Hướng dẫn 9 bước để thực hiện tìm nguồn cung ứng chiến lược Hướng dẫn 9 bước về tìm nguồn cung ứng chiến lược thực hiện Tìm nguồn cung ứng chiến lược Tìm nguồn cung ứng chiến lược Hướng dẫn của CPO về Hướng dẫn của CPO về www.deltabid.com Machine Translated by Google Trong chương trước, chúng ta đã đề cập đến RFI và quy trình lựa chọn nhà cung cấp. Kết quả của quá trình đó là bạn đã tạo được một danh sách ngắn các công ty đủ tiêu chuẩn có khả năng trở thành nhà cung cấp. Bây giờ, bước tiếp theo là thách thức nhà cung cấp hiện tại của bạn bằng cách chạy RFQ. Bằng cách thêm yếu tố cạnh tranh, bạn có thể tận dụng RFQ để tiết kiệm chi phí hoặc tăng thêm giá trị cho chuỗi cung ứng của mình bằng cách chọn đúng nhà cung cấp có thể đáp ứng các điều khoản của bạn trong những điều kiện tốt nhất có thể. 2 Quản lý quy trình RFQ bốn bước 3 tài liệu RFQ cần thiết 1 Sự khác biệt giữa RFQ và RFP Chương này bao gồm các chủ đề sau: Quy trình quản lý RFQ Chương bảy 2 Bản quyền © 2015DeltaBid www.deltabid.com Machine Translated by Google Quy trình RFQ phải là một trong những hoạt động phổ biến nhất được thực hiện hàng ngày bởi mọi người quản lý mua hàng và cung ứng. Tuy nhiên, ngay cả khi là hoạt động phổ biến nhất, nó vẫn có thể được chạy theo nhiều cách khác nhau. Dù bạn làm theo cách nào thì RFQ vẫn là phương pháp mạnh mẽ nhất để tiết kiệm chi phí nhanh chóng. Ngoài người quản lý danh mục, người quản lý dự án và kỹ sư cũng có thể sử dụng quy trình này khi tìm kiếm các giải pháp mới và sáng tạo. Nói chung, RFQ được sử dụng khi bạn biết chính xác những gì bạn cần và bạn chỉ hỏi giá. Mặt khác, RFP được sử dụng khi người mua gặp vấn đề và yêu cầu nhà cung cấp đưa ra các giải pháp khác nhau (tức là đề xuất) và xác định các chi phí đi kèm. Để làm rõ hơn, từ viết tắt RFx được sử dụng khi nói về các yêu cầu nói chung, trong đó x có thể là I, Q hoặc P. Tôi phải thừa nhận rằng cách đây không lâu, tôi nhận ra yêu cầu báo giá (RFQ) và yêu cầu đề xuất (RFP) không phải là từ đồng nghĩa. Tôi nghĩ đó chỉ đơn giản là vấn đề các thuật ngữ khác nhau được sử dụng ở các quốc gia nói tiếng Anh khác nhau, như xe tải và xe tải tương ứng trong tiếng Anh Mỹ và tiếng Anh Anh. Kể từ đó tôi đã hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa hai thuật ngữ này. Mặt khác, RFP có thể và nên được sử dụng bởi nhiều cá nhân hơn. Tất cả các loại yêu cầu có thể được thực hiện trong hệ thống tìm nguồn cung ứng điện tử, giúp bạn tiết kiệm thêm thời gian mà sau đó có thể dành cho các giai đoạn khác của tìm nguồn cung ứng chiến lược. Thay vì gửi một email không có cấu trúc, việc chạy RFx trong ứng dụng SaaS, chẳng hạn như DeltaBid, sẽ hiệu quả hơn nhiều. Loại phần mềm này cho phép nhà cung cấp thực hiện một phần công việc của bạn, chẳng hạn như nhập thông tin nhận dạng cơ bản vào hệ thống. Hình 1 Sự khác biệt giữa RFQ và RFP Sự khác biệt giữa RFQ và RFP là gì? www.deltabid.com Bản quyền © 2015DeltaBid 3 Machine Translated by Google Hình 2 Quy trình RFQ Quy trình RFQ 1. Chuẩn bị Quá trình RFQ có thể được chia thành bốn bước: chuẩn bị, xử lý, trao giải và kết thúc. Trong toàn bộ quá trình RFQ, bạn nên dành ít nhất 50% thời gian cho việc chuẩn bị và 50% cho các bước còn lại. Trong giai đoạn chuẩn bị, hãy hình dung toàn bộ quy trình RFQ từ lời mời cho đến khi trao hợp đồng và chốt giao dịch. “Bức tranh lớn” này sẽ giúp bạn ghi nhớ mục tiêu cuối cùng của