbirka sadrži: knjige, serijske publikacije, novine, rukopise, filmove, zemljopisne karte, dokument, mikrooblike, CD-ove/DVD-ove, e-knjige, zvučne knjige, baze podataka i druge oblike izvora informacija (Glossary of Library & Information Science) • Njihova je veličina od nekoliko polica do nekoliko zgrada s milijunima jedinica građe (Glossary of Library & Information Science) • Koje poslove obavlja knjižnica (CLIR): ● Identificira, nabavljaju, očuvaju i pružaju pristup objavljenom znanju ● Promoviraju jednakost pristupa informacijama ● Promoviraju intelektualnu slobodu ● Pružaju podršku obrazovanju i kontinuiranom učenju i istraživanju ● Pružaju podršku razvoju informacijske pismenosti u društvu ● Služe kao žarišne točke lokalnih zajednica i promoviraju interese zajednice • Muzej: muzej je pravna osoba ili ustrojstvena jedinica pravne osobe (muzej u sastavu) koja obavlja muzejsku djelatnost u svrhu proučavanja, obrazovanja i uživanja u materijalnoj i nematerijalnoj baštini čovječanstva i njegova okoliša, u službi društva i njegova kulturnoga i gospodarskoga razvitka, otvorena za javnost (Zakon o muzejima, 2018) • Za razliku od knjižnica, muzej čuva unikatne predmete • Muzeji postoje kako bi: služili u rekreativne svrhe, za istraživanja, za obrazovne svrhe, pridonijeli kvaliteti područja u kojem se nalaze, kako bi privukli turiste itd. (Britannica) • Koje poslove obavlja muzej (CLIR): ● Identificira, nabavlja, očuva i izlaže jedinstvene i reprezentativne objekte ● Promovira kulturni, obiteljski identitet i identitet zajednice ● Omogućava iskustva tijekom kojih se posjetitelji mogu povezati sa sadržaje i idejama ● Služi kao memorijska institucija kulture ● Pruža podršku formalnom i informalnom učenju i istraživanju ● Služe kao žarišne točke lokalnih zajednica i promoviraju interese zajednice • Arhiv: pravna osoba ili ustrojstvena jedinica u pravnoj osobi (arhiv u sastavu) čija je temeljna zadaća čuvati, obrađivati i omogućiti korištenje dokumentarnog i arhivskog gradiva (Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, 2019) • Koje poslove obavlja arhiv (CLIR): ● Identificira, procjenjuje, očuva i čini dostupnim dokumentarno gradivo s dugoročnom vrijednosti drugim organizacijama i javnosti kojima arhiv služi ● Osigurava odgovornost vlade čuvanje javnih zapisa i čineći ih javno dostupnima građanima na način koji je zakonski i etički moguć ● Osigurava odgovornost ne-državnih instituciju njihovih dionicima, vijeća i drugim konstituentima ● Čuva jedinstvene dokumente koje je moguće prikupiti ● Služi kao memorijska institucija u kulturi ● Pruža podršku znanstvenom, administrativnom i osobnom istraživanju • Informacijsko-dokumentacijski centar, odjel i sl.: dijelovi pojedinih organizacija / ustanova ili zasebne ustanove za više korisnika, ili na razini države, sa zadatkom prikupljanja, obrađivanja i prezentiranja podataka prema razrađenim metodama referencija, klasificiranja, indeksiranja i dr. (Proleksis enciklopedija) • Agregacija informacija: usluga koja prikuplja relevantne informacije iz više izvora kako bi pomogla pojedincima i tvrtkama učinkovito korištenje informacija iz pomoć internetskih tehnologija (Zhu, 2001) • Tvrtke (agregatori) koje nude takvu uslugu: informacijskim posrednici koji nude pristup: ● Novinama ● Popularnim časopisima ● Stručnim i znanstvenim časopisima ● Web portalima • Podaktovni centri • Velika grupa umreženih računala koje koriste pojedinci i tvrtke za pohranu, obradu i distribuciju velikih količina podataka • Pružaju podršku (CISCO): ● E-pošti i dijeljenju datoteka ● Aplikacijama za produktivnost ● Upravljanju odnosima s klijentima/kupcima (Customer relationship management (CRM)) ● Planiranju resursa tvrtki (Enterprise resource planning (ERP)) i baze podataka ● Velikim podacima, umjetnoj inteligenciji i strojnom učenju ● Virtualnim strojevima, komunikacijskim i suradničkim uslugama • Osoblje informacijskih ustanova • Osoblje informacijskih ustanova ima 4 zajedničke karakteristike (Greer, 1987.): ● Odgovornost za zadovoljavanje informacijskih potreba određene populaciju uz rad s pojedincima ● Odgovornost za unaprjeđenje procesa prijenosa informacija ● Odgovornost za oblikovanje i upravljanje institucijom koja se sastoji od zaposlenih, opreme, prostora i financijskih sredstava za stvaranje sučelja između informacijskih sustava i potencijalnih korisnika ● Odgovornost za oblikovanje i upravljanje informacijskim sustavom • Poslovanje informacijskih institucija • Poslovanje informacijskih institucija poput arhiva, knjižnica i muzeja ubraja se u područje društvenog poslovanja • Uloga poslovanja: ubrzati ekonomske postupke razmjene i time katalizirati funkcioniranje gospodarskih subjekata i cijele privrede • Poslovanje informacijskih institucija pridonosi unapređenju općenitog poslanja tih institucija i njihovom opće kulturnom, obrazovnom i društvenom doprinosu • Poslovanje institucija je organizacijska zadaća i skup postupaka za stvaranje, komuniciranje i isporučivanje vrijednosti njihovim korisnicima kao i za upravljanje odnosima s korisnicima informacijskih institucija na načine koji im koriste i njenim interesno utjecajnim skupinama • Poslovanje informacijskih institucija obuhvaća tri područja: ● Postojeće i moguće korisnike informacijskih usluga, ● Postojeće i moguće izvore zaliha informacijskih institucija ● Općeniti utjecaj na svo šire i uže okruženje , društvenu zajednicu, odnosno, na razna područja vlastitih utjecaja na interesne sfere zbog postizanja vlastitih ciljeva • Upravljanje • Upravljanje (menadžment) – jedna od najvažnijih ljudskih aktivnosti • Potreba za upravljanjem: pojavila se u trenutku kada su ljudi počeli stvarati skupine radi postizanja ciljeva koje ne mogu postići kao pojedinci • Upravljanje (općenito): može biti opisano kao niz složenih aktivnosti koje su potrebne radi uspješne provedbe radnog procesa • Potreba za upravljanjem • Sadašnji kontekst rada informacijskih institucija: ● Ritam tehnoloških inovacija ● Globalna ekonomska i demografska kretanja • Digitalna revolucija ima utjecaj na informacijske institucije – usmjeravanje korisnika prema digitalnim izvorima • Upravljanje je potrebno svima: ● Malim i velikim organizacijama ● Javnom sektoru ● Profitnim organizacijama ● Neprofitnim organizacijama ● U svim područjima ljudske djelatnosti u kojima radi dvoje ili više ljudi na zajedničkom poslu ● Organizacijama u cjelini ali i svakoj njihovoj organizacijskoj jedinici • Načela upravljanja su univerzalna i odnose se na sve vrste organizacija i primjenjiva su u većini ljudskih aktivnosti, uključujući i ustanove u kulturi • Definicija upravljanja • Opća definicija upravljanja: proces oblikovanja i održavanja okoline u kojoj pojedinci, radeći zajedno u skupinama, efikasno ostvaruju odabrane ciljeve • Ne postoji univerzalni recept za djelotvorno upravljanje ● način upravljanja nekom organizacijom je jedinstven • Upravljanje se ne može nikada do kraja naučiti, niti kopirati • Upravljanje u informacijskoj instituciji • Upravljanje u informacijskim institucijama zasniva se na teoriji i praksi općeg upravljanja/menadžmenta • Svrha upravljanja