CANDIDATE À LA VICE PRÉSIDENCE AUX AFFAIRES EXTERNES LETTRE OUVERTE La raison de ma venue ici, à HEC Montréal, à 6 000 kilomètres de ma France natale, est la vie associative. Comment parler de l’excellence de HEC Montréal sans parler de son incroyable vie associative? Comment évoquer celle-ci sans parler des étudiants qui la rendent vivante, sans parler des comités qui chaque année nous impressionnent, sans parler de l’AEHEC qui coordonne cette vie avec les parties prenantes internes d’HEC Montréal et encore, comment parler de cette vie associative sans parler de ses partenaires? Les partenaires sont un pilier et une partie intégrante de notre vie étudiante au sein d’HEC Montréal. Ils financent une partie de cette vie, donnent des commandites afin de faire vivre une meilleure expérience universitaire, et agrandissent le réseau des étudiants. Il est donc primordial de combiner écoute et besoins des partenaires avec celui des étudiants. Ce sont les raisons qui font que je me présente pour être votre future Vice-Présidente aux affaires externes de l’AEHEC 57. Cette implication me tient à cœur, car j’ai envie de donner le maximum de mon temps et de mes compétences à cette vie associative que j’aime tant. Faire partie du cœur de ce monde me permettra de l’enrichir et de la rendre encore plus incroyable qu’il ne l’est. Vous représenter, vous, les 4 500 étudiants du baccalauréat, devant les partenaires, ne me fait pas peur. Je suis prête à accepter tous les challenges de cette nouvelle aventure pour permettre aux 16 comités et aux 2 comités-projets de l’AEHEC de prospérer et à, vous, chers étudiants du BAA, de vivre une expérience associative inoubliable à nos côtés. Vous allez découvrir dans ce plan d’action mon parcours, ma vision de l’AEHEC, ma vision du poste de Vice-Présidente aux affaires externes, les objectifs et les lignes directrices de mon mandat, puis finalement le mot de la fin pour vous prouver que je, Pauline Gabriëls, suis la meilleure candidate pour vous représenter à ce poste. Je te souhaite une bonne lecture ! VP FINANCES VP GESTION HEC EXPLORE A2021 - H2022 LE COMPTOIR HEC H2022 MON PARCOURS PRÉSIDENTE HEC EXPLORE A2022 PRÉSIDENTE LE COMPTOIR HEC A2022 INTEGRATRICE GROUPE 7 2022 MON PARCOURS COORDONATRICE DELEG GAGNANTE DES JDGRA 2022 ÉCHANGE SAN DIEGO STATE UNIVERSITY , CALIFORNIE H2023 Je me considère comme une personne ouverte d’esprit, toujours optimiste et prête à aider les autres. Je suis une personne très motivée, et je donne 100 % de mon énergie dans chaque tâche que je réalise. Voici mon parcours au sein d'HEC Montréal. Tout cela en combinant plusieurs implications au sein du monde associatif, notamment au sein des compétitions : 54H start-up de la YEP, semaine académique du CSL Revival, CMA Beauty Challenge du comité Mode & Affaires, les Jeux du GRA 2021 du CCHEC en volet sport... MA VISION DE L'AEHEC L’Association des étudiants de HEC Montréal est un regroupement de 8 étudiants qui ont chacun un rôle précis afin de coordonner ses 18 comités (dont deux comités-projets) avec les parties prenantes internes de HEC Montréal. Chaque rôle est essentiel pour gérer chaque aspect de la vie étudiante et vous offrir la meilleure des expériences possibles. J’ai une vision de l’AEHEC unie, fédératrice et bienveillante. L’AEHEC se doit d’être présente pour tous ses comités, savoir les guider, les aider, les soutenir afin de leur donner toutes les cartes en main pour prospérer et grandir. Elle se doit de traiter tous ses comités également lorsque cela concerne leurs besoins et le soutien qu’ils nécessitent. C’est du ressort de l’AEHEC d’assurer la sécurité des étudiants dans ses événements, avec le comité organisateur et la sécurité engagée, et se doit de rester alerte à toutes éventualités. Il est important que l’AEHEC reflète l’image de ses étudiants et que chaque personne qui veut s’impliquer trouve sa place dans notre monde associatif, et doit se sentir légitime de prendre les opportunités qui lui sont présentées. Vous l’aurez compris, je veux une AEHEC accueillante, qui élève ses comités et qui transforme la vie associative en une expérience exceptionnelle, quelle que soit l’implication d’un étudiant. Épauler les 16 comités et les 2 comités projets INTERNE Ceci consiste à gérer et à former les 18 VPS externes des comités sous l’AEHEC. Le VP Externe se doit de les aider à trouver leurs propres partenaires relatifs à leur mission, qu'ils soient financiers ou matériels. Tout cela dans le but de permettre aux comités d’être indépendants financièrement afin de proposer des activités et événements d’une plus grande ampleur. Le VP Externe de l'AEHEC se doit d’approuver chaque contrat qui lie un comité à un partenaire. Pour l’aider dans ses nombreuses tâches, le VP