CAHIER SPECIAL DES CHARGES MARCHE PUBLIC DE SERVICES Procédure négociée directe avec publication préalable Rénovation et valorisation de l'espace Kama ra en maison de village et logements AUTEUR DE PROJET ADMINISTRATION COMMUNALE DE BERNISSART 2 Table des matières 1. Dispositions administratives 1.1 Description du marché 1.2 Identité de l'adjudicateur 1.3 Procédure de passation 1.4 Fixation des prix 1.5 Motifs d'exclusion et sélection qualitative 1.6 Forme et contenu des offres 1.7 Dépôt des offres 1.8 Ouverture des offres 1.9 Délai de validité 1.10 Critères d'attribution 1.11 Choix de l'offre 1.12 Budget 1.13 Présentation du projet 1.14 Étapes du processus d'attribution 1.15 Dispositions particulières liées à l'offre Il. Dispositions contractuelles 11.1 Fonctionnaire dirigeant 11.2 Sous - traitants 11.3 Assurances 11.4 Cautionnement 11.5 Clause de réexamen : révisions de prix 11.6 Durée 11.7 Conditions générales de paiement 11.8 Plans de détail et d'exécution 11.9 Réception 11.10 Force majeure 11.11 Pénalités 11.12 Obligations et responsabilités de l'auteur de projet 11.13 Fin de mission 11.14 Protection des données Ill. Description des exigences techniques 111.1 Programme 111.2 Missions 111.3 Honoraires 111.4 Détermination du coût des travaux 111.5 Conseillers techniques ou autres 111.6 Participation aux réunions Annexe A: Formulaire d'offre Annexe B : Attestation de visite 3 Pouvoir adjudicateur Nom : Commune de Bernissart - PCDR Adresse : 76 rue du Fraity - 7321 Bernissart Personne de contact: Lucile Savignat Téléphone : 069/59.05 64 E - mail: lucile.savignat@bernissart.be Procédure de passation Procédure préalable négociée directe avec publication Date et heure limites de dépôt des offres Les offres doivent être déposées sur la plateforme eTendering. La date et l'heure limites de réception des offres sont mentionnées dans l'avis de marché. MARCHÉ PUBLIC DE SERVICES PROCÉDURE NÉGOCIÉE DIRECTE AVEC PUBLICATION PRÉALABLE RÉNOVATION ET VALORISATION DE L'ESPACE KAMARA EN MAISON DE VILLAGE ET LOGEMENTS CAHIER DES CHARGES 4 1. Dispositions administratives Réglementation en vigueur 1. Loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics et ses modifications ultérieures. 2. Arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques et ses modifications ultérieures. 3. Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et ses modifications ultérieures. 4. Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures, de services et de concessions, et ses modifications ultérieures. 5. Règlement général pour la protection du travail (RGPT), Loi sur le bien - être et Code du bien - être au travail. 6. Loi du 11 février 2013 prévoyant des sanctions et des mesures à l'encontre des employeurs de ressortissants de pays tiers en séjour illégal. Dérogations, précisions et commentaires Dérogation à l'obligation de cautionnement prévue à l'article 25 de l'arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution et ce, conformément à l'article 9 de l'arrêté royal du 14 janvier 2013 précité. 1.1 Description du marché Objet des services: auteur de projet pour la rénovation et la valorisation de l'espace Kamara en maison de village et logements. Commentaire : Mission complète d'architecture (en ce compris stabilité, infrastructures, acoustique, chauffage, sanitaire, ventilation, électricit é, sécurité, accessibilité, signalisation, énergie renouvelable) relative à la rénovation et à la valorisation de l'espace Kamara de Bernissart en maison de village et logements La mission d'auteur de projet sera scindée en 3 phases : - Phase 1 : Diagnostic/ Relevé/ Esquisse/ Avant - projet - Phase 2 : Projet - Phase 3 : Exécution du projet. 1.2 Identité de l'adjudicateur Commune de Bernissart 76 rue du Fraity - 7320 Bernissart 1.3 Procédure de passation Le présent marché est passé par procédure négociée directe avec publication préalable conformément à l'article 41, par. 1 •r, 1 ° de la loi. 5 Le pouvoir adjudicateur attend de l'auteur de projet la créativité nécessaire à la proposition de solutions, voire de l'adaptation du programme en regard de sa propre analyse du contexte, des contraintes et des enjeux du projet. 1.4 Fixation des prix Le présent marché consiste en un marché à prix global exprimé en pourcentage du montant final des travaux (calculé sur le coût total HTVA des travaux, révisions comprises) et forfaitairement pour les prestations des études techniques, de la coordination sécurité - santé et du responsable PEB. 1.5 Motifs d'exclusion et sélection qualitative Le formulaire d'offre doit être accompagné des pièces suivantes : Situation juridique du soumissionnaire (motifs d'exclusion) Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire atteste qu'il ne se trouve pas dans un des cas d'exclusion décrits aux articles 61 à 63 de l'arrêté royal du 18 avril 2017. Le pouvoir adjudicateur vérifiera l'exactitude de cette déclaration sur l'honneur implicite dans le chef du soumissionnaire dont l'offre