informacijskom institucijom: je osigurati nesmetani rad informacijske institucije • Poslovi u npr. knjižnici koje ne ubrajamo u rad menadžera i predstavljaju stručne poslove: nabava, katalogizacija, klasifikacija ili neposredno fizičko uređivanje informacijskih izvora kako bi ih drugi mogli koristiti • Pojam upravljanja i kultura • Kultura: djela i prakse intelektualne, osobito umjetničke aktivnosti • Kultura i umjetnost imaju važan utjecaj na razvoj društva • Područje kulture u Hrvatskoj: ● Djelatnosti: • Arhivska • Knjižnična • Muzejska • Galerijska • Restauratorska • Kazališna • Glazbeno-scenska i srodne djelatnosti • Kulturno-umjetničko stvaralaštvo pojedinca i skupina • Kulturnih industrija (nakladništva, likovne umjetnosti, glazbe i diskografije, scenske umjetnosti, kinematografije i medija) • Definicija i karakteristike organizacije • Organizacija / institucija: formalna i neformalna struktura u kojoj se donose odluke i u kojoj pojedinci obavljaju poslove koji pridonose ciljevima poduzeća • Karakteristike neke organizacije: ● Postojanje ciljeva ● Donošenje odluka u svrhu postizanja ciljeva ● Poslovi ili dodijeljene aktivnosti koje uključuju različite odgovornosti i specijalnosti ● Uzorak/oblik udruživanja koji grupu drži na okupu • Savršena organizacija: ljudi koji rade zajedno bez potrebe za administracijom • U svim ostalim organizacijama: potreba za strukturom i autoritetom (i upravljanjem) • Neprofitnost informacijskih institucija • Informacijske institucije osnovane se i djeluju s ciljem koji se ne odnosi na stjecanje dobiti • Neprofitno poslovanje obuhvaća dvije kategorije: ● Poslovanje neprofitne organizacije, i ● Društveno poslovanje, koje je usmjereno na općenit razvoj i prihvaćenost određenih društvenih zamisli, u ovom slučaju općenitu društvenu važnost i društvenu korisnost djelatnosti informacijskih institucija • Cilj: promjena vrijednosti, stavova i ponašanja pojedinaca, skupina i/ili društva kao cjeline u odnosu na rad informacijskih institucija kao društveno korisnu djelatnost i istih institucija kao ustanova u kojima se ta djelatnost provodi • Neprofitne institucije: obavljaju djelatnosti radi ostvarivanja društveno korisnih ciljeva , dok njihovo djelovanje doprinosi stvaranju društvenog i socijalnog okruženja koje tada indirektno utječe na gospodarski rast • Osnivanje neprofitnih organizacija (udruga, zaklada, fundacija, ustanova, umjetničkih organizacije itd. osnivaju se na temelju različitih zakona, npr. Zakon o udrugama, Zakon o zakladama i fundacijama, Zakon o ustanovama, i dr. • Temeljne postavke da bi se neka pravna osoba smatrala neprofitnom organizacijom: ● Da joj nije cilj stjecanje dobiti ● Da prema posebnom propisu prema kojem je osnovana ima obilježje neprofitnosti • Financiranje neprofitnih institucija: ● Neprofitne organizacije za pružanje svojih usluga dobivaju kontinuirano iz državnog proračuna novčana sredstva za pokrivanje troškova • Primjer. Arhivi: • Financira ih država iz državnog proračuna • Drugi izvori (vlastiti prihodi, sponzorstva, donacije, domaći i međunarodni programi i projekti) (Bukvić, 2019) • U mnogim neprofitnim institucijama većina zaposlenih su profesionalci • U profesionalnim institucijama najvažnija je profesionalna kvaliteta zaposlenika • Profesionalizam djelatnika reflektira se na rejting institucije u cjelini (visoka učilišta, fakulteti) ● Oni utječu na efikasnost institucije 2. Interpersonalne vještine / Grupni rad Interpersonalne vještine • Vještine 21. stoljeća • Posebno nužne u digitalnom dobu u kojem se komunicira na