mình. Đây là phần quan trọng nhất của quá trình và không nên thực hiện vội vàng. Với tư cách là người mua, bạn tải lên các tài liệu hỗ trợ (như những tài liệu được nêu trong phần tiếp theo) và tạo mẫu định giá. Mẫu định giá rất hữu ích vì nó giúp việc so sánh giá thầu và trao giải cho người chiến thắng trở nên dễ dàng hơn nhiều. Để hiệu quả hơn, bạn thực sự có thể kết hợp bước này với bước trước và chạy RFI và RFQ cùng nhau trong cùng một sự kiện. Mặc dù không được khuyến nghị cho mọi tình huống nhưng nó có thể rất hữu ích cho các công ty hoạt động theo mô hình kinh doanh dựa trên dự án. Các giải pháp mua sắm điện tử cũng có thể giúp bạn tạo dựng niềm tin với các nhà cung cấp bằng cách cho thấy rằng RFx của bạn đang được vận hành một cách chính thức, chuyên nghiệp và rằng bạn đang thực hiện các bước để giảm thiểu rủi ro rò rỉ báo giá và gian lận. RFQ thường được thực hiện bằng cách chỉ mời các nhà cung cấp đủ điều kiện sơ tuyển và tôi khuyên bạn nên làm điều tương tự với đấu giá ngược. Số lượng người tham gia đấu thầu thường dao động từ 3 đến 8, nhưng một lần nữa, điều này cũng tùy thuộc vào danh mục. Có nhiều loại RFQ, bao gồm đấu giá mở, mời, đấu giá kín hoặc đấu giá ngược. 4 Bản quyền © 2015DeltaBid www.deltabid.com Machine Translated by Google Tài liệu RFQ quan trọng Khi bạn đã quyết định loại RFQ nào bạn muốn chạy, bạn sẽ cần chuẩn bị tài liệu. Tài liệu RFQ là bộ tài liệu sẽ được gửi cho người tham gia đấu thầu. Các tài liệu thực tế bạn chọn đưa vào có thể khác nhau, nhưng danh sách này bao gồm các tài liệu RFQ phổ biến nhất. • Các điều khoản và điều kiện chung (GTC): Việc đính kèm GTC hoặc mẫu hợp đồng sẽ cung cấp cho nhà thầu một khuôn khổ để tuân theo khi họ cân nhắc việc đấu thầu. Nêu rõ những điều khoản nào có thể thương lượng và điều khoản nào không. Sự rõ ràng ở đây sẽ giảm thời gian đàm phán khi đến lúc kết thúc RFQ. • Lời mời và mô tả:Ở đây bạn nên mô tả công ty của mình, dự án và bất kỳ thông tin cơ bản cần thiết nào khác. Đảm bảo mục đích của RFQ được trình bày rõ ràng. Mặt khác, RFP có thể được mở cho tất cả các nhà cung cấp tiềm năng. Bất kể đó là phiên đấu thầu mở hay chỉ dành cho người được mời, bạn đều có thể chạy dưới dạng phiên đấu thầu kín. Đây là một loại quy trình đấu thầu trong đó người tham gia cung cấp giá thầu của họ trong một “phong bì” kín và không người mua nào được phép mở giá thầu trước thời hạn cuối cùng. Đây là một chiến lược tuyệt vời được sử dụng để chống gian lận và rò rỉ giá thầu trước khi kết thúc giá thầu. • Mẫu định giá: Sẽ rất khó khăn khi thử và so sánh các báo giá được gửi ở các định dạng và cấu trúc khác nhau. Bằng cách chuẩn bị mẫu định giá, bạn cung cấp cho người tham gia những nguyên tắc mà họ phải tuân theo để gửi giá thầu. Sử dụng cùng một định dạng cho tất cả người tham gia sẽ giúp bạn so sánh các ưu đãi và dễ dàng tìm ra ưu đãi tốt nhất. Nếu cần thiết, bạn thậm chí có thể yêu cầu nhà cung cấp chia giá thành các yếu tố chi phí. Xác định các yếu tố chi phí phân tích giá trong mẫu định giá. Các yếu tố chi phí có thể khác nhau tùy theo danh mục và tất nhiên, các yếu tố chi phí cũng khác nhau đối với các hàng hóa và dịch vụ khác nhau. Trong RFQ, mẫu định giá của bạn sẽ rất cụ thể. Đối với RFP, bạn có thể sử dụng danh sách đơn giản các mặt hàng (hoặc hóa đơn nguyên liệu) để tạo cơ hội cho nhà thầu làm bạn ngạc nhiên với các giải pháp mới. www.deltabid.com