est la mieux classée et vérifiera le respect des obligations fiscales (ONSS et dettes fiscales) à propos de tous les soumissionnaires dans les 20 jours de l'introduction des offres. Le pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité d'inviter les soumissionnaires à compléter ou à expliciter les renseignements et documents concernés et à quel que stade que ce soit de la procédure, d'informer par tous moyens qu'il juge utiles, de la situation de tout soumissionnaire. Cependant, les documents suivants doivent être fournis lors de l'introduction de l'offre : Un extrait du casier judiciaire ou un document équivalent dont il résulte que le soumissionnaire n'a pas fait l'objet d'une condamnation ; n'est pas en état de faillite ou de liquidation ; n'a pas fait l'objet d'une condamnation pour tout délit affectant s a moralité professionnelle Si le soumissionnaire est un travailleur indépendant, il devra fournir une attestation délivrée par l'INASTI confirmant que le soumissionnaire est en règle quant à ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale des travailleurs indépendants. Capacité économique et financière du soumissionnaire (critères de sélection) No Critères de sélection 1 Une attestation d'assurance en responsabilité civile décennale des architectes. • La couverture minimum est (euros): 0 1.500.000,00 € par sinistre pour les dommages qui résultent de lésions corporelles ; 0 500.000,00 € par sinistre pour les dommages matériels et immatériels qui en résultent 0 450.000,00 € par sinistre pour les dommages immatériels purs confondus; 0 10.000,00€ par sinistre pour les objets confiés 6 Capacité technique et professionnelle du soumissionnaire (critères de sélection) Le candidat doit démontrer l'expérience dans ce type de mission en fournissant la preuve d'au moins une réalisation au cours des 3 dernières années au ma x imum po r tant sur la rénovation et la valorisation d'un espace d'un volume similaire à celui du bâtiment faisant l'objet du marché en maison de village pour un montant de 1 000 000,00 € par ouvrage. 1.6 Forme et contenu des offres Le soumissionnaire établit son offre en français et complète l'inventaire sur le modèle annexé au cahier des charges le cas échéant. Si le soumissionnaire établit son offre sur d'autres documents que le formulaire prévu , il supporte l'entière responsabilit é de la parfaite concordance entre les documents qu'il a utilisés et le formulaire. Tous les documents établis ou complétés par le soumissionnaire ou son mandataire sont datés et signés par celui - ci. Lorsque l'offre est signée par un mandataire, celui - ci mentionne clairement son (ses) mandant(s) Le mandataire joint à l'offre l'acte authentique ou sous seing privé qui lui accorde ses pouvoirs ou une copie de la procuration. Toutes ratures, surcharges et mentions complémentaires ou mo dificatives , tant dans l'offre que dans ses annexes, qui seraient de nature à influencer les conditions essentielles du marché, telles que les prix , les délais , les conditions techniques, doivent également être signées par le soumissionnaire ou son mandataire. Le soumissionnaire établit son offre de manière claire et précise en séparant les honoraires de la mission d'architecture des autres honoraires Contenu de l'offre - Deux panneaux de dimension A0 (soit 84 cm x 120 cm) et un dossier au format A3 reprenant au minimum pour le projet proposé : ► les plans des différents niveaux; ► des coupes longitudinales/transversales et les élévations; ► une vue en 3D. - Une note de maximum 2 pages A4 expliquant la philosophie du concept architectural et les moyens mis en œuvre pour répondre aux spécificités du projet - Une note de maximum 1 page A4 relative à la stratégie liée à la durabilité du projet ainsi qu'une approche pour minimiser les coûts d'exploitation. - Une note de maximum 1 page A4 relative aux options proposées en matière de stabilité - Une note de maximum 1 page A4 relative aux options proposées en matière de techniques spéciales - Une note de maximum 1 page A4 relative aux options proposées en matière de signalétique. - Une première approche entre les options architecturales proposées par le candidat et l ' enveloppe financière disponible Cette approche précisera sur quelle base le calcul a été fait (au pourcentage , au m2, sur base de prix unitaires...) et ce qu'il comprend, ceci en fonction des différentes disciplines en présence (architecture, stabilité, techniques spéciales, etc ), ainsi que la méthodologie proposée pour assurer la maîtrise du budget tout au long du processus d'étude et de réalisation. - Une offre pour les honoraires des prestations de l'architecte (mission complète). Entendu que le montant total des honoraires pour la mission d'architecture est exprimé en% du montant total des travaux envisagés. 