raznovrsne načine (telefon, e-mail, društvene mreže (od Facebooka do Linkedina), suradnički servisi (Slack i sl.) • U digitalnoj okolini nedostaje neverbalna komunikacija (geste, izrazi lica ili govor tijela), pa su interpersonalne vještine izrazito važne • Interpersonalne vještine: vještine koje pojedincu omogućavaju da s drugima radi harmonično i uspješno • Svrha: osiguravaju uspješan i skladan rad, procjenu i prihvaćanje odgovornosti, uspješno upravljanje sukobima, rad u timovima i dr. • Razvijanje dobrih odnosa i suradnje • Aktivnosti koje kao rezultat imaju razvoj dobrih odnosa: • Razvijanje i održavanje međusobnog povjerenja • Inspiriranje suradnika • Sposobnost izražavanja empatije • Poticanje na iznošenje ideja, mišljenja i viđenja • Davanje povratne informacije • Razvijanje i održavanje međusobnog povjerenja: sposobnost razvijanja međusobnog povjerenja, otvorenosti za mišljenje i ideje drugih, stvaranje ugodnog i otvorenog ozračja koje potiče na iznošenje mišljenja • Povjerenje: vjera osobe u namjere i motive druge osobe i u iskrenost njezinih riječi • Generalizirano očekivanje da se može osloniti na riječ, obećanje, usmenu ili pisanu izjavu druge osobe ili grupe • Dimenzije koncepta povjerenja • 5 dimenzija povjerenja: • Integritet : poštenje i istinitost • Kompetentnost : stručna i interpersonalna znanja i vještine • Dosljednost : pouzdanost, predvidivost i dobra prosudba u rješavanju problema • Odanost : spremnost da se zaštiti osoba, fizički i emocionalno • Otvorenost : spremnost na slobodno dijeljenje ideja i informacija • Izgradnja povjerenja • Načini izgradnje povjerenja : • Dosljednost u ponašanju i namjerama : držati se onoga što se izgovori i tražiti povratnu informaciju 2. Rješavanje problema , a ne traženje krivca 3. Poštovanje povjerenja : npr. ne odavati povjerljive informacije 4. Visok integritet : građenje reputacije čovjeka od riječi 5. Istinoljubivost : istina umjesto uljepšavanja laži 6. Transparentnost : otvoreno priznavanje svojih zabluda i pogrešaka te konfrontiranje s neetičnim ponašanjem umjesto zatvaranja očiju 7. Pružanje svih informacija i dijeljenje znanja i ideja 8. Ponašanje kakvo se zahtijeva od drugih 9. Nagrađivanje povjerenja : osobito u teškim vremenima kada povjerenje može pomoći u prebrođivanju problema 10. Pružanje podrške : suradnicima i preuzimanje odgovornosti za probleme • Inspiriranje suradnika • Inspiriranje: razvijanje vizije i umijeće njezina prenošenja na druge daje posebnu kvalitetu međusobnih odnosa i suradnje, a svrha je visoka motivacija i angažiranost svih • Aktivnosti: • Potpomaganjem razvoja talenata drugih • Priznavanjem doprinos drugih • Osposobljavanjem drugih da se osjećaju kao vođe • Poticanjem drugih na iznošenje mišljenja • Stvaranjem ozračja entuzijazma za zadatke • Sposobnost izražavanja empatije • Empatija je sposobnost suosjećanja s drugima, razumijevanje njihovih potreba i osjećaja, prihvaćanje individualnih razlika, prava na osobno stajalište i privatnost u osobnim stvarima • Sposobnost sagledavanja situacija iz perspektive druge osobe • Kritična vještina za dobro slaganje s kolegama i obavljanje posla s osobama iz drugih kultura • Poticanje na iznošenje ideja, mišljenja i viđenja • Stvaranje sigurne kulture dijaloga • Sloboda komunikacije • Ohrabrivanje i poticanje na iznošenje vlastite ideje • Protok ideja, mišljenja i informacija • Davanje povratne informacije • Vještina davanje povratne informacije – uspješno komuniciranje • Povratna informacija: sredstvo kojim pojedinci i organizacije uče iz svojih pogrešaka i poboljšanje