Bản quyền © 2015DeltaBid 5 Machine Translated by Google 2. Quản lý Một số tiêu chí ví dụ có thể được sử dụng khi trao giải: Bây giờ khi bạn đã tập hợp xong bộ tài liệu của mình, bạn đã sẵn sàng gửi toàn bộ gói tài liệu RFQ cho người tham gia. Các khía cạnh chất lượng, tiền tệ và rủi ro của sản phẩm hoặc dịch vụ có nguồn gốc phải được cân nhắc tùy theo mức độ quan trọng của chúng đối với các mục tiêu kinh doanh. Thu hút các bên liên quan nội bộ của bạn khi đưa ra các tiêu chí trao giải để đảm bảo sự nhất quán. minh bạch và dễ hiểu đối với người tham gia, bạn sẽ cần mô tả các tiêu chí và trọng số trao giải mà bạn dự định sử dụng khi chọn người chiến thắng RFQ. Bạn nên phân phát chúng cho những người tham gia để giảm tranh chấp. • Trao tiêu chí và trọng số lựa chọn: Để duy trì quy trình RFQ o Rủi ro liên quan đến nhà cung cấp được lựa chọn (ví dụ: tài chính, giao hàng, chất lượng, tuân thủ, tính bền vững, v.v.) o Khả năng đáp ứng các yêu cầu đã nêu Để biết thêm chi tiết về RFI và năng lực của nhà cung cấp, hãy đọc Chương 6. Đôi khi, tiêu chí sơ tuyển được đặt trước bằng thỏa thuận không tiết lộ (NDA) hoặc thư bảo mật phải được ký trước khi nhà cung cấp nhận được phần còn lại của tài liệu RFQ. Yêu cầu sơ tuyển có thể khác nhau tùy theo hạng mục. o Rủi ro liên quan đến sản phẩm/ dịch vụ được cung cấp bằng cách chạy RFI, bạn có thể thực hiện điều đó trong quá trình RFQ, nhưng bạn sẽ cần chuẩn bị các yêu cầu sơ tuyển và bảng câu hỏi. Việc chạy RFI và RFQ cùng lúc có thể phù hợp với các công ty quản lý dự án vì các nhà cung cấp khác nhau có thể được sử dụng cho các dự án khác nhau. • Yêu cầu sơ tuyển và bảng câu hỏi: Nếu bạn chưa đủ điều kiện o Trình điều khiển chi phí của sản phẩm/ dịch vụ được cung cấp theo định dạng được yêu cầu o Tổng chi phí sở hữu trong suốt vòng đời sản phẩm Trong khi RFQ đang được tiến hành, bạn nên đối xử bình đẳng với tất cả những người tham gia. Chia sẻ thông tin tương tự với mọi người. Các câu hỏi từ bất kỳ nhà cung cấp nào đều phải được trả lời và phân phát cho tất cả người tham gia. o Giá ban đầu của sản phẩm/ dịch vụ được chào bán o Chức năng của sản phẩm/ danh mục dịch vụ www.deltabid.com Bản quyền © 2015DeltaBid 6 Machine Translated by Google Hình 3 Biểu đồ so sánh giá thầu của DeltaBid 3. Trao giải Trao giải là bước quan trọng thứ hai trong quy trình RFQ. Ở đây bạn quyết định bạn sẽ giao dịch với ai. Giờ đây mọi công sức bạn bỏ ra để chuẩn bị đều trở nên có giá trị. Nếu bạn yêu cầu nhà cung cấp sử dụng mẫu giá thì bạn chỉ cần thu thập giá thầu và so sánh chúng, táo với táo. Đây là lúc các tiêu chí và trọng số trao giải trở nên hữu ích. Việc rò rỉ thông tin về giá hoặc thông tin cụ thể khác của nhà cung cấp cho các nhà thầu khác là vi phạm đạo đức kinh doanh. Một số hệ thống đấu thầu điện tử có chức năng đấu thầu kín mà không ai, kể cả người mua, có thể xem giá thầu đã hoàn thành. Hệ thống đấu thầu sẽ chỉ mở sau thời hạn. Đôi khi, nếu bạn chưa đạt được mục tiêu giá của mình ở vòng đầu tiên, bạn có thể quyết định tham gia vòng thứ hai (đấu giá ngược) với số lượng người tham gia hạn chế. Trong trường hợp này, bạn nên cung cấp cho người tham gia mức giá mục tiêu mà bạn hy vọng đạt được. www.deltabid.com Bản quyền © 2015DeltaBid 7 Machine Translated by Google Bản tóm tắt 4. Kết thúc Việc cung cấp phản hồi cho tất cả người tham gia là một việc làm tốt, không chỉ người chiến