7 - Une offre pour les honoraires non repris dans les prestations de l'architecte ainsi que la clé de répartition des honoraires dédiés à chaque compéten ce. Le montant total des honoraires pour ces prestations est exprimé en€ et est un montant forfaitaire. Visite des lieux Le soumissionnaire est tenu d'effectuer une visite des lieux. Afin de visualiser l'endroit concerné par les travaux dont question au présent cahier spécial des charges, des accès et moyens de communication au site, une visite sur place devra avoir lieu. La date et l'heure de la visite des lieux devront être convenues avec Mme SAVIGNAT Lucile (lucile.savignat@bernissart.be - tél. 069/59 05.64), cette visite des lieux est obligatoire. L'attestation de visite sera complété e par le pouvoir adjudicateur pour chaque candidat soumissionnaire à l'issue de celle - ci. Le soumissionnaire joint à son offre l'attestation en annexe correctement complétée. Sous - traitance Le soumissionnaire indique dans son offre la part du marché qu'il a l'intention de sous - traiter ainsi que les sous - traitants proposés, si connus. 1. 7 Dépôt des offres Conformément à l'article 14, par 7 de la loi, les soumissionnaires déposent leur offre sur la plateforme eTendering : https://eten.publicprocurement.be La date et l'heure limites de réception des offres sont annoncées dans l'avis de marché. L'offre et ses annexes sont signées de manière globale par l'apposition d'une signature sur le rapport de dépôt y afférent. Seuls les rapports de dépôt relatifs à l'offre initiale et à l'éventuelle offre finale doivent être signés. Le rapport de dépôt visé doit être revêtu d'une signature électronique qualifiée émise par la ou les personne(s) compétente(s) ou mandatée(s) à engager le soumissionnaire. Lorsque le rapport de dépôt est signé par un mandataire, celui - ci mentionne clairement son (ses) mandant(s). Le mandataire joint l'acte électronique authentique ou sous seing pr ivé qui lui accorde ses pouvoirs ou une copie scannée de la procuration. Il fait, le cas échéant, référence au numéro de l'annexe du Moniteur belge qui a publié l'extrait de l'acte concerné, en mentionnant la/les page(s) et/ou le passage concernés L'offre et ses annexes sont rédigées en langue française. Chaque soumissionnaire n'est autorisé à déposer qu'une seule offre à la fois. L'offre contient les documents suivants : - L'inventaire dûment complété; - Le formulaire de soumission, tel qu ' annexé au présent cahier de charges, dûment complété; - Les documents et preuves exigés au titre de critère(s) de sélection qualitative; - Si l'offre est déposée par une personne morale, elle est accompagnée des statuts ou actes de société et de toute modification des informations relatives à ses administrateurs ou gérants; 8 - Si l'offre est déposée par un mandataire, elle est accompagnée d'une copie de l'acte authentique ou sous seing privé ou de la procuration qui lui accorde ses pouvoirs. 1.8 Ouverture des offres Il n'y a pas d'ouverture des offres en séance publique. 1.9 Délai de validité Le soumissionnaire reste lié par son offre pendant un délai de 120 jours de calendrier, à compter de la date limite de réception des offres. 1.10 Critères d'attribution No ,· - - Description •.· ' Pondération 1 Qualité architecturale 40 Parti pris architectural dans sa globalité et pertinence des solutions apportées 2 Réponse aux besoins 50 - performance et fonctionnalité de l'équipement; - réponse aux attentes énumérées dans le programme ; - rationalisation et partage d'espace ; - polyvalence et adaptabilité (capacité à répondre à des utilisations multiples et vision prospective}. 3 Développement durable et économie d'énergie 20 Notamment: - maîtrise de la consommation énergétique ; - maîtrise des consommations d'eau ; - maîtrise des rejets dans l'environnement; - adéquation des moyens ; - robustesse, fiabilité et pérennité des solutions ; - mesure de l'empreinte écologique du projet; - pertinence d'utilisation des énergies renouvelables ; 4 Coût 20 - optimalisation de l'investissement:rapport entre la performance du projet et son coût dans les limites définies. - perspectives en terme de coût d'exploitation et durée de vie du bâtiment eu égard aux stratégies durables développées par les auteurs de projet; 5 Honoraires d'architecture 50 Montant des honoraires relatifs à l'étude d'architecture (mission complète} exprimé en pourcentage du montant des travaux. 6 Honoraires des études / 20 9 Honoraires relatifs : - au prestation d'un géomètre ; - à la mission de coordinateur sécurité santé ; - à la mission de responsable PEB - aux études : - de stabilité ; - des techniques spéciales ; - relatives aux économies d'énergie ; - sur la signalétique (intérieure et extérieure). Le montant de ces honoraires est un montant forfaitaire. Pondération totale des critères d'attribution : / 200 Une certaine valeur a été attribuée à chaque critère. Sur base de l'évaluation de tous ces critères, tenant compte de la valeur attribuée à chacun, le marché sera attribué au soumissionnaire présentant l'offre économiquement la plus avantageuse du point de vue du pouvoir adjudicateur. 