Aprenda 7 formas de otimizar seus processos fiscais Blog Contato Um guia para que em meio a todas as suas obrigações contábeis você não tenha problemas com o Fisco e otimize seu tempo Neste material vamos contextualizar a otimização de processos e passar formas de aplicar a técnica em sua empresa. Continue lendo! O sistema de impostos no Brasil é extremamente complexo e isso pode levar empresários e contadores à beira da insanidade. Brincadeiras à parte, os donos de empresas se preocupam com quanto dinheiro do orçamento será direcionado a impostos e obrigações acessórias. E contadores correm contra o tempo para que esse valor não aumente com multas e processos que podem acontecer por atrasos nas entregas de documentos e/ou informações incorretas. Ou seja, o cumprimento de prazos e a organização de documentos são essenciais para manter as finanças sob controle. Por isso, para que tudo saia como o seu planejamento, é importante implantar a otimização de processos fiscais. Dessa forma, os documentos ficam fáceis de localizar, as informações e datas ficam em ordem e você se preocupa bem-menos em ter problemas com a Receita Federal. Introdução Antes de falar sobre a otimização em si, é preciso falar sobre o que ela afeta. SPED Sistema Público de Escrituração Digital E a fim solucionar esses problemas a otimização precisou ser ainda mais elaborada e completa, para que mais uma vez não tivéssemos problemas com o Fisco. Isso nos leva ao próximo tópico. O SPED é o sistema que recebe todas as informações fiscais e contábeis das empresas. Isso engloba as três esferas: municipal, estadual e federal. Ele foi implementado pelo governo em 2007 com a intenção de modernizar a relação entre contribuinte e Fisco. Por essa razão, toda a papelada, que era preenchida a mão e ocupava muito espaço, foi movida para o ambiente virtual. Então, conseguimos entender que o SPED foi uma primeira tentativa de otimização dos processos fiscais, unindo as esferas e o local de envio. Na contramão, ainda tínhamos outros problemas como a demanda de tempo para preenchimento de documentos, chance de erro, atraso, possibilidade de perdê-los, ou até mesmo de não cumprir o período de guarda. Por que otimizar processos? Hoje, no Brasil, existem mais de 85 tipos de cobranças entre impostos, taxas e contribuições. Por conta do tamanho do compromisso tributário que as empresas têm, quanto mais simples for o fluxo de processos - com tarefas e atividades bem-claras e divididas - melhor. E justamente por isso a otimização é tão essencial. Ela consiste no mapeamento das atividades executadas na área contábil e administrativa da sua empresa, com o intuito de reduzir custos e riscos, aumentando a produtividade. O foco é encontrar pontos de melhoria, ou seja, identificação e eliminação de falhas e assim padronizar rotinas. Benefícios da otimização de processos fiscais É importante entender a fundo a importância da otimização de processos. Então, antes mesmo de apontar a melhor forma de fazê-la, vamos falar sobre os benefícios dela? Equipe mais ágil e produtiva Redução de erros, o que diminui refações Aumento da eficiência e da qualidade do trabalho Redução de custos pela eliminação de falhas Maior controle dos processos Escolha o regime tributário correto Em nosso país existe uma diversidade de empresas, o que demanda diferentes tipos de tributações. Por isso é importante escolher o regime tributário correto para que você lide somente com as tributações necessárias. As 7 formas de otimizar os processos fiscais Estão disponíveis 4 modalidades: Quando você escolhe o regime mais adequado, consequentemente, é cobrado somente pelas obrigações respectivas à modalidade escolhida. Simples Nacional Usado para micro e pequenas empresas Lucro Real Aplicado principalmente em grandes empresas, ou nas de atividade com baixa lucratividade Lucro Presumido Chamado assim porque realmente se faz uma projeção sobre o valor da receita brutas Lucro arbitrado Usado quando a Receita identifica problemas na prestação de contas da empresa Faça o mapeamento de processos e mantenha os métodos atualizados As 7 formas de otimizar os processos fiscais É necessário entender quais processos estão sendo feitos no momento e qual sua função exata. Então, em