Version 3.0 RG Riktlinjer för hållbarhetsredovisning © 2000–2006 GRI 1 Riktlinjer för hållbarhetsredovisning RG Version 3.0 Innehåll Förord Hållbar utveckling och krav på transparens 2 Introduktion Hållbarhetsredovisning Syftet med hållbarhetsredovisning 3 Introduktion till GRI:s ramverk 3 Översikt över GRI:s riktlinjer 4 Att använda GRI:s riktlinjer 5 Del 1 Att bestämma redovisningens innehåll, kvalitet, och avgränsning 6 Vägledning för redovisningens innehåll 7 Principer för redovisningens innehåll 8 Principer för att säkerställa redovisningens kvalitet 13 Vägledning för avgränsning av redovisningen 17 Del 2 Standardinnehåll Strategi och Profil 20 1. Strategi och analys 20 2. Organisationsprofil 21 3. Information om redovisningen 21 4. Styrning, åtaganden och intressentrelationer 22 5. Hållbarhetsstyrning och resultatindikatorer 24 Ekonomisk påverkan 25 Miljöpåverkan 27 Social påverkan 29 Anställningsförhållanden och arbetsvillkor 30 Mänskliga rättigheter 32 Organisationens roll i samhället 34 Produktansvar 36 Allmänna redovisningsråd Datainsamling 38 Redovisningens form och frekvens 38 Bestyrkande 39 Ordförklaringar 40 Organisationer som bidragit 42 2 Riktlinjer för hållbarhetsredovisning RG © 2000–2006 GRI Förord Hållbar utveckling och krav på transparens Målet med hållbar utveckling är att “tillfredsställa dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillfredsställa sina behov.” 1 Genom sin påverkan på samhället spelar organisationer av alla slag viktiga roller för att uppnå detta mål. När vi ser tillbaka på de senaste årens exempellösa ekonomiska tillväxt kan strävan att nå detta mål verka mer som en förhoppning än något som faktiskt är möjligt att uppnå, men i takt med att ekonomier globaliseras, uppstår nya möjligheter att skapa välstånd och livskvalitet genom handel, kunskapsutbyte och tillgång till teknik. Dessa möjligheter saknas dock för delar av en alltmer växande befolkning och möjligheterna åtföljs av nya hot mot en stabil miljö. Den statistik som visar positiva förbättringar för många människor runt om i världen, ger oss också alarmerande information om tillståndet i miljön och om fortsatt fattigdom och svält för miljontals människor. Denna kontrast är ett av 2000-talets mest angelägna problem. En av de största utmaningarna för hållbar utveckling är kravet på att göra nya och innovativa val och att tänka på nya sätt. Samtidigt som kunskaps- och teknikutvecklingen bidrar till ekonomisk utveckling, ger den oss också möjlighet att motverka risker och hot mot en hållbar utveckling för samhället, miljön och ekonomin. Ny kunskap och innovation inom teknik, ledarskap och regleringar kräver att organisationer gör nya val för hur deras verksamheter, produkter, tjänster och aktiviteter ska påverka jorden, människorna och ekonomin. Riskerna och hoten för vår gemensamma hållbarhet är stora och kräver att åtgärder vidtas skyndsamt. Samtidigt har vi fler alternativ och möjligheter att hantera situationen. Detta gör att transparens beträffande ekonomisk, miljömässig och social påverkan blir grundläggande för effektiva relationer till intressenter, investeringsbeslut och andra marknadsförhållanden. Som ett stöd för denna förväntade utveckling och för att tydligt och öppet kunna kommunicera hållbarhetsfrågor, behövs ett globalt ramverk för innehåll, konsekvent språk och nyckeltal. GRI:s (Global Reporting Initiative) mål är att möta detta behov genom att tillhandahålla ett accepterat och trovärdigt ramverk för hållbarhetsredovisning, som kan tillämpas av alla organisationer, oberoende av storlek, bransch och geografisk hemvist. Transparens beträffande uthålligheten hos organisationers verksamheter är av intresse för många olika intressenter, inklusive företag, anställda, frivilligorganisationer (Non-Governmental Organisations – NGOs), investerare, revisorer och andra. GRI har därför organiserat ett samarbete mellan ett stort antal experter från alla dessa intressentgrupper, där experterna mötts i diskussioner för att nå samförstånd. Dessa diskussioner, tillsammans med praktiska erfarenheter, har kontinuerligt förbättrat redovisningsramverket sedan GRI grundades 1997. Tack vare ansatsen med att söka kunskap hos ett brett spektrum av intressenter, har givit redovisningsramverket idag stor trovärdighet inom många olika intressentgrupper. 1 Världskommissionen för Miljö och Utveckling. ”Our common future”. Oxford: Oxford University Press, 1987, s. 43, och Vår gemensamma framtid, 1988, s. 57. 