1.11 Choix de l'offre Le pouvoir adjudicateur choisit l'offre économiquement la plus avantageuse (en tenant compte des critères d'attribution) Par la présentation de son offre, le soumissionnaire accepte toutes les clauses du Cahier des Charges et renonce à toutes les autres c onditions. Si le pouvoir adjudicateur constate, lors de l'analyse des offres, que le soumissionnaire a ajouté des conditions qui rendent l'offre imprécise ou si le soumissionnaire émet des réserves quant aux conditions du Cahier des Charges, le pouvoir adj udicateur se réserve le droit de considérer l'offre comme substantiellement irrégulière. 1.12 Budget Le budget «Travaux» du projet pour la rénovation et la valorisation de l'espace Kamara en maison de village et logements est fixé à 1738412,50 Euros (TVA comprise). 1.13 Présentation du projet Le pouvoir adjudicateur est le Collège communal de la Commune de Bernissart. Les soumissionnaires devront exposer leur projet devant : - 5 représentants du Maître de l'Ouvrage; - 1 représentant de la Direction Générale Opérationnelle 3; - 1 représentant de la Commission Locale de Développement Rural; - 1 représentant de la Fondation Rurale de Wallonie; - 1 représentant du monde associatif Aucun soumissionnaire ne pourra être lié de façon directe (bureau d'architecture ou d'étude, parenté, autorité professorale, ...) à l'un de ces représentants. 10 1.14 Étapes du processus d'attribution Première étape Chaque soumissionnaire est invité à prendre connaissance du présent cahier des charges et des documents en annexe afin d'entamer la réflexion. Deuxième étape Chaque soumissionnaire est invité à la visite des lieux, après en avoir averti le pouvoir adjudicateur. Troisième étape Le soumissionnaire remet son offre à la date indiquée. Quatrième étape Les soumissionnaires exposent verbalement leur projet pendant 30 minutes maximum Un temps de 15 minutes est ensuite consacré aux questions/réponses. Cinquième étape Les résultats sont annoncés aux soumissionnaires et le marché est attribué par le Pouvoir adjudicateu r. Il. Dispositions contractuelles Cette deux i ème partie fixe la procédure relative à l'exécution du marché. Pour autant qu ' il n ' y soit pas dérogé , l'arrêté royal du 14 janvier 2013 et ses modifications ultérieures établissant les règles générales d'exécution des marchés publics est d ' application 11.1 Fonctionnaire diri geant Le collège communal est le fonctionnaire dirigeant du marché conformément aux dispositions du Code de la démocratie locale et de la décentralisation. En application des dispositions de l'article L1222 - 4 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le Collège communal est le seul organe compétent habilité à contrôler l'exécution du marché. Le Collège communal est représenté par : Nom : Monsieur Roger Vanderstraeten, Bourgmestre Madame Véronique Bilouet , Directrice générale Adresse : Rue du Fraity, 76 - 7320 Bernissart Téléphone : 069/59 00 72 E - mail : bourgmestre@bernissart be L'agent traitant : Nom : Madame Savignat Lucile Adresse: Rue du Fraity, 76 - 7320 Bernissart Téléphone : 069/59.05 64 E - mail: lucile savignat@bernissart be 11.2 Sous - traitants Le soumissionnaire peut faire valoir les capacités de sous - traitants ou d'autres entités Dans ce cas , il joint à son offre les documents utiles desquels ressort l'engagement de ces sous - traitants ou entités de mettre les moyens nécessai r es à la disposition du soumissionnaire. 11 Si un opérateur économique souhaite recourir aux capacités d'autres entités pour sa sélection qualitative en ce qui concerne les critères relatifs aux titres d'études et professionnels ou à l'expérience professionnelle pertinente, l'opérateur économique est t enu de travailler avec ces sous - traitants désignés lors de l'exécution du marché. Le recours à d'autres sous - traitants est soumis à l'accord préalable du pouvoir adjudicateur. En application de l'article 74 de l'AR du 18 avril 2017, le soumissionnaire ind ique dans son offre la part du marché qu'il a éventuellement l'intention de sous - traiter ainsi que les sous - traitants proposés. L'adjudicataire demeure responsable envers le pouvoir adjudicateur lorsqu'il confie tout ou partie de ses engagements à des sous - traitants. Le pouvoir adjudicateur ne lie aucun lien contractuel avec ces sous- traitants Ces sous - traitants ne peuvent se trouver dans un des cas d'exclusion visés à l'article 67 de la loi du 17 juin 2016, hormis le cas où l'e ntrepreneur, le fournisseur ou le prestataire de services concerné, conformément à l'article 70 de la loi, démontre vis - à - vis du pouvoir adjudicateur avoir pris les mesures suffisantes afin de prouver sa fiabilité. 