外贸展会 成单攻略 助你在展前、展中、展后高效获客！ 对于外贸人来说，百封邮件不如一次见面，展会仍然是接触大量优质客户的绝佳 机会。 但参展≠订单，通过今年上半年举办的广交会可以发现，市场“僧多粥少”，价 格内卷。 那么，面对激烈的市场竞争环境，参展的外贸企业如何才能在众多参展商中脱颖 而出，赢得客户青睐快速拿下订单？ 以下是网易外贸通出品的《外贸展会成单攻略》，包括展前、展中、展后阶段与 潜在客户沟通的技巧，助力外贸人通过展会收获更多客户。 前言 foreword 壹 ｜挑选合适的展会 现在市面上的展会类型非常多，外贸人如何找到适合自身参加的展会？ 贸易展会按类型分，可以分为综合展、行业展和专业展。 一、明确展会定位 综合展 行业展 专业展 在这里，建议外贸企业尽量选择参加专业展或行业展，注重展会的内容、所属行 业等。如是综合展一定要选择与企业自身专业上下游产品有关联的行业。 指包括全行业或数个行业集合的展览会，也被称作横向型展览会，如：广 交会、华交会。 指某一行业展览会，如：科隆五金展、美国消费电子展。 指某一项产品的展览会，如：消费品展、家具展，锁定某一专业。值得一 提的是，专业展会的特点是提供专业交流平台，如举办讨论会、报告会，用以介 绍新产品、新技术等。 贸易展会 综合展 行业展 专业展 评估展会规模可以从四方面考虑： 国际展-全球参展商，如：美国消费电子展；国家展-该国 参展商，如：广交会；地区展-某一地区参展商，如：华交会；地方展-以某一地 方参展商为主，如：中国义乌礼品、家用品展；单个公司的独家展。 注册买家及邀请买家的数量、职位；涵盖的目标市场、国家及地 区；制造商、批发商、进口商、零售连锁商、采购办事处等各自所占的比例。 展览面积；标准展位、特装展位数量；分几大专业展区。 同时，订展情况也应在评估标准中。 展会与企业产品专业的关联度如何；行业关联如何；是否有自 己需要的专业买家；同行参展数有多少；是否设立专业的展馆等。 展出者所代表的区域： 买家的质量： 展馆面积、展馆分类： 与企业的关联度： 外贸人选择参展展会时要关注行业信息。例如，有没有同行业的代表企业；有没 有竞争对手；同行、竞争对手的数量如何；他们在行业中地位如何；他们第几次 参加该展会；这次展位的面积、位置如何；与上届展会相比，他们的面积是扩大 还是缩小了等。 以上信息十分关键，是决定企业是否要参加该展会的重要参考因素。这些内容可 以分别从该展会的网站、上届和本届的展会指南及媒体报道中获得。 二、选择展会的几大要素 评估展会规模，关注买家质量 关注同行及竞争对手的参与度 1 2 外贸人参展还必须了解展览的时间计划，包括行业客户的采购期、我们产品更新 换代的生命周期、展览的期限和次数。 对于专业展来说，展览的时间十分重要。 企业应该在这时段前做好充分的人手和展 品准备。 客户采购期： 一般专业的行业展都会安 排在行业客户的采购季节里举办，每年的4~5月份和9~10月份被称为采购季节， 同时也是全球专业行业展举办的旺季。 产品生命周期： 对于一般产品而言，在新产品阶段，展会有事半功倍的效果； 在成熟阶段，展出的效果可能事倍功半；到了衰退阶段，展出往往会劳而无功。 展会地点： 任何产品都有开发、成熟、衰退阶段，展出效率与产品的生命周 期有一定的联系。 参加展会的最终目的是为了向该地区及其他地区推销产品，所以一定 要研究展会的主办地及周边辐射地区是否为目标市场；是否有潜在购买力；该地 区是否有利于新产品发布、推广；该展会能否成为专业的交流平台。 了解展览时间和地点 客户采购期 3 1月 5月 9月 2 月 6 月 10 月 3 月 7 月 11月 4 月 8 月 1 2 月 贰 ｜展前邀约准备 一、邀请老客户和在跟进的目标客户 一次成功的参展必然是从参展前夕就需要做好充足的准备工作，其中如何 高效邀约高质量客户是影响参展效果的关键。 ，邮件批量邀请客户。这里可以与其他企业合作，共同邀请客 户来参加展会，增加客户参展的动力和兴趣。 展会前一个月 ，电话联系重点客户，1对1确认客户是否会来展会。如果客户 同意前来展会，需要仔细询问客户来展的详细信息，以及是否需要帮忙安排行程 等。 展会前半个月 ， 再 次 通过 电话 、 邮件 、短 信联系客户， 告知 展 位位置、 联系 方式 等， 并再 次 向 客户确认来展会 具体日期时间。 在 这一 时间 ， 最 好是 给 客户 发 一 封 邀请 函 。 在设计 邮件邀请 函时 ，要做 到突出特 点 、图文并茂、私人订制 ， 并在 邮件中加 上 展会 地 点 附近酒店、交通、餐厅 等信 息，以及 最 好 在 邮件里 留下自己 的 手机号码 ， 并告诉 他 有任 何问 题都 可 找你 。 展会前一 星期 ，如果 在 与客户约 定 好的 日期 客户 没有出现 ，可以 再 次电话联系客 户， 极 力 将 客户邀请 到 展 位 。 