3 Riktlinjer för hållbarhetsredovisning RG Version 3.0 Hållbarhetsredovisning Syftet med hållbarhetsredovisning Hållbarhetsredovisning handlar om att mäta, presentera och ta ansvar gentemot intressenter, både inom och utanför organisationen, för vad organisationen uppnått i sitt arbete mot en hållbar utveckling. ’Hållbarhetsredovisning’ är en bred term, som anses synonym med andra termer som används för att beskriva redovisning av ekonomisk, miljömässig och social påverkan (t.ex. de tre dimensionerna för hållbar utveckling, rapportering av företagets samhällsansvar etc.). En hållbarhetsredovisning ska ge en balanserad och rimlig bild av den redovisande organisationens resultat inom hållbarhet, både det som är positivt och det som är negativt. Hållbarhetsredovisningar som följer GRI:s ramverk, ska redovisa uppnådda resultat för redovisningsperioden mot bakgrund av organisationens åtaganden, strategier och hållbarhetsstyrning. Redovisningarna kan bl.a. användas för följande syften: Jämföra • och bedöma hållbarhetsresultat i förhållande till lagar, normer, regler, standarder och frivilliga initiativ, Visa • hur organisationen påverkar och påverkas av förväntningar avseende frågor som rör hållbar utveckling, och Jämföra • resultat inom en organisation och mellan olika organisationer över tiden. Introduktion till GRI:s ramverk Alla dokument inom GRI:s redovisningsramverk tas fram genom en samförståndssökande process, som sker genom dialog mellan intressenter från företag, investerare, anställda, frivilligorganisationer, redovisningsbranschen, den akademiska världen med flera. Alla dokument inom ramverket är också föremål för prövning och löpande förbättring. GRI:s redovisningsramverk fungerar som ett ramverk för en organisations ekonomiska, miljömässiga och sociala påverkan. Det är utformat för att kunna användas för att beskriva olika typer av organisationer, oberoende av storlek, bransch eller geografisk hemvist. Ramverket tar hänsyn till praktiska omständigheter som olika organisationer möter – allt från små till stora företag med vitt spridda verksamheter. GRI:s redovisningsramverk omfattar både generellt och branschspecifikt innehåll, som en rad olika intressenter runtom i världen har enats om, och som är generellt tillämpbart för att redovisa en organisations hållbarhetsresultat. Riktlinjerna för hållbarhetsredovisningar består av principer för att definiera redovisningens innehåll och för att säkerställa kvaliteten på den redovisade informationen. Riktlinjerna består också av standardupplysningar som omfattar resultatindikatorer och andra upplysningskrav, samt vägledning för särskilda tekniska delar i redovisningen. Figur 1: GRI:s redovisningsramverk B r a n s c h s p e c i k a t i l l ä g g N a t i o n a l A n n e x e s V a d s k a r e d o v i s a s ? H u r s k a d e t t a r e d o v i s a s ? P r o t o k o l l S t a n d a r d u p p l y s n i n g a r P r i n c i p e r o c h v ä g l e d n i n g Ramverk för redovisning 4 Riktlinjer för hållbarhetsredovisning RG © 2000–2006 GRI Indikatorprotokoll finns för varje resultatindikator i riktlinjerna. Dessa protokoll består av definitioner, vägledning för sammanställning och övrig information för att underlätta arbetet med att upprätta redovisningen och för att säkerställa att resultatindikatorerna tolkas på ett konsekvent sätt. De som använder riktlinjerna bör också använda indikatorprotokollen. Branschspecifika tillägg kompletterar riktlinjerna med tolkningar och vägledning för hur riktlinjerna ska tillämpas inom en viss bransch. De branschspecifika tilläggen innefattar även branschspecifika resultatindikatorer. Tillämpliga branschspecifika tillägg ska användas som komplement till och inte i stället för riktlinjerna. Tekniska protokoll tas fram för att ge vägledning i redovisningsfrågor, till exempel när det gäller vad redovisningen ska omfatta. De tekniska protokollen utformas för att användas tillsammans med riktlinjerna och de branschspecifika tilläggen, och de omfattar frågor som de flesta organisationer stöter på i redovisningsprocessen. Översikt över GRI:s riktlinjer Riktlinjerna för hållbarhetsredovisning består av redovisningsprinciper, redovisningsvägledning och standardupplysningar (inklusive resultatindikatorer). De tre delarna är lika viktiga. Del 1 – Redovisningsprinciper och vägledning Redovisningsprocessen består av tre delar, som beskrivs i del 1. För att ge vägledning beträffande vad som ska redovisas, omfattar del 1 redovisningsprinciper för väsentlighet, kommunikation med intressenterna, hållbarhetssammanhang och fullständighet. Del 1 innehåller även grundläggande tester för varje princip. Användningen av dessa principer avgör tillsammans med standardupplysningar vilka områden och indikatorer som ska redovisas. Detta följs av principer för balans, jämförbarhet, precision, när redovisning ska avges, tillförlitlighet och tydlighet, tillsammans med tester som kan användas för att uppnå önskvärd kvalitet på den information som redovisas. Denna del av riktlinjerna avslutas med en vägledning för hur urvalet av enheter som ska representera organisationen definieras (även kallat ”Redovisningens avgränsning”). Figur 2: GRI:s Riktlinjer – Översikt UTFALL UTFALL UTFALL Resultatindikatorer Pro l Hållbarhets- styrning INPUT INPUT INPUT INPUT Fokuserad hållbarhetsredovisning Standardupplysningar Principer och vägledning Riktlinjer – Översikt Vägledning för redovisningens innehåll Principer för redovisningens innehåll Principer för att säkerställa redovisningens