reunião com a equipe, crie um mapa. Entenda para que serve cada processo, quais atividades engloba, quem trabalha nele e quais os pontos negativos ele tem. Dessa forma, é mais fácil identificar quais serão mantidos, alterados ou excluídos do departamento. Na hora de reorganizar, use um fluxograma. Ele é útil para o gestor distribuir tarefas e acompanhar os processos de perto, já que cada ação fica registrada, sendo possível identificar o responsável e o plano de contingência rapidamente em caso de falha. Capacite sua equipe e saiba delegar funções As 7 formas de otimizar os processos fiscais Para que sua equipe atenda às suas expectativas, é necessário que ela saiba o que precisa ser feito. Dessa forma, investir em capacitação é um ativo que trará retornos para a empresa em médio e longo prazo. Junto a isso, é preciso aprender a delegar funções e monitorar o desempenho do seu time. Pois, de acordo com o dito popular, “uma andorinha sozinha, não faz verão”. Entenda: um único gestor não consegue abraçar todas as funções para que elas saiam exatamente como estão em sua cabeça. Portanto, aplicar os três itens – investir em capacitação, delegar funções e monitorar o desempenho da equipe - faz todo o sentido. Profissionais capacitados saberão como agir diante das tarefas designadas. E você precisará somente monitorar as atividades com o intuito de identificar falhas ou problemas e propor o reajuste. Compliance é importante As 7 formas de otimizar os processos fiscais Os processos fiscais são suscetíveis a erros, sejam eles uma possível fraude ou oriundos da complexidade do sistema tributário. É por isso que se torna importante, na otimização de processos, que você se preocupe com a segurança de dados e com a conformidade da legislação. A ideia aqui é que você e sua equipe busquem maneiras de atuar proativamente em conformidade jurídica e ética. A sua empresa pode garantir o compliance fiscal e tributário ajudando a construir políticas, diretrizes e regras para que o negócio não infrinja a lei. Elabore um calendário fiscal e organize suas prioridades As 7 formas de otimizar os processos fiscais O Fisco trabalha com prazos definidos e que não podem ser esquecidos ou deixados de lado, já que o atraso ou não apresentação de documentos e impostos é punido com multas, juros e até sanções. A melhor forma de saber por onde começar é saber quando cada prazo termina. Por isso, a elaboração de um calendário fiscal está no coração de um projeto de otimização de processos, pois com ele é possível visualizar com clareza o vencimento de cada tributo e obrigação fiscal, possibilitando um planejamento prévio a prestação de contas. Não se esqueça de compartilhar esse calendário com a equipe de profissionais que trabalham na área fiscal, assim eles podem organizar suas prioridades. Trabalhe com periodicidade As 7 formas de otimizar os processos fiscais Algumas coisas precisam acontecer regularmente para que sua otimização seja mais eficiente. A primeira delas é se manter informado. Na área contábil, as mudanças são constantes, por isso é necessário manter a leitura em dia, principalmente de sites e conteúdos especializados. A segunda é em relação à auditoria, ela vai revisar todos os processos da empresa e com isso apontar a maturidade da gestão fiscal. Auditorias devem ser feitas de forma regular com cunho preventivo, pois dessa forma garantem a qualidade do departamento e geram informações valiosas para os gestores em relação a quais processos fiscais precisam ser melhorados. Por fim, backups. Pode parecer algo irrelevante, mas perder informações é algo inaceitável em um setor como o fiscal! É muito importante para a empresa manter um histórico de transações, principalmente, por questões como o tempo de guarda demandado pela Receita Federal. Uma opção é salvar os dados na nuvem para evitar problemas futuros, o que facilita também a conexão com outros sistemas e softwares que usam o mesmo tipo de armazenamento. Invista em automação As 7 formas de otimizar os processos fiscais Sistemas de automação permitem o compartilhamento de documentos e arquivos de forma fácil, rápida, prática e segura. Esse tipo de ferramenta é relevante por aumentar a produtividade, otimizar recursos e evitar erros.