展会 上 1 2 3 4 以下几个专业的邮件邀请函模板供外贸人使用： 模板一 Dear xxx, We are excited to invite you to visit our booth at the [展会名称] from [展会日期] to [展会日期]. Our booth number is [展位号] and we will be located in [展位位置]. We will be showcasing our latest products and technologies, including [产品1], [产品2], and [产品3]. We would be delighted to have the opportunity to discuss these products with you and answer any questions you may have. We believe that our products and technologies will be of great interest to you and we look forward to seeing you at the exhibition. If you have any questions or require further information, please do not hesitate to contact us. Sincerely, XXX 模板二 Dear xxx, We’re excited to announce that [公司名称] will be attending [展会名称]！ We can’t wait to network with others in the industry, learn more about the new product and design, and take home knowledge we can apply to our current production processes. If you’ll also be in attendance, we’d love to catch up! Stop by[展位号] and say hi. Best regards, XXX 在这里，安利外贸人一个好用的工具。如果你需要邀约的客户实在太多了，写大 量的非母语邮件既烧脑又费时间，就试试 网易外贸通邮件营销中的「AI写信」功 能。只要输入你的产品信息、展厅展位、联系电话、参展时间等基本信息，分分 钟就能写出内容优质的邀请邮件。 图片来源：网易外贸通 下面这封是「AI写信」功能写出的内容： Dear valued customer, On behalf of ABC Company, we would like to extend our sincere appreciation for your continued support and interest in our products. As a leader in the rubber and plastics industry, we are proud to announce that we will be participating in the China International Trade Fair from September 2nd to 5th, located at Booth C19. We cordially invite you to visit our booth to witness our latest products and cutting-edge technology. Our team of experts will be present to provide you with detailed information and answer any questions you may have. This event provides the perfect opportunity to learn about our new developments and how they can benefit your business. We sincerely hope that you will be able to join us at this exciting event. If you confirm your attendance, we will be able to arrange a personalized tour for you at the exhibition. Please let us know if you have any specific requests or requirements, and we will do our best to accommodate them. We look forward to seeing you there and fostering a long and prosperous relationship. Best regards, ABC Company 社交媒体上的宣推也是至关重要的。一方面，可以制作展会邀约视频，告诉 本次参加这个行业展会的时间安排和地点、以及参加展会流程、你在展会上带来 的产品。另一方面，还可以在展会期间持续更新参展照片等，建立强大、持续的 品牌硬实力宣传。即便潜在客户没有参加展会，他们也能够加深对你的印象。 加 速客户的了解，提高信任，就是在创造一个转化效率更高的销售场景。 另外，疫情几年，外贸人确实不能确定目标客户现在是不是还在做外贸、采 购需求是否符合你的产品对口，那么 外贸人可以用「海关数据」查询这些客户的 交易明细，确认对口后，进行有针对性的邀约。 5 6 图片来源：网易外贸通 二、展前物料准备 只有在展前做好了充足的准备，才能在展中更游刃有余地接待客户。