kvalitet Vägledning för avgränsning av redovisningen 5 Riktlinjer för hållbarhetsredovisning RG Version 3.0 Del 2 – Standardupplysningar Del 2 innehåller de standardupplysningar som ska ingå i hållbarhetsredovisningen. Riktlinjerna beskriver den information som är mest relevant och väsentlig för flertalet organisationer och av intresse för de flesta intressenter. Standardupplysningarna delas upp i tre delar: Strategi och profil • : upplysningar som ger en övergripande bakgrund för att beskriva hur organisationens hållbarhetsarbete är kopplat till strategi, profil och styrning. Hållbarhetsstyrning • : upplysningar om hur en organisation hanterar ett antal specifika områden, vilket ger läsaren en bakgrund för att förstå resultat inom ett specifikt område. Resultatindikatorer: • Indikatorer som ger jämförbar information avseende organisationens ekonomiska, miljömässiga och sociala resultat. Att använda GRIs riktlinjer Komma igång GRI uppmuntrar alla organisationer (privata, statliga eller ideella) att redovisa i enlighet med riktlinjerna, oavsett om de är nybörjare eller har stor erfarenhet, och oberoende av deras storlek, branschtillhörighet eller geografiska hemvist. Redovisningen kan spridas på olika sätt, t.ex. genom internet eller i tryckt form, vara fristående eller ingå i års- och finansiella redovisningar. Första steget är att bestämma vad redovisningen ska innehålla. Vägledning för detta finns i del 1. Vissa organisationer kan välja att redan från start redovisa mot hela GRI:s redovisningsramverk, medan andra organisationer kan välja att börja med de mest genomförbara och praktiska områdena, och fasa in övriga områden efter hand. Alla rapporterande organisationer måste förklara redovisningens omfattning och uppmuntras att ange sina planer för att med tiden utöka redovisningen. GRI:s tillämpningsnivåer När redovisningen är färdig, bör man ange på vilken nivå man tillämpat GRI:s redovisningsramverk, genom systemet ”GRI:s tillämpningsnivåer”. Detta system syftar till att: Tydligt informera läsare • i vilken omfattning GRI:s riktlinjer och övriga delar av ramverket för redovisning har använts. Ge dem som upprättar redovisningen • en vision som de kan följa för att med tiden stegvis utöka tillämpningen av GRI:s redovisningsramverk. Att redovisa vald tillämpningsnivå innebär att man tydligt anger vilka delar av GRI:s ramverk som har tillämpats vid upprättandet av redovisningen. För att möta behoven hos såväl nybörjare, erfarna redovisare som dem däremellan, består systemet av tre nivåer: C, B och A. Redovisningskraven för respektive nivå innebär en ökad tillämpning eller täckning av GRI:s redovisningsramverk. En organisation kan själv ange ett ”plus” (+) på varje nivå (t.ex. C+, B+, A+) om redovisningen är externt bestyrkt. 2 Organisationen anger själv nivå utifrån sin egen bedömning av redovisningens innehåll, och mot bakgrund av kriterierna i GRI:s tillämpningsnivåer. bakgrund av kriterierna i GRI:s tillämpningsnivåer. 2 För mer information om alternativ för bestyrkande, se avsnittet om bestyrkande under Allmänna redovisningsråd. 6 Riktlinjer för hållbarhetsredovisning RG © 2000–2006 GRI Utöver egen uppskattning av tillämpningsnivå kan redovisande organisationer välja ett eller båda av följande alternativ: Anlita en bestyrkande part som ger sin åsikt om • organisationens egen bedömning. Be GRI kontrollera om organisationen har uppgivit • rätt tillämpningsnivå. För mer information om tillämpningsnivåer och om samtliga kriterier för de olika nivåerna, se information om GRI:s tillämpningsnivåer, som finns som bilaga till detta dokument, och som är tillgänglig online på: www.globalreporting.org. Begäran om information att ramverket använts Organisationer som har använt riktlinjerna och/eller andra delar av GRI:s redovisningsramverk bör informera GRI när redovisningen offentliggörs. När organisationer meddelar GRI kan de välja något av eller samtliga av följande alternativ: Informera GRI om att redovisningen är • offentliggjord och tillhandahålla ett exemplar i tryckt och/eller elektronisk form. Registrera redovisningen online i GRI:s • redovisningsdatabas. Be GRI kontrollera om organisationen har uppgivit • rätt tillämpningsnivå. Maximera redovisningens värde Hållbarhetsredovisning är en fortlöpande process och ett verktyg, som varken börjar eller slutar i och med publiceringen av en redovisning, i tryckt form eller online. Redovisningen bör vara en del av den större process, där organisationen fastställer sin strategi, genomför handlingsplaner och utvärderar resultat. Redovisningen möjliggör en heltäckande bedömning av organisationens resultat och kan ge underlag för en process med ständiga förbättringar över tiden. Hållbarhetsredovisning fungerar också som ett verktyg för kontakter med intressenterna och för att ge bra underlag i organisationsarbetet. Del 1: Att bestämma redovisningens innehåll, kvalitet och avgränsning Denna del omfattar redovisningsprinciper och vägledning för vad redovisningen ska