thắng. Nhưng ngay cả khi bạn đã chọn được người chiến thắng, đừng công bố quyết định cuối cùng trước khi ký hợp đồng. Sau khi bạn công bố người chiến thắng một cách công khai, người chiến thắng sẽ được tăng cường khả năng đàm phán và việc chốt hợp đồng có thể trở nên khó khăn. Giữ các lựa chọn của bạn ở trạng thái mở cho đến khi hợp đồng được ký với các điều kiện tốt nhất có thể và chỉ sau đó mới thông báo kết quả giá thầu cho tất cả những người tham gia. Cảm ơn tất cả mọi người vì sự tham gia của họ. Việc bạn có quyết định công bố công ty trúng thầu hay không là tùy thuộc vào bạn, nhưng việc công bố giá thầu trúng thầu chắc chắn là không có đạo đức. Tuy nhiên, chúng ta biết rằng trong cuộc sống thực, công việc khó khăn sẽ đến sau. Cũng giống như sau khi kết hôn bạn phải vun đắp mối quan hệ với bạn đời; Sau khi ký hợp đồng, bạn cần nỗ lực xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp mới để duy trì chu trình tìm nguồn cung ứng chiến lược. Sau khi chọn được người chiến thắng, hãy tổ chức cuộc họp để chốt thương vụ và ký kết hợp đồng. Nếu bạn đưa GTC của mình và các điều khoản hợp đồng khác vào tài liệu RFQ, việc chốt giao dịch sẽ không phức tạp. Nếu không, bạn có thể phải đàm phán lâu dài và thậm chí không thể chắc chắn rằng mức giá đưa ra sẽ được duy trì. Tất nhiên, các nhà cung cấp sẽ sử dụng mọi lý lẽ có thể để tăng giá thầu. Để đưa ra quyết định trao thầu, điều khôn ngoan là sử dụng một nhóm người rộng hơn, chẳng hạn như ủy ban đấu thầu. Mời các bên liên quan nội bộ của bạn và để họ trao thầu dựa trên các tiêu chí được xác định trước. Dựa trên quyết định của nhóm trao giải, hãy viết một bản ghi nhớ và bao gồm số lượng giá thầu bạn nhận được, bao nhiêu hồ sơ đủ điều kiện, lý do bị loại, tiêu chí và trọng số trao giải là gì, mỗi thành viên ủy ban đấu thầu đã bỏ phiếu như thế nào và kết quả cuối cùng là gì phán quyết. Quyết định trao giải chắc chắn là một trong những bước thú vị hơn mà kiểm toán viên nội bộ muốn thấy và việc có sẵn bằng chứng sẽ rất hữu ích. Quy trình RFQ là một trong những quy trình mạnh mẽ nhất mà người mua có thể sử dụng để lấy thông tin về giá từ thị trường nhà cung cấp. Mọi người mua nên học cách chạy quy trình RFI và RFQ một cách hiệu quả. Nhiều người bán hàng cho rằng khi chốt hợp đồng và ký hợp đồng là công việc đã hoàn thành và sẽ được trả tiền thưởng. Nhưng trên thực tế, đó mới chỉ là sự khởi đầu! Nó giống như một cuộc hôn nhân. Hollywood làm cho có vẻ như việc gặp được đúng người là điều khó khăn nhất, nhưng một khi đã làm được điều đó, bạn sẽ kết hôn và đi vào ánh hoàng hôn. www.deltabid.com Bản quyền © 2015DeltaBid số 8 Machine Translated by Google Peep là thành viên hội đồng quản trị của Prolog Hiệp hội quản lý chuỗi cung ứng và mua hàng của Estonia từ năm 2014 và hiện là Giám đốc điều hành của họ. Ông cũng là cố vấn tại DeltaBid, chuyên về quản lý chuỗi cung ứng, tìm nguồn cung ứng chiến lược và quản lý mối quan hệ nhà cung cấp. Sau khi tốt nghiệp Đại học Công nghệ Tallinn với bằng Kỹ sư Cơ khí, Peep nhận bằng thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Quốc tế tại Trường Kinh doanh Estonia. Peep đã làm việc 5 năm tại Ericsson Estonia với vai trò giám đốc hậu cần, sau đó làm giám đốc chuỗi cung ứng cho các nước vùng Baltic tại ABB cho đến năm 2015. Thông tin tác giả: Peep Tomingas www.deltabid.com Bản quyền © 2015DeltaBid 9 Machine Translated by Google