4CEE | 1 4CEE Intranet 4CEE | 2 De aanleiding voor het ontwikkelen van een intranet bij 4CEE komt voort uit meerdere samenhangende ontwikkelingen. Allereerst is 4CEE recent samengevoegd van zes afzonderlijke entiteiten naar één organisatie. Deze samenvoeging naar één 4CEE vraagt om organisatiebrede samenwerking en uniforme werkwijze, waarbij documentatie niet langer versnipperd per entiteit kan worden opgeslagen, maar juist centraal en toegankelijk moet zijn voor alle medewerkers Daarnaast is 4CEE de afgelopen jaren sterk gegroeid in zowel medewerkers als werkzaamheden. Door deze snelle groei is het voor medewerkers steeds onduidelijker geworden waar welke documentatie opgeslagen moet worden en welk platform waarvoor gebruikt moet worden. Uit het onderzoek wat is uitgevoerd door Marloes Kooloos voor haar afstudeerproject blijkt uit wetenschappelijke bronnen dat effectieve kennisdeling door de organisatie heen een belangrijke bron is voor concurrentievoordeel (Argote & Ingram, 2000). Daarnaast benadrukken Koeleman (2019) en Danko & Crhová (2025) dat centrale informatievoorziening essentieel is voor effectieve samenwerking. Naast literatuur bevestigen ook interviews met medewerkers de noodzaak van een intranet. Verschillende medewerkers van de afdeling hr, sales, delivery en support geven aan dat zij knelpunten ervaren in het vinden en delen van documentatie. Zij benoemen dat informatie vaak verspreid staat over meerdere systemen en dat het onduidelijk is welke informatie leidend is. 4CEE | 3 In de huidige situatie is kennis en documentatie breed over de organisatie verspreid binnen verschillende systemen (Teams, Outlook, Jira, Confulence, SharePoint enzovoort). Hoewel deze systemen ieder hun eigen functie hebben, ontbreekt een centrale plek waar organisatiebrede documentatie overzichtelijk en actueel wordt opgeslagen. Door de samenvoeging van zes entiteiten naar één 4CEE is de vraag hiernaar nog groter. Uit interviews met medewerkers blijkt dat het regelmatig onduidelijk is waar documentatie is opgeslagen, wie verantwoordelijk is voor het bijhouden ervan en welke versie leidend is. Hierboven ziet u de één van de huidige onoverzichtelijke manier van kennisdeling. Hierbij gaat het in totaal om 35 verschillende chats waarin kennis gedeeld wordt. 4CEE | 4 In de gewenste situatie beschikt 4CEE over één centrale plek wat fungeert als startpunt voor zowel nieuwe medewerkers als huidige medewerkers. Hier is organisatiebrede documentatie te vinden. Denk hierbij aan hr-documenten, product portfolio’s, brochures, events en trainingen. Medewerkers weten waar informatie thuishoort en welke documenten actueel zijn. Het intranet ondersteunt daarnaast kennisdeling tussen afdelingen, waardoor samenwerking wordt bevorderd en overdrachtsmomenten soepeler verlopen. Nieuwe medewerkers kunnen sneller worden ingewerkt en bestaande medewerkers ervaren minder ruis en werkdruk. Door duidelijke richtlijnen en toegangsrechten is het beheer van informatie geborgd en blijft de inhoud betrouwbaar. De kern van de GAP die overbrugt kan worden met behulp van een intranet zit hem in het ontbreken van structuur en duidelijkheid in de huidige situatie. Terwijl de organisatie juist nu behoefte heeft aan overzicht, duidelijkheid en verbinding; passend bij één 4CEE. Het intranet vormt de brug tussen deze twee situaties door documentatie te centraliseren, samenwerking te ondersteunen en kennis organisatiebreed beschikbaar te maken. 4CEE | 5 De belangrijkse voordelen van SharePoint ten opzichte van andere platformen zijn hieronder opgesomd: 1. SharePoint is al beschikbaar binnen 4CEE als onderdeel van het Microsoft 365- pakket. Dit betekent dat er geen extra licentiekosten nodig zijn voor de aanschaf van een nieuw intranetplatform. In vergelijking met externe intranetoplossingen (zoals Sociabble, LumApps of Staffbase) is SharePoint daarmee een financieel aantrekkelijke keuze. 2. SharePoint integreert direct met tools die binnen 4CEE al intensief worden gebruikt, zoals Microsoft Teams, Outlook en OneDrive. Hierdoor sluit het intranet aan bij bestaande werkprocessen en hoeven medewerkers minder te schakelen tussen verschillende omgevingen. 3. SharePoint biedt uitgebreide mogelijkheden voor het centraal opslaan, structureren en categoriseren van documenten. Denk aan mappenstructuren, zoekfunctionaliteiten en versiebeheer. Dit verkleint de kans op dubbele of verouderde documenten en verhoogt de betrouwbaarheid van informatie. 4. SharePoint is geschikt voor zowel kleine als grote organisaties en groeit eenvoudig mee met de verdere ontwikkeling van 4CEE. Nieuwe afdelingen, projecten of functionaliteiten kunnen zonder grote aanpassingen worden toegevoegd. 5. Content vanuit SharePoint (zoals nieuwsberichten of belangrijke updates) kunnen eenvoudig worden gebruikt voor narrowcasting, waardoor het intranet ook visueel kan worden ingezet op schermen binnen de kantoren. SharePoint is voor 4CEE een logische keuze als intranetplatform omdat het kostenefficiënt, geïntegreerd, gebruiksvriendelijk en schaalbaar is. Het sluit aan bij bestaande systemen en ondersteunt de transitie naar één organisatiebrede manier van werken, passend bij de groei en samenvoeging naar één 4CEE. 4CEE | 6 Hieronder wat visuele voorbeelden van hoe we een SharePoint zouden kunnen visualiseren: We kunnen per afdeling een eigen pagina maken waar men documentatie kan uploaden. Deze afdelingen kunnen we in de (hier) paarse balk weergeven. Op de homepagina kunnen we interne en externe evenementen plaatsen zoals op de 1 e afbeelding ook links te zien is. Daarnaast kunnen belangrijke mededelingen als nieuwsbericht geplaats worden. 4CEE | 7 Stakeholders kunnen we opdelen in vier groepen: - Keep Satisfied: lage invloed en veel macht - Manage Closely: veel invloed en veel macht - Monitor: lage invloed en weinig macht - Keep informed: hoge invloed en weinig macht Keep S atisfied Niet van toepassing Manage Closely Management zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van documenten Directie geven akkoord voor het plan Monitor Alle medewerkers Keep informed Jan-Cees, Arlean en Marloes zijn verantwoordelijk voor het opstarten van het intranet en het vergaren van informatie uit de organisatie Simon toegang verlenen van rechten Om te kunnen starten met dit project zal Simon van Reenen aan Arlean, Marloes en Jan-Cees toegang moeten verlenen tot het bewerken van de huidige SharePoint. Zo kunnen zij een start maken met een mogelijke lay-out en homepage. 4CEE | 8