innehålla, hur man säkerställer kvaliteten på den redovisade informationen och hur man definierar vilka enheter som ska ingå i redovisningen. Vägledningen beskriver åtgärder som kan vidtas eller alternativ som den redovisande organisationen kan ta hänsyn till, när beslut tas om vad som ska redovisas. Vägledningen hjälper organisationer att tolka eller styra användningen av GRI:s ramverk. Vägledning ges för att definiera redovisningens innehåll och bestämma redovisningens avgränsning. Redovisningsprinciperna beskriver vilka målen för en redovisning bör vara och ger stöd för beslut genom hela redovisningsprocessen, som till exempel att välja vilka områden och indikatorer som ska redovisas och hur dessa ska redovisas. Alla principer består av en definition, en förklaring och ett antal tester som den redovisande organisationen kan använda för att bedöma hur den ska använda principerna. Testerna är avsedda att tjäna som verktyg för självutvärdering, och ska inte användas som specifika aspekter att redovisa mot. Testerna kan dock fungera som referens för att förklara beslut för hur principerna tillämpas. Principerna ska gemensamt bidra till att uppnå transparens – en värdegrund och ett mål som ligger bakom samtliga aspekter av hållbarhetsredovisning. Transparens kan definieras som fullständig redovisning av information för de områden och indikatorer som krävs för att beskriva konsekvenser och möjliggöra för intressenter att ta beslut, såväl som de processer, förfaranden och antaganden som används för att sammanställa denna information. Principerna är uppdelade i två grupper: Principer för att bestämma vilka områden och • indikatorer som organisationen ska redovisa, och Principer för att säkerställa kvalitet och lämpligt • sätt att presentera redovisad information. Principerna har grupperats på detta sätt för att förtydliga deras roll och funktion, vilket dock inte innebär någon strikt begränsning för hur de kan användas. Varje princip kan stödja en rad beslut och kan visa sig vara användbar även vid frågor som inte bara handlar om att definiera redovisningens innehåll eller att säkerställa kvaliteten på redovisad information. 7 Riktlinjer för hållbarhetsredovisning RG Version 3.0 1.1 Vägledning för redovisningens innehåll För att säkerställa att organisationens resultat presenteras på ett tillförlitligt och rimligt sätt måste man först besluta om vad som ska ingå i redovisningen. Detta beslut bör fattas utifrån organisationens syfte och erfarenhet, och intressenternas rimliga förväntningar och intressen. Båda dessa aspekter är viktiga delar när redovisningens innehåll bestäms. Vägledning för redovisningens innehåll GRI:s ramverk ska tillämpas på följande sätt vid upprättandet av hållbarhetsredovisningar: Identifiera vilka områden och indikatorer som • är relevanta, och som därför bör redovisas. Bedömningen ska göras mot bakgrund av principerna för väsentlighet, kommunikation med intressenter, organisationens hållbarhetssammanhang, och vägledningen för att bestämma redovisningens avgränsning. Processen gås igenom vid upprepade tillfällen så att resultatet kan förfinas. Alla indikatorer som anges i GRI:s riktlinjer och • tillämpliga branschspecifika tillägg ska tas med i bedömningen när områdena fastställs. Väg också in eventuella övriga områden som är relevanta för redovisningen. Utifrån de relevanta områden och indikatorer • som identifierats, använd de tester som listas för varje princip för att bedöma vilka områden och indikatorer som är viktiga och därför bör redovisas 3 Använd principerna för att prioritera mellan valda • områden och för att bestämma vilka områden som särskilt ska lyftas fram. De särskilda metoder eller processer som används • för att bedöma väsentligheten ska: skilja sig för olika organisationer och ska • därför definieras på lämpligt sätt av varje organisation, alltid beakta vägledningen och testerna i GRI:s • redovisningsprinciper, och redovisas. • När GRI:S ramverk tillämpas, tänk då på att: Skilja mellan kärn- och tilläggsindikatorer. • Samtliga indikatorer har tagits fram genom GRI:s intressentprocesser. Kärnindikatorerna är vanligtvis tillämpliga och anses väsentliga för de flesta organisationer. En organisation bör redovisa dessa, såvida de inte bedöms vara oväsentliga enligt redovisningsprinciperna. Tilläggsindikatorer kan också bedömas vara väsentliga. Indikatorerna i slutversionerna av de • branschspecifika tilläggen betraktas som kärnindikatorer och bör tillämpas på samma sätt som de kärnindikatorer som finns i riktlinjerna. All övrig information (t.ex. företagsspecifika • indikatorer) som redovisningen innehåller faller under samma redovisningsprinciper och har samma tekniskt stränga villkor som GRI:s standardupplysningar. Kontrollera att informationen som redovisas och • redovisningens avgränsning är lämplig genom att tillämpa fullständighetsprincipen. Figur 3: Principer för redovisningens innehåll 3 GRI:s upplysningar om organisationsprofil (1–4) gäller för samtliga redovisande