11.3 Assurances L'adjudicataire contracte les assurances couvrant sa responsabilité en matière d'accidents de travail et sa responsabilité civile vis - à - vis des tiers lors de l'exécution du marché. Dans un délai de trente jours à compter de la conclusion du marché, l'adjudicataire justifie qu'il a souscrit ces contrats d'assurances, au moyen d'une attestation établissant l'étendue de la responsabilité garantie requise par les documents du marché. A tout moment durant l'exécution du marché, l'adjudicataire produit cette attestation, dans un délai de quinze jours à compter de la réception de la demande du pouvoir adjudicateur. 11.4 Cautionnement Le cautionnement n'est pas demandé car le présent marché s'adresse à des bureaux d'architecture, entités bénéficiant de moins de liquidités que d'autres entreprises. Le Pouvoir adjudicateur considère, en outre, avoir suffisamment de garanties quant à la bonne exécution du marché via la preuve de la souscription du candidat à une assurance professionnelle ainsi que via la ventilation des paiements. En effet, une partie des honoraires étant libérables à la réception provisoire et à la réception définitive, ceci constitue une garantie de même nature que le cautionnement. 11.5 Clause de réexamen : révisions de prix Il n'y a pas de révision des prix pour ce marché. 11.6 Durée Le projet définitif approuvé par la CLDR et le Conseil communal devra être communiqué pour le _3 .. c \ c.e, \ '1. r.. ...2.o. - l. au plus tard au pouvoir subsidiant. Chacun des délais fixés est considéré comme un délai de rigueur. Le non - respect de ceux - ci entraînera l'application des dispositions prévues aux articles 46 et 154 de l'A R. du 14/01/2013. 12 Phase 1 « Diagnostic/ Relevé/ Esquisse/ Avant - projet» Prestations : - Consultation du public (CLDR et citoyens) avant esquisse - Remise de l'avant - projet (plans et métré estimatif) - Présentation de l'avant - projet au Collège communal - Présentation de l'avant - projet à la CLDR - Remise de l'avant - projet définitif Nombre de jours ouvrables maximum pour l'ensemble des prestations : 80 jours ouvrables Phase 2 « Projet » Prestations : - Projet 60 jours ouvrables - permis d'urbanisme 20 jours ouvrables - rédaction des procès - verbaux de réunion et transmission 2 jours ouvrables Pour la phase 2, élaboration du permis d'urbanisme et du projet, les délais prennent cours à partir de la notification de l'approbation officielle de l'avant - projet. Phase 3 « Exécution du projet » Le pouvoir adjudicateur spécifie le nombre de jours ouvrables ou de calendrier maximum pour chaque étape: Prestations : - rapport d'analyse des offres 20 jours ouvrables - plans et détails d'exécution (pendant chantier) 5 jours ouvrables - décompte final et procès - verbaux de réception 15 jours ouvrables - procès - verbaux de constat, rapports sur essais 3 jours ouvrables - correction et adaptation documents (phase étude et projet) 2 jours ouvrables - rédaction des procès - verbaux de réunion et transmission 2 jours ouvrables - analyse des états d'avancement et proposition de paiement 5 jours ouvrables Pour la phase 3, les délais prennent cours : - Pour le rapport d'analyse des offres : à partir du jour d'ouverture des soumissions; - Pour les plans et détails d'exécution: à partir de la demande du maître d'ouvrage durant le chantier - Pour le décompte final et les procès - verbaux de réception : à partir du jour de la réception provisoire ou définitive selon le cas; - Pour les procès - verbaux de carence : à partir de la constatation de l'infraction; - Pour la correction et l'adaptation des documents (phase étude et projet) : à partir de la date d'envoi du courrier de l'administration ou de la réunion sollicitant les modifications; - Pour la rédaction des procès - verbaux de réunion et leur transmission à toutes les parties : à partir de la réunion; - Pour l'analyse des états d'avancement et la proposition de paiement: à partir de leur réception. Ces délais ne comprennent pas le temps nécessaire aux concertations, consultations et enquêtes publiques, ni avis, adoptions et approbations par le pouvoir adjudicateur ou les autorités supérieures. Les délais sont suspendus en fin de chaque phase entre le dépôt des documents et la notification de l'approbation du Collège 13 ► ► En outre, les délais peuvent également être suspendus si des renseignements indispensables à l ' élaboration des documents ne peuvent être obtenus à temps, indépendamment de la volonté de l'auteur de projet L'auteur de projet avertira le pouvoir adjudicateur de ces retards par courrier postal recommandé Les périodes d'attente que ce soit pour des dé cisions ou des interventions de la part du Conseil Communal , du Collège, du pouvoir de tutelle ou d'autres sont déduites 11.7 Conditions générales de paiements Il. 7.1 Répartition en tranches Honoraires d'architecture Le pouvoir adjudicateur s'engage à respecter les modalités de paiement reprises ci - après, chaque tranche constituant un acompte sur le règlement final des honoraires Le paiement se fera selon la répartition reprise ci - dessous: - Pour la phase 1 « Diagnostic/ Relevé/ Esquisse/ Avant - projet» : 100% de la phase 1 - Pour la phase 2 « Projet» : 100% des honoraires phase 2 - Pour la phase 3 « Exécution du projet» : le