除了常规的 搭建展位物料，外贸人应该注重以下内容的准备： 针对大客户及老客户 针对目标客户 ：提前了解邀约来的老客户的产品需求、数量等，并提前准 备好相关方案。 ：对行业趋势分析，以及对同样参展的竞争对手做背景调查分析， 对比自己和他们的优劣势，整理一份自身产品价值和服务优势的资料。 除了准备常规的展会用品，在这里提供两个建议： 准备品牌视频 准备具有特色的资料 ，在展会上进行连续播放，客户经过的时候总会立足看看，这时你 的机会就来了。 ，比如在宣传资料上系上中国结小饰品等，告诉客户这是中 国的传统礼品，送给您。这样可以防止客户随手丢下给他的资料。 资料准备： 物料准备 1 2 叁 ｜展中的高效沟通细节 一、清楚知道客户的需求 二、展现行业专业力 在展会中，只要你让客户有印象就成功了一半，只要产生了信息交换就成功了一 大半。基于此，有哪些沟通思路可以让客户记住你？ 与客户沟通中，要让客户多讲话，先了解好客户的需求跟行程目的后，再介绍自 己。 知道了客户此行的目的，知道他们希望找到什么供应商，对业务精确迎合客 户的需求去介绍产品很有好处，能够提高成功率。可以从以下四个方面进行客户 摸底： 客户更喜欢和懂行的人打交道。假设一个客户表面他要采购围裙，你可以告诉他 目前行业中的企业都用哪些材料，来展会的同行企业都在关注什么。而不是只是 把摊位上可展示的围裙拿起来介绍一通。 Main Product: Channel： Market： Price/Quantity： 客户 主营或感兴趣 的 主 要产品 客户的 销售渠 道是 线 上 、实体 还 是 其 他 客户的 市场 ， 并 介绍 公司 在 该 市场 的 案例 客户的 预期价格 与 订货数量 同时，在展会中会有各种各样的同行，贸易公司工厂鱼龙混杂，搭建风格各异，有 些贸易公司比工厂的摊位高大上很多倍。这时候客户并不知道你是谁， 。这样给客户一针见血地加深印象，否则客户回家也想不起来你是谁。 我们要主动 告诉客户：我们和他们有什么区别，在你们国家和地区有哪些客户在使用我们的产 品 三、与你的目标客户互通信息 四、别忘了转转同行的展位 在展会的最后一两天时间，可以询问客户参加这次展会的感受，和是否在展会上 面找到自己真正需要的东西。 从这类问题中，可以比较容易从客户那里得到整个 行业的情况。 。 在沟通中，还可以直接询问客户还有什么产品没有找到，说不定可 以帮上忙查找。 如果你刚好也有这种产品的话，客户也会把订单给你 在展会上，有 空 可以 转转 同行的展位， 对 行业有 更 深 了解 ，找 出 自己的 优势 ，以 便 给来参展的客户展 示 。 。 另外看 到有客 人关注 同行的展位，你也可以 跟着 客户， 争取请 他们到自己的展位上来 了解 肆 ｜展后跟进技巧 大量的经验告诉我们，展会当天联系客人才是最好的 。 为什么这么说？客户参加 一个展会的印象和体验，其实和我们自己去逛展会的感觉是一样的，逛一圈下来 几乎都不记得看了什么。所以当天就联系客户，重新唤起客户的印象，强化客户 对我们这家供应商和你这个人的记忆就尤其重要。 当你参加完展会后，是否有一个计划可以通过销售漏斗，转化那些为公司获得有 价值的线索呢？趁热打铁，能尽快回复和跟进的越快越好。时间越久，客户印象 不深，加大跟进难度。 根据多年行业经验我们知道，邮件营销仍然是外贸人链接潜在客户的一个高效方 式，以下是一些快速有效的展会跟进策略，能够使你与客户的联系和跟进变得非 常容易。 一、展会拿到客户联系方式后多久联系更好？ 另外， 但在实际操作中，让外贸业务员手动多次发送营销邮件给客户，是非常耗时耗力 的事情。 「营销托管」功能简而言之是说，只要在系统中输入客户的公司名称、所属行 业、我们的商品介绍信息后，它可以针对所属行业不同营销阶段，AI自动帮你写 出不同版本的营销信，同时还能自动对你的目标客户进行多次营销触达，你只要 关注客户的回复邮件即可。 我们与客户联系，不要只发一封跟进邮件。根据你的行业和你的业务，一 个展会的潜在客户可能会在1周、1个月、6个月甚至几年内成为客户，你的长期跟 进策略应该与销售周期保持一致。 在这里，推荐使用网易外贸通邮件营销「营销托管」和「自动化营销」 功能。 图片来源：网易外贸通 另一个方案，如果你不想每次都发营销信这种方式，你也可以试试「自动化营 销」功能。比如在节日时候，或者你们有更新产品信息时候，系统会自动向需要 营销的客户发送相应的内容。 大多数参展商收到的跟进邮件都是通用的、现成的信息。所以你可以通过对潜在 客户的个性化跟进并提供价值，让你脱颖而出。 二、跟进邮件的个性化 ·针对在展会上聊到的内容来作为切入点 ·仔细研究他们的公司并提供有针对性的建议 ·在其网站上提及对方最近的一篇博客文章 ·提及对方公司近期新闻 ·提出一个与他们的业务相关的问题 ·可以在展会上与他们合影，并将其纳入你的后续行动中 无论你的内容是什么，邮件内文要呼吁客户采取行动，越清楚越好。比如，在邮 件最后，添加引导客户下一步动作的话术，可以是“针对你的需求，现在恰巧有 最 匹 配 的 解 决 方 案 ”， 或 者 是 说 “在 XX时 间 ， 希 望 安 排 5-10分 钟 简 短 的 电 话”，而不是说“有兴趣联系我们”。 受外部环境影响，近几年外贸行业面临出口下行压力大，客户开发正式进入更精 细化的时代。网易外贸通基于服务大量外贸客户总结了上述经验，期望能够助外 贸人收获更多的订单。 外贸人加油！ 小提示，附件中配上你与买家在展位上的合影，以及讨论的方案草稿，这些小细 节，能够让客户更加深印象。但切记附件不要太多太复杂。 三、在邮件中明确下一步动作