organisationer. r7ÅTFOUMJHIFU r,PNNVOJLBUJPONFE JOUSFTTFOUFS r)ÇMMCBSIFUT TBNNBOIBOH r'VMMTUÅOEJHIFU INPUT 1SJODJQFSPDIWÅHMFEOJOH 3FEPWJTOJOHTBMUFSOBUJW 1SJODJQFSGÕS SFEPWJTOJOHFOTJOOFIÇMM 8 Riktlinjer för hållbarhetsredovisning RG © 2000–2006 GRI Principer för redovisningens innehåll Varje redovisningsprincip består av en definition, en förklaring och ett antal tester som vägledning för hur principerna ska användas. Testerna är avsedda att fungera som verktyg för självutvärdering och inte som specifika aspekter att redovisa mot. Principerna ska användas tillsammans med vägledningen för att definiera innehållet. Väsentlighet Definition: Informationen i redovisningen ska omfatta de områden och indikatorer som speglar organisationens mer betydande ekonomiska, miljömässiga och sociala påverkan, och områden och indikatorer som i väsentlig grad kan påverka intressenternas bedömningar och beslut. Förklaring: Organisationer kan välja bland många områden som de kan redovisa. Områden och indikatorer som bedöms som relevanta är de som är viktiga för att spegla organisationens ekonomiska, miljömässiga och sociala påverkan, eller som påverkar intressenternas beslut, och därmed skulle kunna vara med i redovisningen. Väsentlighet kan sägas vara tröskeln för när en fråga eller indikator blir tillräckligt viktig för att tas med i redovisningen. Ovanför denna tröskel har inte alla områden samma vikt, och tyngdpunkten i en redovisning bör återspegla den relativa vikten mellan de områden som bedömts som väsentliga. Inom finansiell redovisning anses väsentlighet i regel som en tröskel för när något påverkar ekonomiska beslut som tas av dem som använder en organisations bokslut, i synnerhet investerare. Tröskelbegreppet är också viktigt vid hållbarhetsredovisning, men beaktas utifrån mer omfattande perspektiv av påverkan och intressenter. Väsentlighet för hållbarhetsredovisning begränsas inte till de hållbarhetsområden som har en betydande finansiell påverkan på organisationen. Att fastställa väsentlighet för en hållbarhetsredovisning innebär att också ta hänsyn till väsentlig ekonomisk, miljömässig och social påverkan på förmågan att möta dagens behov utan att kompromissa om framtida generationers behov. 4 Dessa viktiga frågor har ofta en betydande kort- och långsiktig finansiell inverkan på en organisation. De är därför också viktiga för intressenter som fokuserar på en organisations ekonomiska förutsättningar. En kombination av interna och externa faktorer ska användas för att fastställa huruvida informationen är väsentlig, inklusive faktorer som organisationens övergripande mål och konkurrensstrategi, frågeställningar hos intressenter, sociala förväntningar, och organisationens inverkan såväl uppströms (t.ex. leverantörskedja) som nedströms (t.ex. kunder). Vid bedömning av väsentlighet bör organisationen dessutom ta hänsyn till de grundläggande förväntningar som framgår av de internationella standarder och avtal som organisationen förväntas tillämpa. Faktorer i och utanför organisationen bör vägas in vid värderingen av hur viktig informationen är för att spegla organisationens mer betydande ekonomiska, miljömässiga och sociala påverkan eller intressenters beslutsfattande. 5 Det finns ett antal etablerade metoder som kan användas för att bedöma betydelsen av denna påverkan. I allmänhet avser ”betydande påverkan” den påverkan som kan leda till problem eller som har identifierats med hjälp av etablerade verktyg, som till exempel bedömningsmetoder av påverkan eller livscykelanalyser. Påverkan som är så stor att den kräver aktiv hantering eller engagemang från organisationen kan rimligen anses betydande. Redovisningen bör lyfta fram information om resultat inom de mest väsentliga områdena. Övriga relevanta områden kan tas med, men bör inte betonas lika mycket i redovisningen. Processen för hur prioriteringen mellan områdena har gjorts bör förklaras. Förutom att fungera som vägledning vid valet av områden att ta med i redovisningen, ska väsentlighetsprincipen också tillämpas på resultatindikatorer. Fakta kan redovisas med olika grad av fullständighet och på olika detaljnivå i redovisningen. Figur 4: Att definiera väsentlighet 4 Världskommissionen för Miljö och Utveckling. ”Our Common Future”. Oxford: Oxford University Press, 1987, s. 43 och ”Vår gemensamma framtid”, 1988, s. 57. 