paiement des honoraires phase 3 sera effectué par tranches telles que définies ci - dessous : Adjudication 20 % Suivi du chantier 60 % Réception provisoire et décompte 15 % Réception définitive 5 % Honoraires des études Les modalités de paiement pour ces missions sont les suivantes : Première tranche : 50 % à la remise du dossier de mise en adjudication Deuxième t r anche : 25 % au fur et à mesure de l'avancement des travaux et des réunions hebdomadaires Troisième tranche : 25 % à la fin des travaux (réception provisoire) Il. 7.2 Mode de facturation Toute tranche de paiement fera l'objet d'une note d'honoraires , valant déclaration de créance, que l ' Auteur de Projet doit introduire auprès du pouvoir adjudicateur et qui doit être soumise à l'approbation de celui - ci. Dès notification de cette approbation , l'Auteur de Projet établira une facture par vo i e électronique faisant référence à la note d'honoraires approuvée et mentionnant la taxe sur la valeur ajoutée. Le p ouvoir adjudicateur dispose d'un délai de vérification de 30 jours de calendrier à compter de la date de la fin totale ou partielle des services, pour procéder aux formalités de réception et en notifier le résultat au prestataire de services Le paiement d u montant dû au prestataire de services doit intervenir dans le délai de paiement de 30 jours de calendrier à compter de la date de fin de la vérification, pour autant que le pouvoir adjudicateur soit, en même temps , en possession de la facture régulièrement établie ainsi que des autres documents éventuellement exigés 11.8 Plans de détail et d'exécution En cas de besoin, le prestataire de service fournira au Collège communal représenté par le fonctionnaire dirigeant les documents demandés dans les délais fixés dans le présent cahier spécial des charges. ► ► ► 14 L'ensemble des documents sera obligatoirement soumis à l ' approbation du pouvoir adjudi cateur et fourni en nombre suffisant. Le prestataire de service est tenu de mettre à disposition du pouvoir adjudicateur tous les documents sur support informatique Tous les plans seront sous format informatique. Les documents devront être fournis en : - 5 exemplaires pour le diagnostic complet du village ; - 5 exemplaires pour l'esquisse; - 5 exemplaires pour les documents intermédiaires de travail ; - 5 exemplaires pour l ' avant - projet; - 10 exemplaires pour les documents de demande de pe r mis d'urbanisme; - 10 exemplaires pour les documents de soumission; - 5 exemplaires pour les procès - verbaux de réunion; - 5 exemplaires pour les documents d'analyse des décomptes; - 5 exemplaires de rapports pour les procès - verbaux de réception provisoire et définitive - 3 exemplaires du dossier de l'ouvrage exécuté. Les plans et textes seront également fournis sur support informatique. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de procéder lui - même à la reproduction des documents dactylographiés et cartographiques en vue de les diffuser aux membres du SPW, de la FRW , des pouvoirs subs i diants, du Conseil Communal , du Collège Communal, du Service d ' incendie , aux membres de la CLDR ou autres, pour pouvoir en débattre aux différentes réunions de présentation ou d'information 11.9 Réception A l'expiration du délai de 30 jours qui suivent le jour fixé pour l'achèvement de la totalité des services, il est selon le cas dressé un procès - verbal de réception ou de refus de réception du marché Lorsque les services sont terminés avant ou après cette date, il appartient au prestataire de services d ' en donner connaissance par envoi recommandé ou envoi électronique assurant de manière équivalente la date exacte de l'envoi au fonctionnaire dirigeant et de demander, par la même occasion, de procéder à la réception. Dans les 30 jours qui suivent le jour de la réception de la demande du prestataire de services , il est dressé selon le cas un procès - verbal de réception ou de refus de réception. 11.10 Force majeure L' Administration communale pourra se prévaloir , vis - à - vis de l ' adjudicataire, des retards, carences ou renoncement des pouvoirs subsidiants pour différer , suspendre, voire même arrêter définitivement l ' exécution des travaux. En pareil cas, le pouvoir adjudicateur ne sera redevable vis - à - vis de l ' adjudicataire que des montants des honoraires correspondant aux prestations déjà accomplies par celui - ci. 11.11 Pénalités Sauf cas de force majeure, tout retard imputé à !'Auteur de Projet se verra sanctionné par des pénalités Si les délais fixés ne sont pas respectés par !'Auteur de Projet , le Maître de !'Ouvrage peut , après mise en demeure, exiger le paiement d'une indemnité pour retard fixée à 25/,00 euros par jour calendrier Le Maître 15 de l'ouvrage se réserve le droit de l'appliquer par retenue lors du paiement des tranches d'honoraires Les pénalités sont limitées à 5% du montant total des honoraires. 