Externe de l'AEHEC possède une escouade afin de l’assister dans certaines tâches précises. Le VP Externe se doit de coordonner et de former celle-ci, afin de valoriser l'expérience de celle-ci ainsi que des comités. Comme chaque membre de l’AEHEC, le VP Externe se doit d’assurer une union de celle-ci et des comités sous l’AEHEC. Il se doit d’être présent aux activités organisées par les comités de l’AEHEC, et d’aider à l’organisation et à la sécurité lors des évènements les plus importants des comités à envergure sociale (comme les intégrations du Comité Préparatoire ainsi que ceux du Comité Sport & Loisirs, ou encore les partys CSC du Comité Promotion, etc.) Diriger l’escouade des affaires externes Mandat classique d’un membre de l’exécutif de l’AEHEC TERNE INTERNE INTERNE INTERNE INTERNE INTERNE INTERNE INTERNE IN Concernant le mandat du VP Externe, son mandat se décline en deux axes : l’interne et l’externe. RÔLE DU VP EXTERNE Représenter l’AEHEC, ses comités et les étudiants du BAA EXTERNE Un VP Externe doit avoir conscience de cette responsabilité. Il se doit de représenter au mieux les intérêts et les besoins de ceux-ci, tout en ayant une attitude professionnelle, durant des discussions avec les partenaires, qu’ils soient actuels ou futurs. Avoir des contrats, c’est bien, les respecter, c’est mieux. Avec les nombreux contrats auxquels est liée l’AEHEC, il est important d'assurer la bonne mise en place de chacune des conditions de chaque contrat, dans le but de pérenniser les partenaires et d’éviter les scandales juridiques ou des ruptures de contrat prématurés. Un des mandats du VP Externe est évidemment de mettre en place les partenariats actuels en s'assurant de leurs pérenité, mais aussi d’aller chercher de nouveaux partenaires. Cela permettra d’augmenter le financement des activités des comités de l’AEHEC. Ceci dans le but de réduire les prix des activités, d’agrandir le réseau des étudiants du baccalauréat et donc d’offrir une expérience unique à la communauté étudiante. S’assurer du respect des contrats Fidéliser les partenaires actuels tout en recherchant des nouveaux partenariats RNE EXTERNE EXTERNE EXTERNE EXTERNE EXTERNE EXTERNE EXTERNE MES OBJECTIFS Fidéliser les partenaires pour créer un sentiment d’appartenance entre ceux-ci et la communauté étudiante Redynamiser les partenaires des comités Rapprocher les partenaires des étudiants Innover dans le choix des futurs partenaires et contrats Uniformiser la communication au sein des VPs Externes ECTIFS OBJECTIFS OBJECTIFS OBJECTIFS OBJECTIFS MON MANDAT L’importance des formations La formation est un aspect très important du mandat du VP Externe. Il est d’important de former correctement les VPs Externes/Partenariats afin qu'ils se rendent compte des réels enjeux et objectifs du poste. La formation doit être complète et se doit de donner tous les outils pour un mandat réussis : les différents types de contrat, les partenaires qu’ils peuvent approcher, comment approcher les partenaires, comment négocier les clauses d’un contrat, comment assurer un bon suivi de celui-ci etc. Cette année, j’ai aussi envie de donner cette formation aux VPs Finances des groupes de première année, en collaboration avec le futur trésorier de l’AEHEC et le CSL. Je pense qu’il est important de les former, surtout avec la mission de la semaine humanitaire, afin qu’ils aient tous les outils en main pour réussir leur mandat, et aussi pour but d’assurer la relève. Afin de réaliser les objectifs énoncés au-dessus, je me dois de respecter ses différents axes et projets : Table des VP Externes La table des VP Externe s’inscrirait dans une logique de formation à long terme. La table des VPs Externes serait un évènement qui aura lieu tous les 2 mois et qui impliquera la VP Externe de l’AEHEC, son escouade ainsi que les 18 VPs externe des comités. Il y aura différents ateliers afin de pouvoir discuter, échanger des conseils, et avoir des exemples de partenariats. Lors de cette rencontre, j’établirai avec chacun des VPs un partenaire ou partenariat cible à chercher afin d’établir des objectifs précis. Cela stimulera son mandat et apportera de la valeur ajoutée à son comité. Optimiser les plateformes de communication des VPs Externes Il existe plusieurs plateformes de communication pour les VPs Externes : Messenger, Slack, le CRM de l'AEHEC (Hubspot)... Toutes ces plateformes sont utiles et offrent de différents services, mais cela rend la communication complexe. Cela est donc un impératif d’optimiser toutes les opportunités de ces plateformes, et de concentrer chaque information précise sur une des plateformes afin que l’information soit facile d’accès et ne se perde pas au fil du temps. MON MANDAT Chercher de nouveaux partenaires en adéquation avec