5 Se principen om kommunikation med intressenterna för en diskussion om vem som är en intressent. Betydelse av ekonomisk, miljömässig och social påverkan Påverkan på intressenters bedömningar och beslut Väsentliga frågor Oväsentliga frågor Låg Prioritet för redovisningen Hög 9 Riktlinjer för hållbarhetsredovisning RG Version 3.0 I vissa fall ger GRI vägledning för vilken detaljnivå som i allmänhet är lämplig för en särskild indikator. Beslut för hur information ska redovisas ska generellt sett styras av informationens betydelse för att bedöma organisationens resultat och för att underlätta lämpliga jämförelser. Redovisning av vad som är väsentliga områden kan innebära att man ger sådan information som används av externa intressenter, men som skiljer sig från den information som används internt i det dagliga ledningsarbetet. Sådan information hör dock hemma i en hållbarhetsredovisning, eftersom den kan utgöra underlag för intressenters bedömningar och beslutsfattande, kan behandla områden som har betydelse för intressenterna eller kan underlätta kommunikation med intressenterna, något som kan leda till aktiviteter som väsentligt påverkar organisationens resultat. Tester Externa faktorer Ta hänsyn till följande externa faktorer vid urvalet av väsentliga områden: Viktiga områden och indikatorer som 5 organisationens intressenter visat intresse för. Viktiga områden och framtida utmaningar för 5 branschen som andra, liknande organisationer på marknaden eller konkurrenter har redovisat. Relevanta lagar, bestämmelser, internationella 5 avtal eller frivilliga överenskommelser av strategisk betydelse för organisationen och dess intressenter. Rimligt uppskattningsbar 5 hållbarhetspåverkan, – risker och – möjligheter (t.ex. global uppvärmning, hiv/aids, fattigdom) som identifierats genom grundlig undersökning av personer med erkänd expertis, eller av expertorgan med erkända meriter inom området. Interna faktorer Ta hänsyn till följande interna faktorer vid urvalet av väsentliga frågor: Organisationens viktigaste värderingar, principer, 5 strategier, operativa styrsystem, ambitioner och mål. Intressen och förväntningar hos de intressenter 5 som särskilt berörs av organisationens framgång (t.ex. anställda, aktieägare och leverantörer). Väsentliga risker för organisationen. 5 Viktiga framgångsfaktorer för organisationen. 5 Organisationens kärnkompetens och hur den kan 5 bidra till hållbar utveckling. Prioritering Redovisningen prioriterar väsentliga områden och 5 indikatorer. 10 Riktlinjer för hållbarhetsredovisning RG © 2000–2006 GRI KommuniKation med intressenterna Definition: Den redovisande organisationen bör identifiera sina intressenter och förklara i redovisningen hur organisationen har hanterat deras (rimliga) förväntningar och intressen. Förklaring: Intressenter definieras som andra organisationer eller personer som kan påverkas väsentligt av organisationens aktiviteter, produkter och/eller tjänster, och vars handlingar kan påverka organisationens möjligheter att framgångsrikt genomföra sina strategier och uppnå sina mål. Med intressenter menas också enheter eller personer vars rättigheter enligt lag eller internationella konventioner ger dem grund att ställa krav gentemot organisationen. Intressenter kan vara de som har finansiella intressen i organisationen (t.ex. anställda, aktieägare och leverantörer) likaväl som de som finns utanför organisationen (t.ex. samhället). Intressenternas rimliga förväntningar och intressen är viktiga referenser för flera beslut avseende upprättandet av redovisningen, som till exempel omfattning, avgränsning, användning av indikatorer och inställning till bestyrkande. Alla intressenter kommer dock inte att använda sig av redovisningen. En utmaning är därför att balansera specifika intressen och förväntningar hos de intressenter som kan förväntas använda redovisningen mot de förväntningar som en bredare grupp intressenter kan ha. För vissa beslut, som till exempel beträffande redovisningens omfattning och avgränsning, bör rimliga förväntningar och intressen hos flertalet intressenter beaktas. Det kan till exempel finnas intressenter som inte har möjlighet att uttala sina åsikter om en redovisning och vars frågor presenteras av ombud. Det kan också finnas intressenter som väljer att inte uttrycka sina åsikter om redovisningen, eftersom de förlitar sig på andra kommunikationssätt. Rimliga förväntningar och intressen hos dessa intressenter bör man ändå ta hänsyn till när man beslutar om redovisningens innehåll. Andra beslut, som till exempel om vilken detaljnivå som krävs för att redovisningen ska vara användbar för intressenterna, eller när förväntningarna hos olika intressenter avseende vad som krävs för att uppnå tydlighet skiljer sig åt, kan däremot kräva större tonvikt på de områden som är viktiga för dem som man förväntar sig kommer att använda redovisningen. Det är viktigt att dokumentera processen och tillvägagångssättet som används när besluten tas. Att engagera intressenterna kan fungera som verktyg för att förstå intressenternas rimliga förväntningar och intressen. Organisationer startar vanligtvis olika typer av intressentengagemang som en del av sina regelbundna aktiviteter, något som kan ge användbar information inför beslut om redovisningen. Sådan kommunikation kan till exempel innefatta engagemang för att efterleva internationellt överenskomna standarder, eller för att informera om pågående organisations-/affärsprocesser. Intressentengagemang kan dessutom användas för att informera om förberedelseprocessen inför redovisning. Organisationer kan dessutom använda andra kanaler, som till exempel media, vetenskapssamhället