11.12 Obligations et responsabilités de l'auteur de projet L'Auteur de Projet s'engage à établir ses projets, plans de détails et prescriptions techniques et administratives au cahier spécial des charges, conformément à la législation en vigueur et à se référer, pour le surplus, aux documents officiels ainsi qu'aux documents faisant autorité en la matière. L'Auteur de Projet ne peut, sans accord écrit du Maître de l'Ouvrage, modifier en cours d'exécution l'entreprise approuvée sauf pour d e minimes adaptations nécessaires au bon déroulement du chantier et qui n'engagent pas financièrement le Maître de l'Ouvrage, ou en cas d'urgence, lorsqu'il s'agit de cas graves, de force majeure, ou de situations risquant d'entraîner des accidents. Dans tous les cas, l'Auteur de Projet s'engage à informer sans délai et par écrit le Maître de l'Ouvrage. L'auteur de projet assume les responsabilités des erreurs ou omissions dont sont entachées les études, plans et documents fournis par lui et par ses sous - traitants éventuels et des conséquences qui en découlent. Le contrôle et l'approbation totale ou partielle des études, plans ou autres documents par les services techniques de la commune ou par des administrations de tutelle ne dégage pas l'auteur de projet de sa responsabilité. L'auteur de projet ne peut, en aucune façon, faire modifier, en cours d'exécution, les travaux approuvés. Les travaux complémentaires ou modificatifs ne pourront être ordonnés qu'après avoir obtenu l'accord écrit préalable du pouvoir adjudicateur. Si une modification ordonnée par le pouvoir adjudicateur est apportée aux documents dûment approuvés, sans l'accord de l'auteur de projet, celui - ci voit sa responsabilité dégagée pour la partie modifiée A partir de la réception provisoire des travaux qui ont motivé son intervention, l'auteur de projet est garant vis - à - vis du pouvoir adjudicateur dans les termes des articles 1792 et 2270 du Code Civil. 11.13 Fin de mission 11.13.1. Fin de mission tacite L'auteur de projet est en droit de considérer sa mission terminée si, dans un délai de trente - six mois à partir de la remise d'une phase, les modifications ne sont pas précisées ou la phase suivante n'est pas commandée. Dans ce cas, la commune réglera les honoraires afférents aux prestations accomplies. Le fait de ne pas passer commande à l'auteur de projet de la totalité des phases de la mission ne constitue pas une résiliation donnant droit à indemnités 11.13.2 Fin de mission express L'exécution successive de l'ensemble des phases de la mission d'auteur de projet est subordonnée aux conditions ci - après : - Approbation et acceptation de l'avant - projet par l'administration des pouvoirs adjudicateur et subsidiant; - Délivrance du permis d'urbanisme par les services régionaux; - Approbation du projet par le Ministre et octroi d'une promesse de principe de subsides dans le cadre d'une convention réalisation. En conséquence, le maître de l'ouvrage pourra, sans indemnité, mettre fin à la présente convention à l'issue des phases 1 et 2 de la mission 16 11.13.3 Carence de l'auteur de projet En complément à l'article 62 de l'A.R. du 14/01/2013, si l'auteur de projet manque gravement à ses obligations, donne preuve d'incompétence, de négligence ou ne respecte pas les délais imposés, le pouvoir adjudicateur dressera un procès - verbal de constat dont une copie sera envoyée à l'adjudicataire par lettre recommandée. Si l'adjudicataire ne fait pas valoir des moyens de défense acceptables dans les conditions prévues par la loi, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de mettre fin au présent contrat sans autre formalité que l'envoi d'une lettre recommandée. Dans le cas d'une résiliation pour carence de l'auteur de projet, les honoraires seront calculés au prorata des devoirs effectivement remplis conformément à l'article 63 de l'A.R. du 14/01/2013. 11.14 Protection des données Les données personnelles collectées dans le cadre du marché public par l'attributaire du marché, ainsi que par ses sous - traitants, agissant en tant que responsables du traitement doivent être traitées conformément au Règlement général sur la protection des données (Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et Du Conseil du 27 avril 2016). Dans ce cadre , l'attributaire et ses sous - traitants s'engagent à ce que les informations personnelles collectées soient utili sées uniquement pour l'exécution du marché, ou en exécution d'une obligation légale, ou avec l'accord explicite de l'adjudicateur. Ill. Descriptions des exigences techniques 111.1 Programme Le projet consiste en la rénovation et la valorisation de l'espace Kamara, situé au 59 de la Rue Grande à Bernissart, en maison de village et logements. Le projet consiste en la rénovation du site dit « Kamara », en une Maison de Village fonctionnelle et répondant aux besoins des citoyens et des associations qui se composera d'une grande salle et d'un espace polyvalent (volet 1), et d'autre part en logements moyens (volet 2). L'actuelle salle des fêtes transformée en Maison de Village