les valeurs de l’AEHEC et fidéliser ceux actuels Un VP Externe doit aller chercher de nouveaux partenaires afin de maximiser l’offre des partenaires et des commandites. Sachant que l’image de l’AEHEC peut être influencée par l’image des partenaires, et vice-versa, il est avantageux de s’engager avec des partenaires qui respectent les valeurs de l’AEHEC. Les futurs partenaires devront donc être alignés avec les valeurs de l'AEHEC. Mon escouade et moi-même rechercheront des entreprises de toutes tailles, novatrices et dynamiques dans le but de toucher et d’aborder le public cible, à savoir les étudiants. En parallèle, nous travailleront afin de répondre aux besoins des partenaires actuels, dans le but de les pérenniser. Améliorer la visibilité des partenaires Le monde universitaire à Montréal et au Québec est très vaste, alors pourquoi les partenaires décident de collaborer avec l’AEHEC et non une autre association ? Car l’AEHEC et ses 4 500 étudiants ont beaucoup a donné, surtout au niveau de la visibilité. Afin de rester une association attractive, la visibilité des partenaires sera un point clé de mon mandat, un point auquel je m'engage à travailler avec la future Vice-Présidente aux communications de l'AEHEC 57. La remise en place du site de l’AEHEC sera un moyen pour augmenter cette visibilité. Tout comme les événements cités dans les points précédents ou encore une publication sur le compte Facebook et Instagram de l’AEHEC. Ces publications rendront honneur à nos partenaires, et énuméreront leurs différents services offerts pour les étudiants du baccalauréat de HEC Montréal. MANDAT MON MANDAT MON MANDAT MON MANDA Nouer des liens plus forts avec les partenaires actuels en augmentant les contacts directs entre les partenaires et les étudiants L’AEHEC compte un grand nombre de partenaires, mais savez-vous les citez tous ? Justement, les étudiants connaissent trop peu les partenaires de l’AEHEC, alors qu’ils bénéficient directement des fruits de ceux-ci. Lors de mon mandat, j’aimerais donc rapprocher les partenaires des étudiants. Notamment dans un contexte de pénuries de main d’œuvre et d’inflation, chaque partie à beaucoup à apporter à l’autre. Cela pourrait se faire en multipliant les contacts directs entre les deux parties. Par exemple, il pourrait avoir une journée de réseautage/recrutements organisée par l’AEHEC et ses partenaires une fois par semestre. J’aimerais aussi organiser des résolutions de cas académique avec des problématiques de nos partenaires, en mettant à la clé un réseautage ou encore un stage dans l’enceinte de l’entreprise pour la ou les personnes qui se sont démarquées. Bourse des comités Je voudrais utiliser une partie des financements accordée à l’AEHEC afin de créer une ou plusieurs bourses pour les comités. Cette bourse pourra être donné plusieurs fois par années à des comités différents pour diverses raisons. Elle pourra récompenser un comité qui aura su dépasser nos attentes afin qu'il puisse avoir une marge financière pour une de leurs futures activités, ou alors elle pourra servir de tremplin à un comité pour développer une innovation, ect... AT MON MANDAT MON MANDAT MON MANDAT MON MANDAT MON MAND Responsable Communication : cette personne aura la charge de s’occuper de la plateforme de communication CRM afin de fluidifier l’information de celle-ci. Elle sera le point de contact entre ce logiciel et les VPs Externes des comités. Elle sera aussi en contact avec l'escouade communications afin de s'occuper des posts des partenariats. L'ESCOUADE EXTERNE Mon escouade se composera de trois membres. Je souhaite avoir une escouade dynamique et motivée afin d’effectuer un mandat complet, qui apportera de la valeur ajoutée aux comités et à la vie associative. Chaque membre sera chargé de rechercher de nouveaux partenariats et contrats, mais aura aussi son rôle distinct. Les voici : UADE ESCOUADE ESCOUADE ESCOUADE ESCOUADE Responsable Logistique : cette personne s’occupera de toute la logistique liée aux commandites matérielles et gratuités fournies par les partenaires. Responsable Stratégie & Fidélisation : cette personne sera en charge d'assurer la bonne exécution des clauses du contrat et de trouver des stratégies afin de répondre aux mieux aux besoins de nos partenaires. Merci d‘avoir pris le temps de lire mon plan d’action ! Tu en sais désormais plus sur mon parcours, mon amour envers le monde associatif et sur le mandat que j’aimerais réaliser en tant que Vice-Présidente aux affaires externes de l’AEHEC 57. Je reste disponible pour toutes questions ou remarques vis-à-vis de ma candidature et de mon plan d’action. J’espère t'avoir convaincue et que tu sauras m’accorder ta confiance en votant pour moi le 23 mars 2023. Pauline Gabriëls pauline.gabriels