och samarbetsaktiviteter med andra i samma bransch och intressenter för att bättre förstå intressenternas förväntningar och intressen. För att en redovisning ska kunna bestyrkas ska kommunikationen med intressenterna dokumenteras. När processerna för intressentengagemang används för redovisningsändamål, ska de baseras på systematiska och generellt accepterade metoder, principer och tillvägagångssätt. Det övergripande tillvägagångssättet ska vara tillräckligt ändamålsenligt för att säkerställa att man helt förstått intressenternas informationsbehov. Den redovisande organisationen ska dokumentera det tillvägagångssätt som använts för att bestämma vilka intressenter man haft kontakt med, när och hur kontakten har skett, samt hur detta har påverkat redovisningens innehåll och organisationens hållbarhetsarbete. Dessa processer bör både kunna identifiera direkt information från intressenter och legitima förväntningar från samhället. En organisation kan stöta på motstridiga åsikter och olika förväntningar bland sina intressenter, och organisationen måste kunna förklara hur man balanserat dessa när man beslutat vad man ska rapportera. Misslyckas man att identifiera och engagera intressenterna resulterar detta troligtvis i en redovisning som inte passar alla intressenter, och därför inte ses som trovärdig. I motsats till detta, ökar ett systematiskt intressentengagemang intressenternas mottaglighet för och nytta av redovisningen. Gjort på rätt sätt resulterar intressentengagemanget i att organisationen och utomstående successivt ökar sin kunskap och i att organisationen känner ett ökat ansvar mot en rad intressenter. Ansvarstagande stärker förtroendet mellan den redovisande organisationen och dess intressenter. Förtroende stärker i sin tur redovisningens trovärdighet. 11 Riktlinjer för hållbarhetsredovisning RG Version 3.0 Tester Organisationen har identifierat och kan beskriva de 5 intressenter som den anser sig vara ansvarig inför. Innehållet i redovisningen bygger på resultatet 5 av processer för intressentengagemang som organisationen använt i sina pågående aktiviteter, enligt de institutionella och legala ramverk inom vilka organisationen arbetar. Innehållet i redovisningen bygger på den 5 kommunikation med intressenter organisationen haft specifikt för redovisningen. De processer för intressentengagemang, som 5 lett till besluten om redovisningen, är i linje med omfattningen och avgränsningen för redovisningen. hållbarhetssammanhang Definition: Redovisningen ska presentera organisationens resultat inom en bred definition av hållbar utveckling. Förklaring: Information om organisationens resultat ska placeras i sitt sammanhang. Den underliggande frågan för hållbarhetsredovisningen är hur en organisation bidrar, eller strävar att i framtiden bidra, till förbättring eller försämring av ekonomiska, miljömässiga och sociala förhållanden, samt utveckling och trender på lokal, regional och global nivå. Redovisning bara av trender för individuella resultat (eller organisationens effektivitet) svarar inte på denna underliggande fråga. Redovisningen ska därför sträva efter att presentera resultat i relation till den vidare definitionen av hållbarhet. Detta innebär att diskutera organisationens resultat mot bakgrund av de begränsningar och krav som ställs på organisationen på bransch-, lokal-, regional- eller global nivå. Detta kan t.ex. innebära att utöver att redovisa förändringar inom eko-effektivitet, så redovisar organisationen sina totala utsläpp av luftföroreningar i relation till det regionala ekosystemets förmåga att ta emot föroreningarna. Detta koncept beskrivs ofta tydligast inom miljöområdet när det gäller globala begränsningar av resursanvändning och föroreningsnivåer, men det kan också ha relevans i förhållande till sociala och ekonomiska mål, som t.ex. nationella eller internationella socioekonomiska mål, och mål för hållbar utveckling. En organisation kan t.ex. redovisa de anställdas lönenivå och grad av sociala förmåner i relation till den nationella minimi- och medianlönen, och det sociala skyddsnätets förmåga att hantera dem som lever under eller i närheten av fattigdomsgränsen. Organisationer som är verksamma inom flera olika områden, storlekar och branscher måste tänka igenom hur de på bästa sätt kan presentera organisationens övergripande resultat mot bakgrund av den bredare definitionen av hållbarhet. Detta kan kräva att man separerar de faktorer som har en global påverkan (t.ex. klimatförändringen) från de faktorer som har en mer regional eller lokal påverkan (t.ex. stadsplanering). På liknande sätt kan skillnader behöva göras mellan trender och påverkan som gäller samtliga verksamheter, jämfört med en beskrivning av påverkan angivet per plats. Resultaten ska diskuteras mot bakgrund av organisationens egen hållbarhets- och affärsstrategi. Sambandet mellan hållbar utveckling och organisationens strategi ska klargöras, liksom bakgrunden mot vilken resultatet redovisas. 