Af 00007_3.0_(2018 - 06 - 19, AF1000) RIKTLINJER FÖR AVVIKELSERAPPORTERIN G Sida 1 ( 4 ) Datum Diarienummer 2019 - 08 - 20 Af - 2019/0036 5522 Arbetsförmedlingen Box 54 733 21 Sala Besöksadress Telefon 0771 - 60 00 00 E - post Gillegatan 3 Fax 010 - 486 01 00 registrator@arbetsformedlingen.se För leverantörer: Riktlinjer för avvikelserapportering för leverantörer av upphandlade arbetsförmedlingstjänster Enligt Allmänna villkor för upphandlade arbetsförmedlingstjänster 1 och det avtal som teckna s mellan Arbetsförmedlingen och leverantöre n 2 , åt ar sig leverantören att följa de instruktioner kring Arbetsförmedlingens elektroniska systemstöd för kompletterande aktörer (KA Webbstöd) som Arbetsförmedlingen meddelar. Leverantörer av upphandlade arbetsförmedlingstjänster ska i vissa situationer lämna upplysningar till Arbetsförmedlingen gällande d eltagaren genom att skicka en avvikelserapport . Detta dokument beskriver i vilka situationer en avvikelserapport ska skickas till Arbetsförme dlingen. V arför ska en avvikelserapport skickas ? Syftet med avvikelserapporteringen är att ge Arbetsförmedlingen underlag till uppföljning av den arbetssökandes deltagande i tjänsterna hos leverantörer och till att Arbetsförmedlingen rättssäkert ska kunna fullgöra sin myndighetsutövning. När ska en avvikelserapport skickas ? Leverantören har skyldighet att omgående och utan dröjsmål rapportera alla avvikelser som relaterar till en deltagar e genom att vid varje e nskilt tillfälle skicka en avvikelserapport till Arbetsförmedlingen 1 Kap. 6 Deltagande i tjänsten, punkt 6.1 – 6.3 Allmänna villkor för uppha ndlade arbetsförmedlingstjänster Dnr Af 2017/00223538 2 Med leverantör menas leverantör av upphandlade arbetsförmedlingstjänster i enlighet med tecknat avtal. RIKTLINJER FÖR AVVIKELSERAPPORTERIN G Sida 2 ( 4 ) Datum Diarienummer 2019 - 08 - 20 Af - 2019/0036 5522 Exempel på situationer när leverantören ska skicka en avvikelserapport till Arbetsförmedlingen är när en deltagare: Avviker från sin planering Uteblir från bokade möte n eller kontakter Avvisar en insats, aktivitet eller annan åtgärd hos leverantören Är frånvarande från insats, aktivitet eller annan åtgärd hos leverantören på hel - eller deltid oavsett orsak Inte s öker arbeten i enlighet med den planering som finns med leverantören Missköter sig eller på annat sätt stör verksamheten hos leverantören En avvikelserapport ska också skickas till Arbetsförmedlingen när leverantören får kännedom om att en deltagare: Inte söker ett arbete eller en utbildning som Arbetsförmedlingen har anv isat deltagaren att söka T ackar nej till ett erbjudet arbete eller agera r på ett sätt som gör att en anställning inte blir av Säger upp sig från ett arbete Lämnar ett arbete ut an giltig anledning eller genom sitt agerande vållar att en anställning upphör De konkreta situationerna ovan är endast exempel på situationer när leverantören ska skicka avvikelserapport till Arbetsförmedlingen. Leverantören ska även skicka avvikelserapporter i alla andra si tuationer när deltagarens agerande inte följer uppgjord p lanering eller när l everantören får kännedom om händelser som kan innebära att deltagaren på annat sätt missköter sitt arbetssökande , förlänger tiden i arbetslöshet eller orsakar sin arbetslöshet 3 Rutin vid en deltagares frånvaro - Frånvaro på grund av sjukdom – en avvikelserapport skickas per frånvaroperiod. Deltagaren ska själv även sjukanmäla sig till Arbetsförmedlingen. - Vård av barn – en avvikelserapport skickas per frånvaroperiod. - Annan känd eller okänd frånvaro – en avvikelserapport skickas vid var je enskilt frånvarotillfälle. 3 6 kap. 2 - 4 §§ förordning (2017:819) om ersättning till deltagare i arbetsmarknadspolitiska insatser RIKTLINJER FÖR AVVIKELSERAPPORTERIN G Sida 3 ( 4 ) Datum Diarienummer 2019 - 08 - 20 Af - 2019/0036 5522 Vilka uppgifter ska en avvikelserapport innehålla? Leverantören ska i avvikelserapporten beskriva den händelse som föranlett att avvikelserapporten s kicka s. I beskrivningen är det viktigt att omständigheter och förhållanden som har betydelse för händelsen framgår Det som ska dokumenteras är: - Orsak till avvikelsen ( anges i valbox) - Beskrivning av vad som hänt. Om deltagaren har uppgett ett skäl till det inträffade ska även det framgå av beskrivningen. ( anges i fritext) - Vid frånvaro anges omfattningen, hel eller del av dag (anges i fritext) - Datum/tidsperiod för avvikelsen ( anges i datumfält) Vid frånvaro anges i fritextfältet även vilken aktivitet som deltagaren har uteblivit från, t.ex. bokat möte/kontakt eller schemalagd ak tivitet. Vid frånvaro av okänd anledning ska leverantören också redovisa vilka åtgärder som vidtagits för att fastställa orsaken till frånvaron. Hur lämnas avvikelserapporten till Arbetsförmedlingen ? Avvikelserapporten ska lämnas till Arbetsförmedlingens via det elektroniska systemstöd et för kompletterande aktörer KA Webb stöd Leverantören kan inte bevilja ledighet Deltagare ska ansöka om ledighet hos Arbetsförmedlingen , t.ex. för enskild angelägenhet av vikt Leverantörer kan inte bevilja ledighet er. O m en deltagare önskar att vara ledig ska denne hänvisas till Arbetsförmedlingen. Om deltagaren är frånvarande ska en avvikelserapport skickas till Arbetsförmedlingen enligt ovan Arbetsförmedlingens handläggning av avvikelserapporten Arbetsförmedlingen k an komma att kontakta leverantören med anledning av avvikelserapporten, t.ex. för komplettering av informationen Leverantören kommer också att kontaktas av Arbetsförmedlingen om innehållet i avvikelserapporten påverkar planeringen hos leverantören eller d eltagens rätt att kvarstå i tjänsten hos leverantören RIKTLINJER FÖR AVVIKELSERAPPORTERIN G Sida 4 ( 4 ) Datum Diarienummer 2019 - 08 - 20 Af - 2019/0036 5522 Vart vänder sig leverantörer med frågor ? Vid frågor kan l everantöre r söka information på Arbetsförmedlingens hemsida under Kontakt för leverantörer 4 eller ringa Arbetsförmedlingen kundtjänst på telefon 0771 - 717 717 . Leverantörer kan även kontakta den arbetsförmedlare som beställde tjänsten. 4 Kontakt för le verantörer