permettra de conserver une grande salle confortable pouvant accueillir des évènements existants mais aussi de nouvelles activités ne pouvant actuellement pas s'y dérouler ou impossible à organiser dans les autres salles communales de Bernissart. Ainsi, une cuisine équipée permettra l'organisation de repas et de festivités associatives. Un soin particulier aux économies d'énergies, à l'acoustique et à l'isolation phonique sera également prévu Une attention particulière sera également portée à l'apport de lumière naturelle. En outre, des aménagements seront réalisés dans la cour afin de rendre les abords du bâtiment plus attractifs afin de créer un espace extérieur de conviv i alité. L'espace polyvalent contigu à la grande salle, au rez - de - chaussée , pourra quant à lui accueillir un lieu partagé avec d'autres activités temporaires comme un pop - up store, des réunions, et autres occupations évoluant en fonction des demandes des citoyens. 17 A l'étage, deux logements moyens seront aménagés en vue d'étoffer l'offre de locations accessibles à tous Le parti pris est de conserver un maximum des éléments existants dont la façade du bâtiment à rue, qui présente un intérêt architectural et historique du quartier (ancienne maison du peuple), pour notamment aménager l'accès principal de la Maison de Village, indépendamment de l'espace polyvalent, mais attenant à ce dernier. Un accès privatif aux logements devra également être prévu séparément des autres fonctions. Les abords, en connexion avec la rue de Valenciennes, situés à l'arrière des bâtiments seront entièrement revus, avec notamment la démolition de garages et autres annexes sans intérêt architectural, ce qui permettra d'ouvrir l'espace et d'y aménager deux p laces de stationnement PMR, une zone sécurisée pour les vélos et une aire de convivialité où un verdissement pourra être envisagé. Au - delà des normes en vigueur, une attention particulière sera portée à l'accessibilité de l'ensemble des locaux aux personn es à mobilité réduite et à l'acoustique de chaque espace. Un soin particulier sera également porté à l'économie des frais de fonctionnement. 111.2 Missions L'auteur de projet est chargé de la coordination générale des tâches couvrant l'ensemble des champs de la mission A ce titre, il est garant de la cohérence du projet au niveau urbanistique, architectural, technique et financier. L'auteur de projet n'est pas le mandataire du maître de l'ouvrage. Les productions de documents, le respect des délais et ses obligations sont précisées dans le présent cahier spécial des charges. Il s'acquitte de sa mission en fournissant en temps utile les prestations nécessitée s par la nature et l'importance des diverses opérations de construction.L'auteur de projet assistera le pouvoir adjudicateur en cas de litige à quelque stade que ce soit (permis d'urbanisme, adjudication, exécution, etc.) La mission de l'auteur de projet comprend 3 phases successives dont le contenu est reproduit ci - après. L'auteur de projet est tenu d'effectuer l'ensemble de ces phases à la demande de l'Administration communale en étroite collaboration avec les différents intervenants (représentan ts des pouvoirs subsidiants, du SPW, de la Fondation rurale de Wallonie, de la CLDR, etc.). li est expressément entendu que les engagements visés ne recevront leur exécution partielle ou totale que si la Commune fait appel à la collaboration de l'auteur de projet par l'envoi recommandé d'une lettre de commande notifiée par le pouvoir adjudicateur et déterminant l'objet précis, la nature et l'importance du travail à fournir. En fonction des priorités à accorder à certains aménagements, le pou voir adjudicateur pourra scinder les travaux en plusieurs phases. L'auteur de projet modifiera, sans frais, les documents élaborés à quelque stade que ce soit de la mission aux éventuelles nouvelles réglementations imposées par le législateur. 111.2.1 Phases d e la mission PHASE 1 : « Diagnostic/ Relevé/ Esquisse/ Avant - projet» Phase 1.1 - Diagnostic complet du périmètre concerné 18 Réalisation d'un dossier suivant les spécifications reprises ci - après : 1.1.A. Prestations et documents de base: Un diagnostic complet du périmètre concerné: - les caractéristiques et l'identification des enjeux socio - économiques et urbanistiques des lieux; - les fonctions à développer; - les dynamiques locales; - l'état des lieux du point de vue juridique et environnemental; La mission comprend également la concertation et le recueil d'avis (remarques positives et négatives) de la population concernée ainsi que l'interprétation des résultats du diagnostic. 1.1.B. Modifications: Le diagnostic complet du périmètre concerné est présenté et discuté avec les autorités communales, les services communaux, la CLDR, le SPW ainsi que les autorités subsidiantes concernées. Les modifications et la mise au au point des documents découlant des présentations et réunions sont comprises dans la mission de l'auteur de proj