12 Riktlinjer för hållbarhetsredovisning RG © 2000–2006 GRI Tester Organisationen presenterar sin syn på hållbar 5 utveckling och använder objektiv och tillgänglig information, såväl som mått på hållbar utveckling för de områden som redovisningen täcker. Organisationen presenterar sina resultat mot 5 bakgrund av villkor och målsättningar för hållbar utveckling, så som de speglas i erkända bransch-, lokala, regionala och/eller internationella publikationer. Organisationen presenterar sina resultat, så att 5 storleken på dess påverkan och bidrag sätts in i sitt geografiska sammanhang. Redovisningen beskriver hur hållbar utveckling 5 hänger samman med organisationens långsiktiga strategi, risk och möjligheter, vilket också inkluderar leverantörskedjan. Fullständighet Definition: Täckningen av de väsentliga ämnesområdena och indikatorerna samt definitionen av redovisningens avgränsning ska räcka för att åskådliggöra betydande ekonomisk, miljömässig och social påverkan. Utöver detta ska intressenterna ges möjlighet att utvärdera organisationens resultat under redovisningsperioden. Förklaring: Fullständighet täcker främst dimensionerna omfattning, avgränsning och tid. Begreppet fullständighet kan också användas för att koppla till rutiner inom informationsinsamling (t.ex. att försäkra sig om att sammanställda data innefattar resultat från samtliga platser inom redovisningens avgränsning), och huruvida presentationen av informationen är rimlig och lämplig. Dessa områden hör samman med redovisningens kvalitet, och behandlas utförligare nedan under stycket ”1.2 Principer för att säkerställa redovisningens kvalitet”, styckena Balans och Precision. ”Omfattning” avser det urval av områden inom hållbar utveckling som täcks av redovisningen. Summan av redovisade områden och indikatorer ska vara tillräcklig för att åskådliggöra betydande ekonomisk, miljömässig och social påverkan. Den ska även göra det möjligt för intressenter att utvärdera organisationens resultat. För att avgöra huruvida informationen i redovisningen är tillräcklig, ska organisationen väga in både utfallet av processerna för intressentengagemang och generella förväntningar från samhället, som kanske inte kommit fram genom processerna för intressentengagemang. ”Avgränsning” avser urvalet av de enheter (t.ex. dotterbolag, joint ventures, underleverantörer etc.) som omfattas av redovisningen. Vid avgränsningen av redovisningen måste organisationen bedöma vilka enheter den har kontroll över (ofta benämnt ”operativ avgränsning”). Vid utvärdering av organisationens möjlighet att påverka, måste organisationen ta hänsyn till sin möjlighet att påverka enheter uppströms (t.ex. leverantörskedjan), såväl som till enheter nedströms (t.ex. distributörer och användare av produkterna och tjänsterna). Avgränsningen kan variera beroende på specifik aspekt eller typ av information som redovisas. ”Tid” avser kravet att den utvalda informationen ska vara heltäckande för den tidsperiod som redovisningen beskriver. Så långt det är möjligt ska åtgärder, händelser och påverkan beskrivas för den redovisningsperiod under vilken de ägde rum. Detta innebär att man även ska redovisa aktiviteter som för med sig en minimal kortsiktig påverkan, men som har en betydande och 13 Riktlinjer för hållbarhetsredovisning RG Version 3.0 rimligt förutsägbar kumulativ effekt, som kan bli oundviklig eller irreversibel i ett längre tidsperspektiv (t.ex. bioackumulerande och långlivade föroreningar). När utvärdering görs av framtida påverkan (positiv och negativ), ska den redovisade informationen baseras på kvalificerade bedömningar, som beskriver den troliga storleken, typen och omfattningen av påverkan. Även om sådana uppskattningar till sin natur innehåller en viss osäkerhet, så kan de bidra med värdefull information för beslutsfattande, så länge grunden för uppskattningarna är tydligt beskrivna och begränsningarna för uppskattningen tydliggjorda. Att upplysa om typen av och sannolikheten för sådan påverkan, även om hotet påverkar framtiden, är helt i linje med målet att presentera en balanserad och rimlig bild av organisationens ekonomiska, miljömässiga och sociala resultat. Tester Hela kedjan av enheter uppströms och nedströms 5 har tagits med i bedömningen när redovisningen tagits fram. Redovisningen täcker och prioriterar all information som rimligen kan anses vara väsentlig utifrån principerna för väsentlighet, hållbarhetssammanhang och kommunikation med intressenter. Redovisningen omfattar alla enheter som uppfyller 5 kravet på att den redovisande organisationen har kontroll eller väsentligt inflytande, om inte annat har angetts. Informationen i redovisningen innefattar 5 alla betydande åtgärder och händelser under redovisningsperioden, samt rimliga uppskattningar av betydande framtida påverkan, orsakad av tidigare händelser när denna framtida påverkan är rimlig förutsägbar och kan bli oundviklig eller irreversibel. Redovisningen undanhåller inte relevant 5 information som skulle kunna påverka eller