rada • Povratna informacija je izravna i jasna informacija o nekoj osobi o tome koliko je dobro ili loše obavila neki posao • Svrha: potaknuti pojedinca na veća postignuća • Davanje povratne informacije • Vrste povratnih informacija: • Pozitivne : pohvala, priznanje, nagrada • Važna za podizanje radne motivacije, zadovoljstva i odanosti zaposlenika • Negativne : kritika, upozoravanje na neprimjereno ponašanje i pogreške, kazna • U službi povećanja motivacije i promjene ponašanja, a ne demotivacije • Savjetovanje i obučavanje • Savjetovanje i obučavanje (coaching) je način osposobljavanja drugih da djeluju i izgrađuju se na svojim snagama i prednostima • Prednosti i koristi savjetovanja i obučavanja: • Potiče i omogućava osobni razvoj • Olakšava suradnju voditelja i suradnika • Podiže samopouzdanje i odgovornost zaposlenih za osobni razvoj • Povećava autonomiju djelovanje suradnika • Pomaže u postizanju više razine uspješnosti • Ljudima omogućava da potporu u razvoje svoje karijere • Ulaganje u dobre odnose među ljudima • Umrežavanje • Umrežavanje : proces zahvaljujući kojem osoba može ostvariti konkurentske prednosti zahvaljujući grupama s kojima je često u kontaktu i kojima vjeruje • To je njegovanje društvenih odnosa radi ostvarivanja osobnih ciljeva • Stjecanje i njegovanje privatnih i poslovnih poznanstava i veza • Opće koristi od umrežavanja: • Uzori ponašanja • Nova znanja, vještine iskustvo • Savjeti • Potpora • Potrebna kritika • Širenje mreže • Pomoć drugima • Poslovne koristi od umrežavanja: • Informacije o konkurenciji • Upoznatost s promjenama • Pravodobno uočavanje problema • Testiranje ideja • Dobivanje neformalne povratne informacije • Privatne koristi od umrežavanja: • Zabava • Prijateljska potpora • Financijska pomoć • Prezentiranje • Prezentiranje ideja, problema, projekata i planova • Nastup pred širim auditorijem • Planiranje prezentacije: • Postavljanje ciljeva • Dijagnosticiranje situacije • Vrijeme • Veličina auditorija • Fizički uvjeti • Tehnička pomagala • Analiza auditorija • Oblikovanje i upotreba vizualnih pomagala • Organizacija materijala • Postavljanje ciljeva • Tema • Opća svrha • Specifična svrha • Dijagnosticiranje situacije • Predviđeno vrijeme trajanja • Veličina auditorija • Fizički uvjeti i tehnička pomagala za prezentaciju • Analiza auditorija • Poruke primjerene auditoriju – zainteresiranost za temu • Heterogenost auditorija • Nesklonost auditorija • Profil auditorija • Oblikovanje i upotreba vizualnih pomagala • Pomaže slušateljima da primaju i pamte poruke i podatke • Organizacija materijala • Obično u 3 dijela: uvod (5-10% vremena), razrada teme (70-80%) i zaključci (5-10% vremena) • Redoslijed važnosti, kronološki redoslijed, od poznatog ka nepoznatom, od jednostavnog prema složenome, od problema prema rješenju, odnos uzrok - posljedica • Prezentiranje • Smanjivanje stresa: • Strah od javnog govora • Govornička nervoza • Smanjenje nervoze: • Priprema: dobra priprema jako smanjuje nervozu • Usmjerenost na ideju i auditorij, a ne na sebe: svrha i ideja su najvažnije • Usmjerenost na rezultat, a ne na postupak: misliti na svrhu i ciljeve, a ne na detalje i proceduru • Svijest o tome da auditorij želi da uspijete: slušatelji ne žele gubiti vrijeme na nešto od čega nemaju koristi • Neverbalni govor u uspješnoj prezentaciji: • Smiješenje : ljudi izgledaju sretniji i bliskiji • Dobro držanje : opušteni profesionalni stav • Primjerena i udobna odjeća : koja ne odvlači pozornost slušatelja • Kontakt očima : interakcija sa slušateljima • Prirodne geste : spontane i prirodne • Prirodno kretanje tijela : slijedi prezentaciju i ne smije biti pretjerano • Ton glasa : govoriti jasno, glasno, sigurno i dovoljno brzo Grupe i timovi • Grupni i timski rad • Grupni i timski rad važni su za organizaciju rada • Timovi nastaju iz potrebe redizajniranja organizacije i njihovog osposobljavanja za veću fleksibilnost, brzo djelovanje i kreativnost • Timovi omogućavaju instituciji da više odgovornosti za uspješno izvršavanje zadataka prenose na one koji obavljaju zadatke • Tim • Tim: specifična vrste grupe, a čini ga manji broj ljudi komplementarnih vještina koji imaju zajedničku svrhu i cilj te kolektivnu odgovornost za obavljanje određene zadaće koja pridonosi postizanju institucijskih ciljeva i uspješnosti • Tim i grupa • Nisu isto • Timovi su grupe (ljudi koji međusobno djeluju, psihološki su svjesni jedni drugih i sebe doživljavaju kao grupu) • Razlike: • Veličina : timovi su manji (4-6 ljudi), grupe nemaju ograničenja u broju ljudi • Intenzitet kojim članovi rade zajedno : tim je grupa ljudi koji rade zajedno kako bi postigli neki cilj • Raznolikost vještina : vještina pojedinaca u timovima se nadopunjavaju; u grupama su raznolike i komplementarne • Kolektivni mentalitet : međusobna razmjena informacija, uvida i perspektiva na odluke svakog člana • Ravnopravnost članova i potiskivanje ega u korist cjeline : ravnopravnost članova i interese cjeline ispred uskih pojedinačnih interesa • Funkcije grupe / tima: • Distribucija posla - povezivanje vještina, talenata i odgovornosti • Kontrola rada – odgovornost za rad • Rješavanje problema i odlučivanja – povezivanje ljudi radi rješavanja problema • Širenje informacija – informacije potrebne za djelovanje / posao • Prikupljanje ideja i informacija – grupe omogućavaju prikupljanje ideja, informacija i sugestija • Testiranje i potvrđivanje odluka – testiranje valjanosti odluka • Koordinacija i povezivanje – koordinacija problema i zadataka • Povećanje odanosti i uključenosti i instituciju – uključivanje pojedinaca u planove i aktivnosti institucije • Pregovaranje i rješavanje sukoba – rješavanje nesuglasja i sukoba između različitih institucijskih jedinica, razina i funkcija • Grupa prema svrhama možemo podijeliti na: • Formalne grupe : • Formira ih institucija i uprava da bi ispunile specifične ciljeve i zadaće (npr. projektna grupa) • Sastavni dio strukture institucije • Neformalne grupe : • Nastaju spontano i neplanirano • Zadovoljavaju svrhe pojedinaca • Nastaju iz integracije ljudi • Interesne i prijateljske • Prednosti korištenja grupa • Povećanje radne uspješnosti : • često do izražaja dolaze energija i kreativnost • Vode poboljšanju kvalitete i brzine rada • Proširenje znanja i vještina: • Širenje znanja i vještina u timu • Povećanje fleksibilnosti institucije i brzine: • Širenjem vještina članova moguće je obaviti razne poslove i moguće je brzo reorganizirati tim i preusmjeriti ih na nove poslove • Prednosti korištenja grupa • Poboljšanje odlučivanja i rješavanja problema: • Grupno odlučivanje poboljšava kvalitetu odluka jer omogućuje kompletnije informacije i znanje • Veća motivacija i zadovoljstvo: • Velik utjecaj na motivaciju • Zadovoljava socijalne potrebe ljudi • Razvoj poštovanja • Smanjenje operativnih troškova: • Veća učinkovitost rada • Smanjenje troškova (manje razina odlučivanja) • Nedostaci korištenja grupa: • Preorijentacija moći • redistribucija moći promjenom osobe koja vodio neki dio posla • Troškovi koordinacije • Koordinacija grupe ljudi može koštati, posebno se troši vrijeme na odlučivanje