ПРАКТИЧНА ПАМ’ЯТКА · BAS / 1С Платіж заплановано, а грошей ще немає Як відокремити прогноз від факту і не завищити очікуваний залишок Для кого Бухгалтерів, помічників бухгалтера та користувачів BAS, які ведуть платіжний календар. Формат 8 коротких екранів: модель, кейс, звірка, чек-лист Авторка: Надія Антоненко Навчальний центр «Стимул» Надія Антоненко · Навчальний центр «Стимул» 1/8 МОДЕЛЬ Три події, які не можна зливати в одну Однакова сума ще не означає однаковий стан грошей. 1 План Очікувана дата, сума і контрагент. Це прогноз, а не рух коштів. 2 Підстава Рахунок, замовлення або договір пояснює очікування, але не підтверджує оплату. 3 Факт Банківська виписка або касовий документ підтверджує надходження і змінює обліковий залишок. Контрольна формула Прогнозований залишок ≠ підтверджений залишок Надія Антоненко · Навчальний центр «Стимул» 2/8 ДІАГНОСТИКА Де прогноз найчастіше відривається від факту 1 Дата Оплату перенесли, а планова дата залишилася старою. 2 Сума Часткове надходження помилково позначили як повне. 3 Контрагент Платник і покупець не збігаються, тому автоматичне зіставлення не спрацювало. 4 Призначення У банку немає номера рахунку або замовлення, на яке спирається план. 5 Статус План закрито вручну, хоча банківський документ ще не створено. Сигнал ризику План позначено виконаним, але немає документа, який підтверджує рух грошей. Надія Антоненко · Навчальний центр «Стимул» 3/8 МІНІКЕЙС Три очікування на 90 000 грн - що реально надійшло? Контрагент План, грн Дата Факт, грн Стан ТОВ «Лиман» 40 000 05.11 40 000 Підтверджено ФОП «Оріон» 30 000 05.11 10 000 Частково ТОВ «Вектор» 20 000 05.11 0 Не надійшло Висновок План: 90 000 грн. Фактичне надходження: 50 000 грн. Залишок очікувань 40 000 грн треба розкласти на 20 000 грн часткової оплати і 20 000 грн простроченого плану. Не робіть Не створюйте ручний рух коштів, щоб «підтягнути» прогноз до очікуваної суми. Надія Антоненко · Навчальний центр «Стимул» 4/8 П’ЯТЬ ПЕРЕВІРОК Як звірити план без здогадок 1 Відкрийте план Зафіксуйте організацію, контрагента, суму, валюту і очікувану дату. 2 Знайдіть підставу Перевірте рахунок, замовлення або договір, до якого належить очікування. 3 Знайдіть факт Зіставте банківський або касовий документ за датою, сумою і платником. 4 Перевірте частковість Не закривайте весь план, якщо надійшла лише частина суми. 5 Повторіть звіт Після однієї виправленої прив’язки сформуйте той самий звіт з тими самими відборами. Правило одного кроку Одна гіпотеза - одна зміна - один повторний звіт. Надія Антоненко · Навчальний центр «Стимул» 5/8 МАТРИЦЯ ЗВІРКИ Який документ доводить кожен стан Стан Опора Що звірити Дія Очікуємо оплату План надходження Дата, сума, контрагент Ще не гроші Є підстава Рахунок / замовлення Номер, договір, валюта Не підтверджує факт Надійшла частина Виписка / каса Фактична сума Зменшити план частково Надійшла вся сума Виписка / каса Сума і платник Закрити очікування Оплата прострочена План + відсутній факт Дата вже минула Перенести або уточнити Результат звірки Для кожного плану має бути зрозуміло: відкритий, частково виконаний, виконаний або прострочений. Надія Антоненко · Навчальний центр «Стимул» 6/8 БЕЗПЕЧНИЙ АЛГОРИТМ Що робити, коли цифри не сходяться 1 Збережіть однакові відбори звіту і зробіть контрольний знімок. 2 Знайдіть перше очікування, де план і факт розходяться. 3 Виправте лише прив’язку, дату або залишок цього очікування. 4 Повторіть той самий звіт і зафіксуйте зміну результату. 5 Лише після цього переходьте до наступної розбіжності. Не робіть цього • не закривайте план лише тому, що дата минула; • не підміняйте банківський документ ручною операцією; • не змінюйте одразу всі прострочені очікування. Надія Антоненко · Навчальний центр «Стимул» 7/8 ФІНАЛЬНИЙ ЧЕК-ЛИСТ Перед висновком «надходження не відобразилося» організація, валюта і контрагент у плані правильні; очікувана дата не переплутана з фактичною датою банку; сума часткової оплати не закрила весь план; платник зіставлений з потрібною підставою; у виписці або касі є підтверджувальний документ; звіт повторено з тими самими відборами; відкритий залишок плану пояснений словами і цифрами. Детальніше про плановані надходження Навчальний матеріал Навчального центру «Стимул» Відкрити матеріал про плановані надходження URL: https://stimul.kiev.ua/uk/materialy/planuvani-nadkhodzhennia-hroshovykh-koshtiv Надія Антоненко · Навчальний центр «Стимул» 8/8