i dogovore • Promjena sustava • Novi načini rada, evaluacije rada • Društveno zabušavanje • Neki članovi grupe ulažu manje truda • Sklonost rizičnijim odlukama • Ljudi u grupama ponekad odlučuju rizičnije • Prednosti i nedostaci veličina grupa • Prednosti manjih grupa: • Više interakcije i brža koordinacija • Veža razmjena informacija i bolja komunikacija • Vidljiv individualni doprinos i važnost • Motivacija i odanost grupnim ciljevima • Veća participacija i suradnja • Zadovoljstvo članova • Prednosti većih grupa: • Raznolikost ljudi, znanja i vještina • Veća podjela rada i usredotočenost članova na specifične zadatke • Kreativnost • Prenošenje i širenje znanja • Bolje rješavanje problema („više glava više zna”) • Nedostaci manjih grupa: • Manje ljudi, znanja i vještina • Sklonost grupnom mišljenju • Sklonost zatvaranju i konfliktnosti unutar grupa • Nedostaci većih grupa: • Više nesuglasica i sukoba • Formiranje podgrupa • Manje sudjelovanje, suradnja i odanost • Vjerojatnije socijalno zabušavanje • Teže se sagledava osobni doprinos i važnost svakog člana • Faze razvoja tima 1. Formiranje : članovi grupa se međusobno upoznaju i nastoje shvatiti kako se ponašati u grupi; voditelj tima osigurava uvjete za rad tima i potiče komunikaciju članova 2. Problemi : sukobi mišljenja i stavova; borbe za položaj i osobni interesi; upravljanje sukobima, poticanje suradnje i sudjelovanja 3. Normiranje : razvoj bliskijih odnosa, timske harmonije i jedinstva 4. Izvršavanje : uspješnom suradnjom postižu se zadani ciljevi; motiviranje članova tima da završe zadatak 5. Gašenje : rasformiranje tima nakon svršetka zadatka • Vrste timova • Brojne vrste i podjele, ovisno o kriterijima • Izdvojeni su najvažnije (one koji mogu imati više funkcija): • Grupe zadataka : privremene (dok traje zadatak); formiraju od različitih funkcija u instituciji • Grupe za odlučivanje : služe da pomoć u donošenju odluka vodstvu instituciju (npr. odbori, kulturna vijeća pri Ministarstvu kulture); formalne, trajne ili privremene grupe čija je svrha predlaganje i donošenje odluka; cilj je povećati kvalitetu odlučivanja • Grupe za rješavanje problema : zaposlenici različitih odjela (npr. NSK) koji se okupljaju s ciljem kako učiniti rad institucije boljim; grupa kvalitete • Projektni tim : za posebne svrhe; formiraju se izvan strukture institucije; privremena grupa • Kreativne grupe : razvoj novih ideja i pronalazak novih rješenja posebnih i jedinstvenih problema institucije; usmjereni na razvoj novih proizvoda, usluga, metoda rada itd.; uključuju ljude različitih profila i znanja • Kvaliteta tima • Temeljni uvjeti za postizanje kvalitete timova: • Izbor pravih članova : moraju posjedovati pravu kombinaciju znanja i vještina • Upravljanje socijalizacijom : uspostavljanje pravila za interakciju članova • Jačanje međusobnog povjerenja : uspješniji od onih koji ga nemaju • Uspješna komunikacija : česta i kvalitetna komunikacija • Upravljanje znanjem : znanja bitna za projekt tj. timski rad • Motiviranje i nagrađivanje : usmjerenost na uspješnost i vrednovanje uspjeha • Uspješnost i vođenje timova • Uvjeti uspješnosti timova: • Jasni ciljevi : znati ciljeve koje je potrebno postići • Relevantne vještine : kompetentni pojedinci s potrebnim stručnim i interpersonalnim vještinama • Međusobno povjerenje : vjerovanje u sposobnosti, karakter i integritet • Osjećaj grupnog identiteta : odanost • Uspješnost i vođenje timova • Dobre komunikacije : dobre komunikacije i povratne informacije • Kvalitetno vođenje tima : nužno za motiviranje i vođenje